Las compañías de subcontratación actualmente enfrentan un reto importante, el proyecto de certificación. Pues al contar con este requisito es posible tener muchas mayores posibilidades de crecimiento.
En este artículo haremos un breve análisis del PROY-NMX-R-086-SCFI-2016 Empresas de Subcontratación y/o Tercerización de Personal, que se refiere al proyecto de norma mexicana para la certificación de empresas que se dedican a la subcontratación de personal, para que sepas cuáles son los requisitos para estar certificado y lo puedas hacer.
Antes de comenzar, es necesario destacar que este proyecto de NMX está pendiente de publicarse en el Diario Oficial de la Federación, pero empecemos a analizarlo para estar prevenidos.
¿Qué es la NMX?
Cuando hablamos de Normas Mexicanas (NMX) nos referimos a las regulaciones técnicas expedidas por la Secretaría de Economía que sirven para establecer lineamientos y regular determinadas situaciones sobre un producto, proceso o servicio.
Aquellas organizaciones que implementen estas normas tendrán mejores prácticas al prestar sus servicios de subcontratación de personal, además, serán mucho más competitivas.
La NMX plantea el uso de un símbolo de certificación que permita identificar a aquellas organizaciones que cumplan con los requisitos, obtengan la certificación y sean un diferenciador entre las empresas que cumplen con las normas y las que no.
Este proyecto nació de la necesidad de poner orden y evitar las malas prácticas que muchas compañías llevan a cabo al contratar colaboradores para una empresa.
Requisitos para obtener la certificación
Aquellas empresas de subcontratación que quieran alinearse con las normas y certificarse tendrán que cumplir con una serie de requisitos, sin importar el tiempo que llevan operando.
La NMX prevé que la empresa de subcontratación deberá proporcionar a los interesados en sus servicios la ubicación de oficinas, opciones de contratación de servicios, características y modalidades del servicio; así como las obligaciones y condiciones para dar por terminada la prestación del servicio.
Requisitos para obtener la certificación son:
De acuerdo al documento del proyecto: PROY-NMX-R-086-SCFI-2016 Empresas de Subcontratación y/o Tercerización de Personal publicado el 06 de diciembre de 2016 en el Diario Oficial de la Federación los requisitos son los siguientes:
- Escritura pública que contenga su Constitución como sociedad, debidamente protocolizada ante Notario Público e inscrita en el Registro Público del Comercio.
- Poder Notarial de su representante legal debidamente protocolizado ante Notario Público.
- Inscripción en el SAT.
- Registro en el IMSS.
- Expedir CFDI bajo los esquemas de ley.
- Registro para el pago del Impuesto Sobre Nóminas o su equivalente en la entidad federativa que corresponda.
- La Empresa de Subcontratación y/o Tercerización de personal deberá contar con un Reglamento Interior de Trabajo registrado ante la Junta de Conciliación y Arbitraje.
- Mostrar documentación que compruebe que ha prestado los servicios objeto de este Proyecto de NMX durante la totalidad del año fiscal inmediato anterior, junto con la declaración anual correspondiente a dicho año fiscal.
- Comprobar la existencia de su domicilio fiscal.
- Comprobar que se cuenta con los recursos materiales, infraestructura y capital humano para prestar los servicios.
Pago de impuestos y contribuciones
La empresa de subcontratación debe presentar en tiempo y forma:
- Declaración de impuestos sobre sueldos, salarios, conceptos asimilados.
- Declaración anual de personas morales.
- Pagos provisionales de ISR, IVA, DIOT.
- Inscripción de contratos de prestación de servicios celebrados con contratantes, altas y bajas ante el IMSS, INFONAVIT.
- Los pagos de cuotas obrero patronales, Retiro Cesantía, y Vejez al IMSS, así como, aportaciones, retención y entero de descuentos de créditos otorgados por el INFONAVIT.
- El cálculo de IMSS, SAR, INFONAVIT, impuesto sobre nóminas o su equivalente, INFONACOT.
Responsabilidades por cumplir
El proyecto de NMX contempla también que las empresas de subcontratación cumplan con las siguientes responsabilidades:
Condiciones generales de trabajo:
La NMX incluye una serie de condiciones para las empresas de subcontratación y la relación con los colaboradores. A continuación te explicamos de qué trata cada una de estas.
1.- Seguridad, y capacitación
La empresa deberá asumir la responsabilidad de las condiciones generales de sus trabajadores como, capacitación, adiestramiento, seguridad e higiene.
Asimismo, tendrá que pagar nóminas, seguridad social, pago de impuestos y comprobar todo por escrito.
2.-Terminación de la relación laboral
Otro tema importante que aborda la NMX tiene que ver con la conclusión de la relación laboral entre la empresa de subcontratación y un colaborador.
En estos casos, la empresa deberá contar con un documento escrito que detalle el término de la relación laboral, así como el cálculo del finiquito o indemnización, que deberá coincidir con lo que se le pagó al trabajador.
3.-Relación con los contratantes
Estas empresas formalizarán sus servicios por medio de un contrato de prestación de servicios que esté dentro de los marcos legales, fiscales, laborales y administrativos.
La intención es que por medio de estos lineamiento se puedan aclarar las dudas que se presenten en el proceso.
Lineamientos generales para los servicios prestados a los contratantes
Para asegurar la calidad en sus servicios, las compañías de subcontratación tendrán una comunicación mucho más cercana tanto con los colaboradores como con la empresa a quien prestan sus servicios.
La intención es que se pueda tener una retroalimentación del nivel de servicio que están ofreciendo.
Deberán contar con un archivo físico o electrónico de la información de su nómina, constancias de sus obligaciones fiscales, jurídicas y laborales. También será necesario un plan para enfrentar alguna situación difícil.
Otro de los lineamientos con el que tendrán que cumplir este tipo de compañías es el de tener dictámenes fiscales, laborales y de impuestos estatales hechos por un Contador Público Certificado y con una opinión positiva del contador.
Sistema de gestión de calidad
Las empresas de subcontratación deben contar con un sistema de gestión de la calidad; es decir un conjunto de reglas y principios interrelacionados, que cumpla con la siguiente estructura:
- Contexto de la organización.
- Alta Dirección.
- Planificación.
- Infraestructura.
- Operación del sistema de gestión de la calidad.
- Evaluación del desempeño.
- Mejora continua.
Protección de datos personales
Un tema importante cuando se habla de contratar colaboradores por medio de una empresa de subcontratación tiene que ver con la protección que se le da a los datos de los candidatos.
En este sentido, se prevé la protección de datos personales de los trabajadores por medio del aviso de privacidad con el que deberán contar las empresas de subcontratación y deberá estar a disposición del público.
Finalmente, es importante destacar que el Proyecto de NMX no es equivalente con la norma internacional ISO 37500:2014, Guidance on outsourcing. Porque la norma internacional no prevé disposiciones que apliquen a los servicios de tercerización.
Como puedes ver, al ser aprobado este proyecto, será muy importante que las compañías estén alineadas bajo estas normas, de esta forma el servicio será mucho más calificado.
