Esta pandemia vino a demostrarnos que quienes no están listos para la transformación digital, no tienen muchas posibilidades de seguir funcionando a futuro, aunque claro que hay excepciones, pues hay trabajos que exigen actividades presenciales.
En empresas en las que no es así, a pesar de que las medidas de aislamiento han ido relajándose y disminuyendo, se optó por el teletrabajo. Por eso, decidimos traer para ti un listado de herramientas tecnológicas para home office.
Con estas herramientas, estamos seguros de que vas a poder desempeñar tus actividades de manera efectiva y, sobre todo, potenciar tu productividad para que la distancia no impacte en los resultados de tu negocio o empresa.
Ventajas de emplear herramientas tecnológicas en las empresas
Conocer y utilizar algunas herramientas tecnológicas es clave para el mantenimiento y el crecimiento de las empresas, porque ayuda a que todo fluya y se maneje de forma mucho más automatizada, brindando más control a los encargados.
Los beneficios más importante de emplear este tipo de plataformas son:
- Mayor productividad
- Mejor control y manejo de los proyectos y las actividades
- Optimizar el tiempo
- Disminuir el estrés
- Facilitar la administración grupal y personal
- Tener mayor comunicación con los equipos y los clientes
- Mayor concentración y enfoque en lo importante
Las 10 herramientas tecnológicas que no pueden faltar al hacer home office
Existe una gran cantidad de herramientas tecnológicas que puedes emplear y que son bastante útiles para hacer home office, y han surgido cada vez más desde que inició la pandemia para responder a las necesidades de las compañías.
En esta ocasión, nos vamos a centrar en aquellas que consideramos más relevantes y que pueden ayudar a un mayor número de negocios y empleados.
1. Asana
Uno de los principales retos de las empresas que trabajan a la distancia y en distintos lugares es tener la capacidad de mantener y gestionar los flujos de trabajo en orden y bajo control.
Para conseguirlo de manera estratégica y sin mayor esfuerzo, existen herramientas tecnológicas que automatizan los procesos y una de ellas es Asana, que te permite tener todos los proyectos y las actividades en un mismo espacio, dando acceso a ellos a todos los equipos.
De esta manera, todos pueden estar al tanto de las tareas de los demás y conocer cómo avanza cada proyecto, con el fin de tenerlo listo en tiempo y forma.
Otras herramientas tecnológicas para la gestión de proyectos son:
- Trello
- Monday
- ClickUp
- Wrike
2. Slack
El orden y el control en la comunicación entre clientes y equipos de trabajo es clave para buenos resultados. Y Slack es una excelente herramienta tecnológica para llevar a cabo este proceso sin traspasar la barrera de la privacidad y sin caer en la utilización de WhatsApp.
Puedes mandar mensajes en tiempo real, hacer llamadas, videoconferencias, compartir archivos, crear canales públicos y privados, y mucho más a través de Slack.
Algunas otras buenas herramientas tecnológicas de mensajería son:
- Microsoft Teams
- Chanty
- Bitrix24
- Fleep
3. Google Drive
Una de las herramientas tecnológicas que no pueden faltar en una organización que se maneja por medio de home office es Google Drive, ya que permite mantener todos los archivos (imágenes, textos, videos y más) en un mismo espacio.
Además, todos los documentos se pueden compartir con los demás miembros o con miembros externos, como clientes, para su evaluación o para poner en marcha trabajos en conjunto, pues se pueden editar fácilmente y en tiempo real.
Con esta herramienta, tienes la posibilidad de crear Documentos, Presentaciones, Hojas de cálculo, Formularios y más, de manera muy rápida, intuitiva y sencilla.
Entre las herramientas tecnológicas de este tipo, se encuentran también:
- Dropbox
- Microsoft OneDrive
- Box
- Amazon Drive
4. Be Focused
Uno de los grandes retos del teletrabajo es enfocarnos y concentrarnos en lo que debemos, dejando de lado todas las distracciones que podemos tener a nuestro alrededor.
Es mucho más complejo ser productivos las ocho horas de base estando en casa, pero siempre hay herramientas tecnológicas que pueden ayudarnos en este sentido. Una de ellas es Be Focused.
Esta aplicación te permite realizar tus pendientes de forma organizada, dividiendo todo en tareas individuales que deben cumplirse en determinados intervalos con breves descansos. Así puedes mantenerte motivado y enfocado.
