Trabajar en una empresa implica en muchas ocasiones estar dispuesto a realizar pequeños viajes para reunirse con clientes, proveedores y concretar negocios que contribuyan a alcanzar los objetivos de una empresa priorizando en este orden de ideas siempre la “razón de negocios” y “sustancia económica” de la entidad.
Motivo por el cual es necesario para un correcto tratamiento de estos conceptos considerar el impacto financiero y una correcta implementación de control interno así como conceptualizar de manera adecuada el tratamiento en materia fiscal sin que este último sea una limitante para llevar a cabo lo que para la entidad podrían representar proyectos de negocios importantes.
¿Qué son los viáticos?
Los viáticos son aquellas erogaciones que se realizan durante un viaje que realiza un empleado para efectuar alguna labor para la empresa donde labora, estas se brindan con el objetivo de que todas las diligencias que conlleve dicho viaje, sean cubiertas por completo por la compañía.
Esto quiere decir que los viáticos tienen el objetivo de proveer lo necesario de manera anticipada para el sustento de quien realizará el viaje (trabajador) a un punto diferente del lugar donde es habitual que labore (el cual se establece en su contrato laboral de conformidad con el Art. 25 de LFT) y que no tenga que desembolsar dinero de sus bolsillos para cumplir con todas las diligencias de la empresa. Sin embargo, existen reglas de administración para que la operación que significa este pago sea eficiente y completa.
En resumen se puede comprender que los viáticos tienen la finalidad de cubrir los gastos de operación, lo que puede incluir el transporte de ida y vuelta de un lugar, el hospedaje si se trata de más de un día de trabajo, alimentación, transporte dentro del destino para llegar hasta los sitios de reunión.
Es importante referir que los viáticos incluyen todo lo relacionado con un viaje de negocios, pero siempre reducido a los gastos necesarios y primordiales, por lo que si un empleado desea gastar de más durante su estancia eso podría no estar incluido en el dinero que le sea brindado, es decir, los gastos que sean para fines personales.
Para que no exista ningún problema al momento de coordinar las cuentas declaradas con las que se van a pagar, es importante que antes, durante y al término el viaje se implemente un correcto control interno, lo que involucra tener todos los recibos, cheques o cheques cancelados, bitácoras y todo documento que confirme de forma concreta el dinero que se debe percibir.
¿Cuál es la diferencia entre viáticos y gastos de viaje?
Aunque comúnmente se puede entender a los viáticos como gastos de viaje, es necesario realizar la aclaración de que si bien comparten un estrecho vínculo que los hace parecidos, tienen una diferencia puntual que permite distinguir el uno del otro.
Mientras que en el caso de los viáticos, como ya hemos referido líneas anteriores, hace referencia al dinero que se destina previo al viaje de negocios, en donde se realiza un presupuesto que pueda responder a las necesidades del colaborador durante todo lo que significa la estancia en otro sitio.
En el caso de los gastos de viaje, se refieren a todo lo que se gasta durante el transcurso del mismo, y que no necesariamente entra en un presupuesto determinado, ya que hay cosas que no se pueden prever por lo que es importante que si se lleva a cabo este tipo de movimiento financiero se registre cada uno de los costes, en específico para poder deducir y despreocuparse de los impuestos.
En resumen, podemos decir que viáticos es todo aquello que se nos brinda de forma anticipada para cubrir con todos los gastos financieros que se pueden gestar durante un viaje, mientras que los gastos de viaje son aquellos que serán reembolsados por la empresa una vez declaremos las finanzas ocupadas durante la estancia.
Asimismo, en materia fiscal podemos referir que ambos son vistos de igual forma por lo que no existe diferencia en este rubro; sin embargo, lo que sí es necesario tanto en viáticos y gastos de viaje es que se recaben los comprobantes fiscales y todos los documentos que faciliten la deducción de impuestos.
Ahora bien, tal y como se mencionó al inicio, no se debe de perder de vista que la sustancia económica de una entidad es lo más importante, ya que el registro de todas las operaciones atienden a una normatividad financiera y no a cuestiones fiscales, de conformidad a lo establecido en la NIF A-1 capitulo 22 Sustancia económica párrafo 22.1, asimismo el párrafo 22.4 advierte de la importancia de verificar y revelar el fondo de las operaciones lo cual implica poner atención al momento de registrar dichas operaciones en contabilidad, esto en materia de viáticos y gastos de viaje es importante resaltarlo ya que habrá circunstancias en donde por naturaleza sea imposible contar con el CFDI correspondiente y por tal motivo sería un error el implementar criterios de registro contable y políticas internas basadas en un tema 100% fiscal toda vez que el beneficio de deducción en esta materia sería menor que lo que pudiera representar un proyecto de negocios en sentido económico para la entidad.
¿Cómo llevar a cabo la deducción de viáticos o gastos de viaje?
