Trabajar en una empresa implica en muchas ocasiones estar dispuesto a realizar pequeños viajes para adquirir mayores conocimientos, como bien podría ser un curso o congreso, o bien para reunirse con clientes, por lo que es necesario saber que podemos contar y tener el derecho al pago de viáticos.
Aunque el ideal de una empresa es que todos los elementos que la conforman se vuelvan un gran equipo, esto no debe colocarse como un pero al momento de exigir que se paguen los ‘extras’ correspondientes al salario si es necesario desplazarse a más de 50 kilómetros de la oficina por situaciones de trabajo.
¿Qué son los viáticos?
Los viáticos son los pagos correspondientes a los gastos que se generan durante el viaje de negocios que tiene un empleado con la finalidad de cumplir con lo señalado por la empresa, éstos se brindan con el objetivo de que todas las diligencias que conlleve dicho viaje, se vea cubierto por completo por la compañía.
Esto quiere decir que los viáticos tienen el objetivo de que el colaborador que se ha movido de las oficinas no tenga que desembolsar dinero de sus bolsillos para cumplir con todas las diligencias de la empresa. Sin embargo, existen reglas de administración para que la operación que significa este pago sea eficiente y completa.
En resumen se puede comprender que los viáticos tienen la finalidad de cubrir los gastos de operación, lo que puede incluir el transporte de ida y vuelta de un lugar, el hospedaje si se trata de más de un día de trabajo, alimentación, transporte dentro del destino para llegar hasta los sitios de reunión.
Es importante referir que los viáticos incluyen todo lo relacionado con un viaje de negocios, pero siempre reducido a los gastos necesarios y primordiales, por lo que si un empleado desea gastar de más durante su estancia eso podría no estar incluido en el dinero que le sea brindado, es decir, los gastos que sean para fines personales.
Para que no exista ningún problema al momento de coordinar las cuentas declaradas con las que se van a pagar, es importante que durante el viaje se tenga control absoluto de todos los gastos, lo que involucra tener todos los recibos, cheques o cheques cancelados, y todo documento que confirme de forma concreta el dinero que se debe percibir.
¿Viáticos o gastos de viaje?
Aunque comúnmente se puede entender a los viáticos como gastos de viaje, es necesario realizar la aclaración de que si bien comparten un estrecho vínculo que los hace parecidos, tienen una diferencia puntual que permite distinguir el uno del otro.
Mientras que en el caso de los viáticos, como ya hemos referido líneas anteriores, hace referencia al dinero que se destina previo al viaje de negocios, en donde se realiza un presupuesto que pueda responder a las necesidades del colaborador durante todo lo que significa la estancia en otro sitio.
En el caso de los gastos de viaje, se refieren a todo lo que se gasta durante el transcurso del mismo, y que no necesariamente entra en un presupuesto determinado, ya que hay cosas que no se pueden prever por lo que es importante que si se lleva a cabo este tipo de movimiento financiero se registre cada uno de los costes, en específico para poder deducir y despreocuparse de los impuestos.
En resumen, podemos decir que viáticos es todo aquello que se nos brinda de forma anticipada para cubrir con todos los gastos financieros que se pueden gestar durante un viaje, mientras que los gastos de viaje son aquellos que serán reembolsados por la empresa una vez declaremos las finanzas ocupadas durante la estancia.
Asimismo, en el nivel fiscal podemos referir que ambos son vistos de igual forma por lo que no existe diferencia en este rubro; sin embargo, lo que sí es necesario tanto en viáticos y gastos de viaje es que se registren comprobantes fiscales y todos los documentos que faciliten la deducción de impuestos.
¿Cómo llevar a cabo la deducción de viáticos o gastos de viaje?
Es importante tomar algunas consideraciones si como empresarios tenemos la intención de poder deducir impuestos de todo lo relacionado con los viáticos o los gastos de viaje, y para ello, podemos partir de lo que tiene por normativa la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) en su artículo 28, fracción V, que mencionan los diferentes aspectos.
1. Uso o goce
En un primer punto tenemos que el dinero destinado para viáticos o gastos de viaje tienen que ser necesariamente de hospedaje, comida, renta de auto en caso de que sea primordial, transporte y el kilometraje de gasolina. Además, las actividades deben realizarse a más de 50 kilómetros del área de trabajo habitual.
