Tener control permite garantizar a las compañías que las actividades realizadas por cada uno de los colaboradores se ajusten a lo que se quiere lograr a corto, mediano y largo plazo.
Por lo anterior, aquí profundizaremos en la importancia de las herramientas de control y te mencionaremos 15 de las más útiles en el ámbito empresarial.
Comencemos…
¿Qué se entiende por control?
Primero, tenemos que tener claro a qué nos referimos con herramientas “de control”. El control implica supervisar el proceso que llevan a cabo durante cada una de las actividades que realizan los equipos de trabajo, con el fin de identificar posibles desviaciones que estén afectando los resultados finales.
Por lo tanto, tiene como principal objetivo corregir los errores para poder tener una mejor productividad y también planificar de manera óptima las actividades que se deben llevar a cabo una vez que se han hecho las modificaciones pertinentes en las actividades o procesos.
Las herramientas de control, entonces, nos permitirán lograr una mejor posición en el ámbito empresarial al ayudarnos a crear estrategias orientadas a la personalización, la mejora continua, el conocimiento de las necesidades de los clientes y el empoderamiento.
Ya no basta con emplear las herramientas de control tradicionales, sino que también las empresas deben tomar en cuenta la creatividad e iniciativa de los colaboradores para hacer frente al ambiente laboral, que es cada vez más competitivo.
Herramientas de control
1. Empoderamiento
El empoderamiento es una herramienta de control muy útil para las empresas que consiste en delegar u otorgar poder, autoridad y autonomía a los colaboradores para que puedan tomar decisiones, realizar tareas o resolver problemas sin requerir la autorización de sus superiores.
Para que pueda funcionar de manera correcta, es necesario lo siguiente:
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Que estarán al frente obtengan información concisa y clara para la toma de decisiones y resolución de problemas
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Que cuente con todas las herramientas y recursos adecuados
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Que exista retroalimentación para resolver dudas o preguntas y que se dé una orientación
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Que haya una evaluación de los resultados obtenidos con esta herramienta de control para que, en caso de que no sean los esperados, se hagan cambios y en caso de que sí o de que sean incluso mejores, exista una compensación por el trabajo hecho
El empoderamiento es una de las herramientas de control más utilizadas, debido a que permite a los colaboradores sentirse autónomos, al mismo tiempo que ayuda a las empresas a mejorar su rendimiento y tener una plantilla más preparada.
2. EffiWork
EffiWork es una herramienta de control que te permitirá medir la productividad de quienes laboran en la compañía y optimizar los tiempos, ya que posibilita eliminar distractores, optimizar los recursos y permite la detección automática de aplicaciones.
Todo esto, sin violar o invadir la privacidad de los colaboradores. Además, cuenta con un mapa de productividad y brinda informes detallados de las actividades que se realizan.
3. Connecteam
Connecteam te permite crear tu propia aplicación de trabajo para tener comunicación con tus equipos de trabajo.
Es ideal para aquellas organizaciones que cuentan con un gran número de colaboradores remotos, ya que estos podrán crear listas de verificación de proyectos, subir archivos, revisar los horarios de trabajo e incluso, capacitarse para nuevos cargos.
4. Diagramas de control
Son una herramienta de control utilizada para supervisar el desarrollo de los procesos de producción y poder identificar las posibles inestabilidades o verificar que funcionen correctamente.
En caso de que los puntos del diagrama se encuentren dentro de los límites, se considera que el proceso está bajo control, pero en cuanto uno o varios de ellos muestran anomalías, se debe comenzar a buscar la causa del mismo para darle solución.
5. Palancas de control de Simons
En 1995, Robert Simons desarrolló una teoría de control útil para aquellas compañías que requieren flexibilidad e innovación para poder competir.
Esta herramienta de control está constituida por cuatro elementos:
- Sistemas de creencias: plasman la visión de la empresa, definiendo sus valores, su propósito y el modo en que se creará valor
- Sistemas de límites: se enfocan en el ámbito de actividad de los colaboradores. Se estipula lo que no se debe hacer en todos los ámbitos dentro de una empresa (conducta y estrategias)
- Sistema de control interactivo: se busca promover la participación o involucramiento de todo el personal dentro de las actividades que se desarrollan dentro de la organización para lograr una mayor cohesión
- Sistemas de gestión de control: son los sistemas formales de retroalimentación utilizados para monitorear los resultados que se van obteniendo y hacer una comparación entre estos y los esperados
Estos cuatro elementos dan como resultado una herramienta de control que puede ser muy útil dentro de las diferentes empresas.
6. Tablero de comando
Está conformado por indicadores clave de desempeño, también llamado Key Performance Indicator, cuya sigla es KPI.
Esta herramienta de control sirve para realizar evaluaciones continuas y dar seguimiento a la situación actual de la organización. Se basa en indicadores financieros y operativos.
Hay tres tipos de tableros de comando, según el nivel organizacional en el que se quiera aplicar: táctico, estratégico u operativo, y permite tener un balance de aspectos como inventario, gestión de pedidos, servicio al cliente, abastecimiento, entre otras cosas.
7. Balance Scorecard (BSC)
Fue desarrollada por Kaplan y Norton en 1993 y es muy útil para cubrir o identificar deficiencias dentro del área de dirección.
El BSC es una herramienta de control que sirve para:
- Clarificar y actualizar las distintas estrategias de la compañía
- Alinear los objetivos individuales con los de la empresa
- Visualizar los objetivos estratégicos a largo plazo
- Realizar revisiones periódicas para tener mejor rendimiento en las distintas áreas
El BSC, en resumen, permite a las empresas tener un mejor control y poder dirigir los esfuerzos para lograr un rendimiento más alto a partir de un balance entre los elementos externos (accionistas y clientes) y los internos (procesos, crecimiento y aprendizaje).
