Elaborar presupuestos para el nuevo ejercicio fiscal es un proceso muy importante, ya que permite anticipar y gestionar los recursos financieros de forma estratégica y eficiente, permitiendo que las empresas logren sus metas a partir de herramientas, conocimientos y acciones.
El ejercicio fiscal hace referencia al periodo contable que las organizaciones utilizan para medir su rendimiento financiero, y generalmente se divide en un ciclo anual que no siempre coincide con el año calendario.
Por ello, es importante tener un presupuesto para controlar los gastos, optimizar los ingresos, anticiparse a los retos y aprovechar las oportunidades. Así que si quieres saber cómo hacerlo, aquí te explicamos en detalle.
Importancia del presupuesto en el ejercicio fiscal
El presupuesto es una herramienta financiera clave para planificar y controlar los recursos de una empresa de forma inteligente y adecuada.
Permite realizar proyecciones detalladas sobre los ingresos y gastos durante un tiempo determinado, en este caso, el ejercicio fiscal.
Gracias a esto, las organizaciones obtienen beneficios como:
- Mejor control financiero: pueden supervisar los flujos de ingreso y egreso para evitar gastos innecesarios que afecten su funcionamiento y supervivencia.
- Ayuda en la toma de decisiones: brinda información clave y precisa para determinar en qué invertir y en qué no.
- Aumenta la anticipación: ayuda a tener una mejor previsión y anticipar retos financieros para estar preparados y tener soluciones efectivas y proactivas.
Un presupuesto bien definido es vital para gestionar el ejercicio fiscal con éxito, pues ayuda a operar de forma efectiva y minimizar los riesgos financieros.
Pasos para hacer un presupuesto para el nuevo ejercicio fiscal
Ahora que conoces la importancia de un presupuesto para el ejercicio fiscal, vamos a decirte los pasos que debes seguir para construir uno funcional, que ayude a tu organización a alcanzar sus objetivos.
1. Revisar el ejercicio fiscal anterior
Lo primero es revisar los resultados obtenidos en el ejercicio fiscal anterior, con el fin de detectar errores, áreas de oportunidad y patrones financieros.
Puedes analizar los estados financieros, como el estado de resultados y balance general, para tener una visión clara sobre el rendimiento de tu compañía y planificar con base en eso.
En este paso es importante tener claros los ingresos y gastos reales en comparación con lo que se presupuestó. Así podrás identificar las desviaciones, por qué ocurrieron, y establecer estrategias para reducir esos riesgos.
Asimismo, estos datos te permitirán detectar tendencias financieras para tu negocio y factores externos, como cambios en el mercado para estar mejor preparado y elaborar un presupuesto adaptado a las necesidades y metas.
2. Definir objetivos financieros específicos
Tienes que establecer metas financieras específicas y alineadas con la estrategia de tu empresa.
Pueden ser: incrementar ingresos, reducir costos, mejorar rentabilidad, etc., de acuerdo con lo que estés buscando, pero tienen que estar enfocados en acciones que realmente aporte valor y crecimiento a tu empresa.
Para definirlos, es importante que se involucren los departamentos clave de tu organización: ventas, marketing, finanzas, recursos humanos, etc. Esto garantiza que las metas se ajusten a la realidad y se basen en las necesidades y prioridades de las diferentes áreas.
Cuando se establezcan los objetivos, revisa que todos sean medibles y alcanzables. Lo ideal es utilizar indicadores como los KPI para evaluar el progreso y ajustar el presupuesto cuando sea necesario.
3. Estimar ingresos y gastos
Realiza un inventario sobre las fuentes de ingreso, tanto recurrentes como extraordinarios, y categoriza los gastos de tu empresa, incluidos los gastos fijos y variables.
Con estos datos, tendrás un panorama completo de los flujos financieros y podrás crear un presupuesto adecuado para este ejercicio fiscal.
Para determinar los ingresos, es importante que tomes en cuenta los datos históricos de tu organización y realices proyecciones realistas.
Si el año pasado se lograron contratos clave, se puede estimar un crecimiento similar para el nuevo ejercicio fiscal, pero se tienen que considerar factores externos, como fluctuaciones económicas y cambios en la demanda de mercado.Esto te ayudará a prevenir sobreestimaciones que pueden llevarte a problemas de liquidez financiera.