Solo debes crear las tareas, configurar los recesos o descansos y dar seguimiento de tu progreso en todo el día. Puedes checar tus resultados y tu productividad en el corto (días) y en el largo plazo (semanas o meses).
Algunas aplicaciones similares a Be Focused son:
- Forest
- Focus Keeper Free
- Rescue Time
5. Google Meet
Otro gran avance que se ha dado gracias a las herramientas tecnológicas es en el tema de las reuniones. Los emprendedores y los clientes se han dado cuenta de que los encuentros cara a cara no son imprescindibles para poder crear alianzas, negocios o avanzar en ellos y en las relaciones laborales.
Incluso, es mucho más productivo que estas reuniones se den online, así se evitan traslados, pérdida de tiempo y disminuyen los riesgos. Con Google Meet, puedes tener reuniones con hasta 100 o 300 personas, dependiendo del plan que tengas.
En el plan gratuito, puede haber hasta 100 participantes por reunión; en el servicio para pequeñas empresas, se admiten hasta 150 usuarios en una misma reunión o un máximo de 300 usuarios en el mismo dominio. Finalmente, en la opción Google Workspace Enterprise puede haber hasta 250 participantes en una reunión.
Con esta herramienta tecnológica puedes tener videoconferencias, compartir presentaciones o pantalla con los participantes, grabar las sesiones en caso de ser necesario, no hay límite de tiempo y puedes compartir documentos o archivos con los usuarios.
Otras plataformas para videoconferencias o reuniones son:
- Zoom
- Skype
- Jitsi
- Teams
6. Canva
Tal vez te parezca raro que incluyamos esta herramienta, pero puede ser bastante útil cuando se trabaja en home office y se tiene que hacer una propuesta comercial o alguna presentación importante y no se cuentan con muchas bases o conocimientos sobre diseño.
El teletrabajo nos ha orillado a ser más independientes y esto es mucho más sencillo con este tipo de aplicaciones tecnológicas. Canva tiene todo lo necesario para armar propuestas, presentaciones y demás productos necesarios en el día a día de una empresa.
No necesitas nada más que crear una cuenta y listo. Todo se puede hacer online y solo debes descargar el producto final. Tendrás excelentes resultados y podrás captar la atención de tu audiencia o de tus prospectos de una forma profesional y sin grandes problemas.
Entre las herramientas tecnológicas de diseño, destacan también:
- Prezi
- Adobe Creative Suite
- Photoshop
Todo depende del fin que estés persiguiendo.
7. Google Calendar
Tener un control sobre las tareas a desarrollar y los compromisos por cumplir es sumamente importante a la hora de la autogestión. Entre las obligaciones personales y profesionales, puede ser fácil distraernos y olvidar eventos o reuniones, para ello, sirve Google Calendar.
Esta herramienta tecnológica te permite tener tu agenda bajo control, programar tu semana de trabajo con anticipación para que no se crucen encuentros o eventos y recibir notificaciones de cada uno de ellos para no olvidarlos.
Puedes crear reuniones virtuales y generar enlaces para el encuentro con anticipación o crear eventos recurrentes, como reuniones semanales con clientes o con empleados, etcétera. Así todo el tiempo sabrás qué debes hacer y no quedarás mal con ninguno de ellos.
8. Mentimeter
Mentimeter es una excelente herramienta tecnológica para hacer presentaciones interactivas y generar encuestas o cuestionarios en tiempo real. El objetivo principal es que la audiencia pueda participar de maneras diversas: cuestionarios, encuestas, recibir preguntas, concursos, etcétera.
Los resultados se pueden visualizar en la pantalla en tiempo real, lo que es un plus para cualquier reunión o hasta para clases en línea. Así podrás tener eventos, conferencias, talleres y presentaciones mucho más dinámicas y memorables.
Un buen uso de esta herramienta, más allá de las presentaciones, es crear encuestas para conocer la satisfacción laboral. Así puedes monitorear este indicador que es tan importante en cuanto a la productividad y el mantenimiento de personal.
Algunas herramientas similares a Mentimeter son:
- Socrative
- Kahoot
- Slido
9. MindNode
Las lluvias de ideas o los procesos de brainstorming siguen siendo una de las mejores opciones para crear nuevas ideas, proyectos, productos, servicios, etcétera. Y esto no solo se puede hacer en un espacio físico. Existe MindNode.