8. Metodología OKR
La metodología OKR, que en español significa Objetivos y Resultados Clave, es una herramienta de control que sirve para organizar y controlar las tareas y procesos dentro de una empresa para darles seguimiento y poder llegar a los objetivos establecidos.
Data de los años 80, pero ganó popularidad muchos más después y, en la actualidad, sigue siendo muy empleada por grandes empresas, entre las que se encuentra Google.
9. Slack
Esta herramienta de control es muy útil si se busca mejorar la productividad y cuando se necesita trabajar en equipo.
Permite gestionar distintos proyectos desde los lugares en los que se encuentre cada uno de los integrantes de la organización. Asimismo, permite realizar llamadas entre varios colaboradores y cuenta con una aplicación móvil, para que puedas acceder a ella en cualquier momento.
Esta herramienta te permitirá poder monitorear a todos tus equipos y saber qué se está haciendo o cómo van los procesos o tareas que se están desarrollando en ese momento.
10. Sesame
Sesame es una herramienta para tener determinado control de los horarios de los colaboradores, cuando estos trabajan de forma remota, para conocer el tiempo que dedican a su jornada.
Permite que los integrantes de una empresa realicen fichajes desde su teléfono celular sin importar en dónde se encuentren para poder contabilizar el tiempo de productividad.
Quien esté a cargo de Recursos Humanos solo deberá entrar al panel de control para poder ver todas las jornadas de los colaboradores de manera actualizada. Asimismo, permite ver quién está disponible y qué actividades está realizando.
11. Gráfico de Gantt
Esta herramienta de control permite visualizar de forma gráfica las actividades que deben cumplirse en relación con el tiempo de un proyecto.
Para lograr lo anterior, se debe descomponer el plan o proyecto en tareas o actividades, ordenarlas de forma cronológica y trazar una línea de tiempo para las mismas.
El gráfico de Gantt está conformado por dos ejes: uno que muestra la secuencia de actividades y otro que representa las unidades de tiempo, con el fin de tener un panorama completo sobre lo que se debe hacer para lograr el objetivo.
12. Asana
Asana es una herramienta de control muy completa que permite a los diferentes colaboradores ver todos los proyectos que se están realizando en determinado momento, así como crear una lista de las tareas que cada miembro debe realizar día con día.
Al término de la misma, se debe marcar con una palomita verde para que los demás equipos de trabajo de la empresa puedan ver que ya finalizó la actividad y haya un control sobre los diferentes proyectos que tiene la organización, para saber si se están desarrollando a un ritmo correcto o no.
13. Enterprise Resource Planning (ERP)
Es un conjunto de herramientas que facilitan la labor de las distintas áreas de una empresa; por ejemplo, la planificación, las finanzas, los recursos humanos, entre muchas otras.
Implementar esta herramienta de control permitirá realizar una evaluación de toda la organización y obtener métricas en tiempo real del desempeño que se está teniendo.
De acuerdo con una encuesta hecha por Panorama Consulting, en 2013, el 40% de las organizaciones que adquiere un ERP nota un incremento en la productividad.
14. Trello
Sin importar el sector al que pertenezca tu empresa, Trello es una valiosa herramienta de control que te permite organizar todas las tareas que deben desarrollarse para determinados proyectos.
Esto ayudará a optimizar esfuerzos y recursos, al tiempo que evitará que haya sorpresas cuando se acerque un deadline, es decir, una fecha previamente pactada con algún cliente.
Una de las ventajas es que es útil tanto cuando se trabaja de forma individual, como cuando se trabaja en proyectos en equipo, y brinda una visión general acerca de cómo marcha cada uno de ellos y qué actividades está realizando cada integrante, lo que permitirá tener un control sobre los procesos en ejecución.
15. Toggl
Para evitar que los proyectos se te salgan de las manos, puedes usar Toggl, una herramienta de control que permite gestionar el tiempo que se dedica a cada proyecto de la empresa.
Cuenta con un contador regresivo, que tú deberás establecer de acuerdo con el tiempo establecido para cada tarea.
Esto ayudará a que tus colaboradores no pierdan de vista sus actividades y las puedan finalizar en tiempo y forma.
Además, esta herramienta posibilita medir cuánto le dedicas a cada tarea para saber si estás cobrando de manera justa por el trabajo desempeñado por todo el equipo y el tiempo invertido.
Herramienta extra: Bizneo HR
Para optimizar el control de las empresas te sugerimos la herramienta de control horario de Bizneo HR, que es mucho más que una herramienta para registrar las horas de trabajo. El sistema es totalmente personalizable y se adapta a todo tipo de empresas para facilitar tanto el ingreso del empleado como la revisión de las horas registradas por parte del supervisor.
En cuanto a las alternativas para controlar la asistencia encontramos métodos muy intuitivos tanto para empresas con políticas flexibles (teletrabajo, fichajes esperados, fichajes masivos) como para organizaciones con mayores restricciones para supervisar de forma exhaustiva el desempeño (restricciones de IP, contador de horas, geolocalización); incluyendo en ambos servicios el control de horas extra.
Además, el valor extra de la app de control horario (ya disponible en Play Store) es que se puede combinar tanto con otros softwares de gestión del tiempo (vacaciones, turnos) como con soluciones tecnológicas para optimizar los procesos más rutinarios de Recursos Humanos.
Conclusión
Estas 15 herramientas de control te resultarán muy útiles dentro de tu empresa porque permitirán una mejor organización, al tiempo que motivarás a tus colaboradores y aumentará la productividad.
Si no conoces alguna de ellas o no las has utilizado, es un buen momento para hacerlo, sobre todo ahora que la mayoría de trabajos se está realizando de forma remota y puede ser complicado tener un control sobre los diferentes proyectos o tareas.
