La reforma laboral de 2021 trajo consigo nuevas regulaciones para garantizar los derechos de los trabajadores y promover prácticas más justas. En este sentido, el Sistema de Información de Subcontratación (SISUB) ha jugado un papel clave para las empresas en materia fiscal, contable y financiera.
En este contenido, vamos a explicarte en detalle qué es el SISUB y para qué sirve, con el fin de que conozcas sus funciones, beneficios y cómo puede ayudar a las empresas mexicanas dentro del mundo de la subcontratación.
¿Qué es el SISUB?
El SISUB es un medio electrónico que el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT) puso a disposición de patrones y colaboradores para cargar electrónicamente la información de los contratos.
De esta forma, todos los patrones que obtuvieron el registro ante la Secretaría de Trabajo y Previsión Social en la plataforma de Registro de Prestadores de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) pueden cumplir con lo establecido por el INFONAVIT de manera más sencilla.
Qué se reporta en el SISUB
A través del SISUB, se debe reportar cuando una empresa beneficiaria contrata los servicios de una organización registrada en el REPSE y lo que se reporta es:
- Contratos.
- Trabajadores.
- Domicilios de las partes contratantes.
Relación entre el SISUB y REPSE
El SISUB surge a raíz de la reforma laboral del año 2021, la cual elimina la subcontratación del personal a través del outsourcing. Esta relación se establece porque el SISUB se deriva del mismo Registro de Prestadoras de Servicio Especializados u Obras Especializadas (REPSE); de hecho, es una obligación del REPSE.
Esto quiere decir que es un requisito para mantener el permiso y registro para brindar servicios especializados.
Para qué sirve el SISUB
Algunas de las funciones principales de el SISUB son las siguientes:
1. Transparencia y registro de subcontratación
Esta plataforma permite a las organizaciones registrar todos los contratos de subcontratación electrónicamente, brindando datos sobre las empresas contratistas, las subcontratadas y los datos de los trabajadores subcontratados.
Todo esto se almacena en una base de datos centralizada del INFONAVIT, dando a la institución una visión clara de la subcontratación que se da en México.
2. Cumplir con las obligaciones legales
El SISUB facilita a las compañías cumplir con las obligaciones establecidas en la ley del INFONAVIT en relación con la subcontratación, incluidos los informes cuatrimestrales que se solicitan y el pago de cuotas y aportaciones correspondientes a los colaboradores subcontratados, cumpliendo con sus obligaciones en esta materia.
3. Protección de los derechos
Al registrar los contratos de subcontratación en el SISUB, las organizaciones se comprometen a garantizar los derechos laborales de los trabajadores subcontratados, el pago de salario mínimo, el derecho a la seguridad social y las prestaciones sociales.
A través de esto, el Infonavit puede monitorear el cumplimiento de dichas obligaciones y emprender acciones en caso de que haya irregularidades.
Quiénes están obligados a usar el SISUB
Principalmente, se habla de patrones. Cuando tú, como patrón, pones a disposición de una empresa beneficiaria a tus trabajadores, debes estar sujeto al REPSE, que surge a raíz de la reforma laboral. Además, se deben cumplir ciertas reglas establecidas por Ley Federal del Trabajo ante la Secretaría de Trabajo y Previsión Social (STPS).
De ahí emana la obligación de las personas sujetas al SISUB, quienes deben cumplir con la presentación de información cuatrimestral a través del portal informático del Infonavit, específicamente diseñado para este propósito, que es el Sistema de Subcontratación.
Entre estas entidades se encuentran:
- Empresas que proporcionan servicios especializados.
- Empresas contratantes de servicios especializados.
- Personas físicas y morales que subcontraten.
Cada cuánto se debe presentar el informe ante el SISUB
Las empresas deben presentar los informes el día 17 del cuatrimestre correspondiente. De esta manera, tenemos las siguientes fechas:
- Enero, febrero, marzo y abril se tiene que presentar máximo el 17 de mayo.
- Mayo, junio, julio y agosto se debe presentar máximo el 17 de septiembre.
- Septiembre, octubre, noviembre y diciembre debe presentarse a más tardar el 17 de enero.
Es decir, el día 17 del mes siguiente del cuatrimestre que corresponda.
Requisitos para cumplir con el SISUB
Para cumplir con el SISUB es fundamental que las empresas que subcontratan servicios especializados o ejecutan obras especializadas sigan una serie de pasos y reúnan ciertos requisitos. Aquí se detallan los principales aspectos que deben considerarse:
- Estar inscrito ante la STPS.
- Obtener un registro REPSE.