Es importante tomar algunas consideraciones si como empresarios tenemos la intención de poder deducir impuestos de todo lo relacionado con los viáticos o los gastos de viaje, y para ello, podemos partir de lo que tiene por normativa la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) en su artículo 28, fracción V, que mencionan los diferentes aspectos.
1. Uso o goce
En un primer punto tenemos que el dinero destinado para viáticos o gastos de viaje tienen que ser necesariamente de hospedaje, comida, renta de auto en caso de que sea primordial, transporte y el kilometraje de gasolina. Además, las actividades deben realizarse a más de 50 kilómetros del área de trabajo habitual.
Es muy importante que al momento de elaborar el presupuesto se tomen en consideración estos factores, porque de otro modo no se podrá elaborar el proceso fiscal para deducir impuestos.
2. Relación laboral
En segundo lugar, aunque parece una obviedad es necesario que la persona que percibe los viáticos o gastos de viaje tenga una relación de trabajo con el contribuyente que será el encargado de deducir los impuestos.
La relación laboral también puede tener la opción de simplemente estar prestando servicios profesionales de trabajo, así como que el contribuyente se encuentre en orden con los procesos fiscales ante el Servicio de Administración Tributaria.
3. Documentos fiscales y comprobantes
En tercer lugar tenemos como primordial que durante la gestación del viaje se realice la salvaguarda de absolutamente todos los documentos y comprobantes que confirmen los gastos realizados en el transcurso de las actividades empresariales.
Asimismo, dichos comprobantes deben estar en la normativa correspondiente del Servicio de Administración Tributaria, para que no exista ningún tipo de problema al comenzar el proceso de deducción de impuestos. Lo anterior contribuye a reunir el requisito de materialidad y evitar caer en lo que el Art. 69-B del CFF identifica como operaciones simuladas.
En el caso de que el viaje se realice en el extranjero debe existir documentación comprobatoria que esté en orden y muestre con claridad todo lo que va a ser deducido posteriormente.
4. Limitaciones en viáticos
En cuarto lugar podemos referir que existen límites para los viáticos o gastos de viaje, ya que no pueden exceder una cantidad específica siendo el tope máximo que se puede deducir durante un viaje de negocios.
En el caso de los alimentos y bebidas para los colaboradores, este presupuesto no puede ser mayor a 750 pesos diarios o en caso de estar en el extranjero de 1, 500 pesos.
En caso de que existan viáticos para uso de automóvil en el transcurso del viaje de negocios son de 850 pesos diarios tanto dentro del país como fuera del mismo.
El tema del hospedaje viene a ser un poco diferente, ya que solo cuenta con limitaciones fuera del territorio nacional al no poder ser mayores que 3, 850 pesos diarios. Si el viaje ocurre dentro del país no existen restricciones en los gastos diarios.
El transporte que se geste dentro del viaje de negocios no tiene un límite propio, lo que sí solicita es contar con todos los comprobantes fiscales que confirmen lo que se está llevando a cabo durante ese transcurso de tiempo.
Si el viaje fue realizado por motivos de un seminario o un curso dicho gasto se considera como parte de una obligación patronal estipulada en el Art. 132 frac. XV de LFT y por tal motivo no tendría que reunir el requisito de deducibilidad del Art. 28 frac. V de LISR pues no se trata de una labor para la empresa sino de una capacitación y los gastos que se originen de forma accesoria formarán parte del concepto principal.
5. Pago con tarjetas de débito o crédito
Finalmente, uno de los puntos más importantes para que los gastos de viaje o viáticos puedan ser deducibles de impuestos es que se tienen que gestar a través de tarjetas de crédito o débito, ya que además de esta forma se hace más sencillo tener a la mano los comprobantes de operaciones fiscales.
Conocer estos detalles te permitirán estar más claro con respecto a las exigencias del Servicio de Administración Tributario y tener en regla con tu empresa todo lo relacionado con el Impuesto sobre la Renta, o al menos este punto para estar al día con estos procesos fiscales.
Regulaciones legales y fiscales de los viáticos
Las empresas deben tener en cuenta las regulaciones de los viáticos para evitar complicaciones legales y fiscales. Estas se encuentran bajo la supervisión del SAT y otras entidades.
Algunas son:
Fiscales
No sujeto a impuestos: no están sujetos a impuestos si se hace uso de ellos adecuadamente y se justifican como gastos únicamente de trabajo.
Documentación: se necesitan los recibos y facturas para respaldar los gastos y demostrar que fueron por actividades laborales.
Límites y montos: el SAT establece límites para ciertos tipos de gastos deducibles y deben ser respetados.
Regulaciones laborales
Políticas internas: se deben tener políticas internas sobre el uso y la asignación de viáticos para una correcta aplicación.
Transparencia: se necesita transparencia para evitar malentendidos y cumplir con las regulaciones laborales.
Revisión periódica: hay que revisar constantemente las normativas del SAT para cumplir con los requisitos actuales.