Es muy importante que al momento de elaborar el presupuesto se tomen en consideración estos factores, porque de otro modo no se podrá elaborar el proceso fiscal para deducir impuestos.
2. Relación laboral
En segundo lugar, aunque parece una obviedad es necesario que la persona que percibe los viáticos o gastos de viaje tenga una relación de trabajo con el contribuyente que será el encargado de deducir los impuestos.
La relación laboral también puede tener la opción de simplemente estar prestando servicios profesionales de trabajo, así como que el contribuyente se encuentre en orden con los procesos fiscales ante el Servicio de Administración Tributaria.
3. Documentos fiscales y comprobantes
En tercer lugar tenemos como primordial que durante la gestación del viaje se realice la salvaguarda de absolutamente todos los documentos y comprobantes que confirmen los gastos realizados en el transcurso de las actividades empresariales.
Asimismo, dichos comprobantes deben estar en la normativa correspondiente del Servicio de Administración Tributaria, para que no exista ningún tipo de problema al comenzar el proceso de deducción de impuestos.
En el caso de que el viaje se realice en el extranjero debe existir documentación comprobatoria que esté en orden y muestre con claridad todo lo que va a ser deducido posteriormente.
4. Limitaciones en viáticos
En cuarto lugar podemos referir que existen límites para los viáticos o gastos de viaje, ya que no pueden exceder una cantidad específica siendo el tope máximo que se puede deducir durante un viaje de negocios.
En el caso de los alimentos y bebidas para los colaboradores, este presupuesto no puede ser mayor a 750 pesos diarios o en caso de estar en el extranjero de 1, 500 pesos.
En caso de que existan viáticos para uso de automóvil en el transcurso del viaje de negocios son de 850 pesos diarios tanto dentro del país como fuera del mismo.
El tema del hospedaje viene a ser un poco diferente, ya que solo cuenta con limitaciones fuera del territorio nacional al no poder ser mayores que 3, 850 pesos diarios. Si el viaje ocurre dentro del país no existen restricciones en los gastos diarios.
El transporte que se geste dentro del viaje de negocios no tiene un límite propio, lo que sí solicita es contar con todos los comprobantes fiscales que confirmen lo que se está llevando a cabo durante ese transcurso de tiempo.
Si el viaje fue realizado por motivos de un seminario o un curso todos los gastos correspondientes al mismo deben estar desglosado en un comprobante fiscal, y los mismos pueden ser deducidos si no superan el límite impuesto dentro del apartado de alimentos, es decir, 750 pesos diarios o 1, 500 pesos en el extranjero.
5. Pago con tarjetas de débito o crédito
Finalmente, uno de los puntos más importantes para que los gastos de viaje o viáticos puedan ser deducibles de impuestos es que se tienen que gestar a través de tarjetas de crédito o débito, ya que además de esta forma se hace más sencillo tener a la mano los comprobantes de operaciones fiscales.
Conocer estos detalles te permitirán estar más claro con respecto a las exigencias del Servicio de Administración Tributario y tener en regla con tu empresa todo lo relacionado con el Impuesto sobre la Renta, o al menos este punto para estar al día con estos procesos fiscales.
Salario y viáticos
Cuando se habla de viáticos o de gastos de viaje no se puede evitar pensar si estos forman o no parte de la nómina mensual o quincenal de los trabajadores, y la respuesta es bastante simple: sí, pero sólo en el caso de que existan viajes con frecuencia, lo que exige que se tome en consideración para agregar los viáticos en el salario del colaborador.
Un punto a tomar en cuenta es que incluir los viáticos dentro de la nómina requiere de ciertas condiciones o factores, tal como puede ser la relación que existe entre el tiempo aproximado que se da entre los viajes, así como la frecuencia de los mismos, si se trata de un gasto de pasaje o bien, de gasto de gasolina en el uso del vehículo de la empresa, todo esto determina su pago nominal o pago por evento.
Lo importante es que se trata de un pago añadido al salario del trabajador, por lo que sea o no contemplado dentro de la nómina, debe de pagarse cuando se llevan a cabo las actividades fuera de la oficina.
Asimismo, es primordial que el colaborador lleve a cabo el registro de los comprobantes fiscales para comprobar gastos, ya que puede existir el caso de que no coincida o bien, no se cuente con el registro fiscal y el empleador puede descontar de la quincena lo que resulte de diferencia, por ello, es importante conservar todo lo relacionado con comprobaciones.
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