- Contar con el folio de autorización por la actividad económica que se realiza para poder brindar el servicio y estar vinculado al SISUB.
Por esta razón, es muy importante antes estar registrado previamente en el REPSE.
Qué información se debe enviar al SISUB
La información se tiene que presentar electrónicamente mediante el portal empresarial de INFONAVIT.
Los documentos se deben subir en archivos *.pdf y *.csv, para lo que se tienen que utilizar los archivos de guía publicados en la misma página.
Dentro del aplicativo informático, hay tres grandes apartados:
- Información del contrato: vigencia, monto, objetivo, etc.
- Datos de los contratantes.
- Información de los trabajadores.
Todo lo que se declara y se sube a la plataforma va a ser verificado por el SISUB para garantizar que lo que tú estás escribiendo se soporta en el contrato.
Si bien este proceso se realiza cada cuatrimestre, al cargar la información se deben presentar dos bimestres. Por ejemplo, si se habla del periodo de enero a abril, en enero y febrero se debe tener cuidado con la información que se le proporciona al Infonavit a través del SISUB, ya que se presentan liquidaciones bimestrales de aportaciones y descuentos al Infonavit.
Cuando se habla de trabajadores, se debe entender que un cuatrimestre incluye dos bimestres del año en que se va a declarar. Al declarar a los trabajadores, es necesario identificarlos con su RFC y número de Seguro Social, e informar cuánto se le paga como salario base de aportación. Además, el SISUB solicita saber cuántos de esos trabajadores exceden el tope de 25 veces el valor de la UMA.
El proceso es simple: se trabaja en un layout de carga batch mediante macros de Excel en un archivo delimitado con coma, el cual, cuando ya se quiere subir la información, se transforma en un archivo de texto plano (.xml) para dar debido cumplimiento.
Consecuencias de no presentar el informe cuatrimestral del Infonavit
Lo primero es cumplir con todas las obligaciones del REPSE; de lo contrario, según el artículo 15-D del Código Fiscal de la Federación, todo lo que se le paga a un proveedor de servicios especializados no surte efecto fiscal.
Ahora, en cuanto a las consecuencias por no presentar el informe cuatrimestral del Infonavit, destacan las multas en materia laboral, que van desde 2 mil hasta 50 mil veces el valor de la UMA, es decir, van desde los 200 mil pesos hasta los 5 millones 400 mil pesos.
Es importante recordar que la obligación de cumplir con todas las responsabilidades del Infonavit nace en la Constitución. Para esto, el artículo 123 apartado A establece las bases, y es fundamental estudiar dos artículos clave de la Ley Federal del Trabajo: el 136 y el 143, donde se señala la obligación de cumplir con esta aportación.
Además, para el Infonavit el hecho de que no cumplas con esta obligación, también implica una multa basada en su artículo 45, la cual tiene un costo de poco más de 35 mil pesos.
Recomendaciones para las empresas al usar el SISUB
Cuidar los contratos de prestación de servicio o ejecución de obra especializada
Esto es muy importante porque debe informarse al Infonavit a través del SISUB.
A partir de 2021, cuando se introdujo este concepto derivado de la reforma laboral, el SISUB exige un número de contrato. Dado que no es común en la práctica profesional utilizar nombres para identificarlos, se sugiere asignar una nomenclatura a los contratos, ya que el SISUB los requerirá.
Identificar los domicilios en que los colaboradores estarán al servicio de las empresa beneficiarias
Se puede contratar con una empresa que se encuentra en un sitio, pero los trabajadores pueden estar en diferentes ubicaciones.
Por lo anterior, se debe tener especial cuidado al prestar un servicio y estar vinculado al SISUB, pues se tiene que dar información precisa de la ubicación para evitar problemas.
Tener buen control interno de los trabajadores
Es importante tener control interno de los colaboradores involucrados en la declaración informativa, ya que, aunque se cuente con un número específico, puede haber rotaciones de trabajadores.
Aunque solo se debe informar sobre el número aproximado de empleados, en el Seguro Social sí es necesario identificarlos.
Por ello, se sugiere identificar en qué trabajos están designados los empleados.
Conclusión
Como hemos podido ver, el SISUB es una herramienta fundamental para regular y transparentar las prácticas de subcontratación laboral en México.
Su implementación responde a la necesidad de garantizar que estas se realicen de manera legal y ética, protegiendo los derechos de los trabajadores subcontratados.
Usar la plataforma es sencillo, pero se debe cuidar cumplir con todo para evitar problemas o multas. Asimismo, las personas deben cuidar que la empresa que brinda el servicio especializado realice su renovación cada tres años y obtenga el pronunciamiento positivo de la STPS de su registro REPSE.
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