Por otro lado, debes clasificar los gastos de una forma que te permitan identificar oportunidades de optimización y reducción. Es recomendable incluir una categoría de gastos imprevistos para estar listos para emergencias sin comprometer la estabilidad financiera de tu negocio.
4. Establecer límite de gastos
Definir un límite de gastos es esencial para mantener la disciplina financiera y evitar desequilibrios que puedan afectar las finanzas de tu empresa.
Este tiene que definirse con base en los ingresos que se proyectan y las prioridades del negocio. Por lo general, el enfoque debe ser asignar recursos a las áreas más críticas y limitar los gastos no esenciales.
Para ello, lo mejor es clasificar los gastos (operativos, inversión, contingencia) para identificar cuáles son indispensables y cuáles pueden reducirse o eliminarse.
5. Incluir un fondo de reserva
Uno de los objetivos del presupuesto para ejercicio fiscal es reducir los riesgos; por ello, tienes que incluir un fondo de ahorro o reserva que solo se empleará en casos de emergencia.
Esto te permitirá tener certeza de que las operaciones de tu compañía no se detendrán aunque surjan eventualidades.
Lo ideal es que se elabore con la separación del 5% de utilidades netas, pero se puede tener un fondo mayor si existen determinadas situaciones o riesgos que tu empresa puede enfrentar.
Consejos para mantener bajo control el presupuesto durante el ejercicio fiscal
Cuando se haya establecido el presupuesto, empieza el verdadero desafío: mantenerlo bajo control durante el ejercicio fiscal.
Para ello, toma en cuenta estos consejos:
Seguimiento constante
Tener un monitoreo constante permite identificar a tiempo cualquier discrepancia entre lo presupuestado y los resultados que se van obteniendo.
Por ejemplo, si se detectan gastos excesivos dentro de una categoría, se puede tomar acción para corregir la situación antes de que haya afectaciones a nivel general.
Una buena forma de tener bajo control el presupuesto es a partir de reportes mensuales o trimestrales. Así es más fácil detectar errores y optimizar para facilitar el cumplimiento y la toma de decisiones.
Involucrar a todos los departamentos
Es importante que todos los equipos tengan claridad sobre los límites y objetivos financieros para que realmente haya compromiso y se respeten.
Promover una responsabilidad compartida es vital porque ayuda a que cada departamento asuma un papel activo en la optimización de recursos.
Por ejemplo, si se fomenta una mentalidad de ahorro, se pueden hallar soluciones creativas para reducir costos sin que haya afectaciones a nivel de calidad ni eficiencia.
Preparar a tus equipos
Otro elemento clave es que tus equipos estén actualizados sobre las mejores prácticas relacionadas con el ejercicio fiscal para que puedan cumplir con los presupuestos siempre apegados a lo necesario y tomando las mejores decisiones.
Para ello, existen diferentes recursos, como diplomados, cursos y seminarios con los mejores consejos y las mejores prácticas para lograr un ejercicio fiscal ajustado a las necesidades de las empresas, respetando los presupuestos previstos.
Revisar y ajustar
El presupuesto para el ejercicio fiscal no tiene que ser estático. Se tienen que realizar ajustes a lo largo del tiempo para irse adaptando a las circunstancias, como fluctuaciones en ingresos, variaciones en costos, etc.
Para hacer los cambios necesarios, es importante llevar un monitoreo constante del presupuesto, hacer comparaciones de los resultados con lo previsto y analizar, cuando sea el caso, por qué no se ha logrado lo presupuestado.
La flexibilidad es esencial en el entorno empresarial, pues se sufren cambios en cualquier momento y revisando, puedes enfrentar los retos adecuadamente y aprovechar oportunidades emergentes, maximizando los resultados del ejercicio fiscal.
Conclusión
Establecer un presupuesto efectivo para el nuevo ejercicio fiscal es un proceso que requiere análisis, planificación y flexibilidad.
Por eso, es importante nunca dejar de aprender y estar al día sobre las necesidades de tu empresa y las condiciones de mercado. Así podrás garantizar una gestión financiera sólida que les permita enfrentar desafíos y aprovechar oportunidades.
Recuerda que un buen presupuesto no solo es una herramienta de control, sino también una guía estratégica que impulsa el crecimiento y la sostenibilidad del negocio.