Con esta herramienta tecnológica, es mucho más fácil anotar y ordenar las ideas que surgen en los procesos de brainstorming, teniendo como resultado mapas mentales. Un plus es que es mucho más visual el resultado y eso puede incentivar la creatividad.
Con MindNode, tienes la posibilidad de hacer anotaciones, usar etiquetas, stickers o relacionar las ideas entre sí, conforme vayan surgiendo.
También puedes emplear herramientas como:
- Miro
- Stormboard
10. Bizneo
El teletrabajo puede ser muy efectivo si se gestiona correctamente, pero puede ser complicado medir el rendimiento de los colaboradores cuando no se está en un mismo espacio. Por eso, es clave contar con herramientas que nos ayuden y Bizneo es excelente para este fin.
Con esta plataforma, puedes supervisar que todas las tareas se estén ejecutando de forma correcta y en tiempo, que se cumplan como deben ser y podrás detectar las dificultades que enfrentan quienes las desarrollan.
Asimismo, cuenta con funciones para controlar los horarios y saber en qué invierten el tiempo los colaboradores en su jornada laboral, así como las horas extra para que se contemplen en el pago de la nómina.
Con Bizneo, puedes tener un balance muy completo sobre cómo distribuye cada uno su carga de trabajo, cómo desarrolla las actividades que le corresponden y mucho más. Esta herramienta tecnológica es un software de recursos humanos muy versátil y fácil de usar.
Apps similares a Bizneo:
- Zoho
- WorkDay
- Worky
Cómo implementar estas herramientas tecnológicas
Después de leer este artículo y ver todo lo que puedes hacer por medio de herramientas tecnológicas, seguramente querrás saber cómo puedes empezar a implementarlas de forma inteligente y estratégica para beneficiarte.
El camino no es tan sencillo como parece, pues aunque puede parecer fácil descargarlas y hacer que todo el equipo las implemente, la realidad es que no todos cuentan con los mismos conocimientos.
Por esta razón, te damos algunos pasos clave para hacerlo con mayores probabilidades de éxito.
1. Infórmate y capacítate
Lo primero que tienes que hacer, en caso de no tener muchos conocimientos al respecto, es informarte y capacitarte sobre las herramientas tecnológicas que pueden ser útiles para tu empresa.
Compara y conoce las opciones para que puedas elegir aquella que más se adecua a tu espacio laboral o tu negocio para que realmente la aprovechen todos al máximo y no sea un gasto, sino una buena inversión.
Existen varios cursos sobre herramientas tecnológicas que pueden ayudarte a conocer algunas de las más importantes, sus características y su modo de funcionamiento.
2. Capacita a todo tu equipo
Una vez que hayas decidido qué herramientas vas a implementar, es muy importante que el resto de los miembros de tu equipo sean informados y que reciban, así como tú, una capacitación.
Esta puede correr a tu cargo o a través de una agencia experta externa, en caso de que lo consideres necesario para que se despejen todas las dudas y puedan aprovechar los softwares elegidos al máximo.
3. Implementa las herramientas tecnológicas
En el momento en que todos ya tengan la información y todo lo que necesitan saber acerca de las herramientas tecnológicas que se van a emplear, es momento de implementarlas en tu empresa.
Aquí es necesario que ninguno tenga dudas sobre su funcionamiento ni sobre la instalación para que haya un buen manejo de las mismas.
4. Controla y monitorea los resultados
Finalmente, un paso sumamente importante, que a veces se da por descontado, es el seguimiento de las herramientas y su uso. Es sumamente importante que veas, cada tanto, qué tan bien se están adaptando a utilizarlas, qué resultados se han logrado y más para optimizar al máximo cada herramienta.
Recuerda que medir los resultados es clave para un crecimiento en conjunto, así que no dejes de lado este paso.
Aprovecha las herramientas tecnológicas y crece tu negocio
Ahora que conoces todas las herramientas tecnológicas que puedes utilizar e implementar en tu empresa, ¿qué esperas para hacerlo? El proceso no es complicado, solo tienes que ponerte serio y trabajar para lograrlo con éxito.
Déjanos ayudarte a través de los cursos que tenemos disponibles para ti en Cofide. Así podrás tener los conocimientos y las bases necesarias para conseguirlo y obtener grandes resultados.
Capacítate, capacita a los tuyos ¡y logren un crecimiento escalable y a largo plazo!