Uso responsable: los empleados deben utilizar los viáticos de forma responsable de acuerdo a las políticas.
Cómo se calculan los viáticos
Calcular los viáticos de manera precisa es esencial para asegurar que los empleados reciban un reembolso adecuado por los gastos incurridos durante los viajes de trabajo.
Aquí están los pasos básicos para realizar este cálculo, teniendo en cuenta factores como la duración del viaje, el destino, el tipo de actividad y las políticas específicas de la empresa.
1. Determina los gastos permitidos
Primero, es crucial conocer las políticas y regulaciones de la organización respecto a los viáticos. Generalmente, se cubren gastos de alojamiento, alimentación, transporte y algunos gastos incidentales como llamadas telefónicas o acceso a internet. Estas directrices definirán qué gastos pueden incluirse en el cálculo de los viáticos.
2. Establece el destino y la duración del viaje
El destino y la duración del viaje son factores fundamentales para calcular los viáticos. El costo de vida varía entre diferentes ciudades y regiones, lo que influirá en la cantidad de viáticos asignados. Además, la duración del viaje determinará la cantidad total de días por los cuales se deben calcular los viáticos.
3. Obtén información sobre los costos
Es importante investigar los costos promedio de alojamiento, comida y transporte en el lugar de destino. Puedes utilizar guías turísticas, sitios web de viajes, aplicaciones móviles o consultar a colegas que hayan visitado el lugar anteriormente.
4. Calcula los gastos diarios
Una vez que tengas una idea clara de los costos en el destino, puedes establecer una cantidad diaria para cada tipo de gasto permitido. Por ejemplo, determina un presupuesto diario para alojamiento, alimentación y transporte basándote en los precios promedio que has investigado.
5. Multiplica los gastos diarios por el número de días
Multiplica las asignaciones diarias por el número de días que durará el viaje. No olvides incluir los días de llegada y partida, ya que estos también suelen generar gastos.
6. Añade gastos adicionales
Si hay otros gastos permitidos, como llamadas telefónicas, acceso a internet, estacionamiento o peajes, asegúrate de incluirlos en el cálculo. Estos suelen ser estimados por separado y se suman a la cantidad total de viáticos.
Cuál es el tope de los viáticos
Establecer un tope de viáticos es fundamental no solo para mantener el control financiero dentro de una organización, sino también para aprovechar beneficios fiscales. En esta lista te detallamos los límites permitidos para diversos tipos de gastos de viaje.
Alimentación
Para que los gastos de alimentación sean deducibles, deben cumplir con los siguientes topes:
En territorio nacional: Los gastos no deben exceder los $750.00 diarios por cada beneficiario.
En el extranjero: Los gastos no deben exceder los $1,500.00 diarios por cada beneficiario.
Transporte
Los gastos de transporte, especialmente los relacionados con el uso o goce temporal de automóviles y otros gastos relacionados, también tienen límites para ser deducibles:
En territorio nacional y en el extranjero: Los gastos no deben exceder los $850.00 diarios.
Hospedaje
Para que los gastos de hospedaje sean deducibles, deben cumplir con el siguiente tope:
En el extranjero: Los gastos no deben exceder los $3,850.00 diarios.
Seminarios y convenciones
Cuando los viáticos o gastos de viaje están relacionados con la participación en seminarios o convenciones, ya sea en el país o en el extranjero, existen condiciones específicas:
Si los viáticos forman parte de la cuota de recuperación del evento, solo será deducible una cantidad que no exceda el límite de gastos diarios destinados a la alimentación, que es de $750.00 en territorio nacional y $1,500.00 en el extranjero.
Cualquier diferencia que exceda este límite no será deducible.
Salario y viáticos
Cuando se habla de viáticos o de gastos de viaje no se puede evitar pensar si estos forman o no parte de la nómina mensual o quincenal de los trabajadores, y la respuesta es bastante simple: sí, pero sólo en el caso de que existan viajes con frecuencia, lo que exige que se tome en consideración para agregar los viáticos en el salario del colaborador.
Un punto a tomar en cuenta es que incluir los viáticos dentro de la nómina requiere de ciertas condiciones o factores, tal como puede ser la relación que existe entre el tiempo aproximado que se da entre los viajes, así como la frecuencia de los mismos, si se trata de un gasto de pasaje o bien, de gasto de gasolina en el uso del vehículo de la empresa, todo esto determina su pago nominal o pago por evento.
Lo importante es que se trata de un pago añadido al salario del trabajador, por lo que sea o no contemplado dentro de la nómina, debe de pagarse cuando se llevan a cabo las actividades fuera de la oficina.
Asimismo, es primordial que el colaborador lleve a cabo el registro de los comprobantes fiscales para comprobar gastos, ya que puede existir el caso de que no coincida o bien, no se cuente con el registro fiscal y el empleador puede descontar de la quincena lo que resulte de diferencia, por ello, es importante conservar todo lo relacionado con comprobaciones.
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