Los temas de contabilidad son clave para las empresas y esta está sujeta a ciclos, esto es, periodos concretos que engloban actividades y su impacto dentro del negocio. Por medio del ciclo contable, se lleva un registro de las actividades empresariales durante un tiempo concreto para tener datos más específicos.
Si quieres conocer a fondo cuál es el ciclo contable, en qué consiste y por qué es tan importante, ¡aquí te explicamos para que lo tengas en cuenta!
¿Qué es el ciclo contable?
Un ciclo contable es el periodo en el que una sociedad lleva a cabo cronológica y sistemáticamente el registro de los movimientos financieros de una manera ordenada y fiable, reflejando la imagen de la actividad.
Normalmente, este ciclo es de un año, pero hay empresas que realizan ciclos contables mensuales, trimestrales o semestrales para revisar cómo se avanza y realizar ajustes cuando es necesario.
Los registros que se deben llevar son las entradas en el libro diario, y comprobantes y estados financieros.
Las etapas del ciclo contable
El ciclo contable está conformado por distintas etapas en las que se llevan a cabo acciones que garanticen el registro de operaciones hechas por la compañía, permitiendo preparar estados financieros y conocer los resultados de la operación.
Para ello, las empresas cuentan con libros contables y auxiliares, como el libro diario, el de inventario, cuentas anuales, libro mayor, etc.
En general, este proceso se compone de tres etapas:
1. Apertura contable
Cuando inicia el ejercicio, se realiza un balance de la situación patrimonial considerando el resultado del ejercicio anterior y se apertura la contabilidad financiera del nuevo ciclo, tanto en el libro diario como el mayor, registrando todo el inventario con el que cuenta la compañía.
2. Movimiento
Se hace un registro de todas las operaciones que conforman la actividad de la empresa en el libro diario. Para esto, se debe identificar un hecho contable, es decir, todo lo que repercute en el negocio, como la venta de mercancías, compra de suministros, etc.
Estas operaciones deben quedar registradas documentalmente en facturas.
3. Cierre contable
Al final del año, cuando termina el ciclo contable, todas las operaciones deben trasladarse al libro mayor para realizar ajustes (amortizaciones, reclasificaciones, cálculo de resultados, etc.) y cerrar la contabilidad para generar los estados financieros.
Pasos del ciclo contable
Para poder llevar a cabo las etapas del ciclo contable y llegar al final con unos registros sanos, se deben realizar algunos pasos para transitar entre las distintas fases sin problemas. Estos son:
Balance de la situación inicial
Todo negocio cuenta con un patrimonio, activos y obligaciones que coinciden con el cierre del ciclo anterior.
Estos datos se tienen que comparar a lo largo del año para visualizar las variaciones que hubo durante ese ciclo.
Apertura del ciclo contable
Aquí se debe registrar el primer asiento del año, es decir, todos los saldos que se han pagado durante el ejercicio previo para poder iniciar desde cero.
Registro de operaciones
A lo largo del ciclo, se tienen que notar todas las operaciones financieras que hace la empresa, por ejemplo, las ganancias y pérdidas, el deber o el haber, entre otras.
Cada una debe ir con su nombre para que se registre adecuadamente en la contabilidad y sea fácil identificar.
Periodificación
Durante el año, toda empresa tiene gastos e ingresos. Sin embargo, muchas veces entre que se realiza un ingreso y se cobra, puede pasar algún tiempo, por lo que se deben separar los ingresos y gastos en dos grupos.
El primero debe incluir los ingresos o gastos ya realizados o devengados pero no cobrados; y el segundo, los gastos o ingresos devengados o cobrados.
Balance de comprobación
Este proceso es esencial para ajustar la contabilidad a la realidad de la empresa.
Por ello, es recomendable llevarla a cabo varias veces durante un ciclo contable y antes del cierre de año para que no haya sorpresas.
Cierre de contabilidad
Se tienen que saldar todas las cuentas y dejarlas en cero para el siguiente año. Asimismo, se tiene que elaborar un informe con las cuentas del año junto con un análisis de la gestión del ciclo anterior y una propuesta de mejora.
Dentro del informe, se debe reflejar el balance total, las ganancias y pérdidas, los cambios en el patrimonio y los estados de flujo de efectivo.
Importancia del ciclo contable
La información que aporta el ciclo contable es indispensable para tomar decisiones estratégicas. Los cambios en el mercado, la tecnología y la competitividad hacen que se tenga que estar en constante mejora, y estos datos son cruciales para conseguirlo.
Algunas de las razones por las que se debe realizar un ciclo contable en cualquier empresa son:
Control y seguimiento de transacciones
Ayuda a los negocios a mantener un registro de todos los movimientos y transacciones financieras que se llevan a cabo durante un tiempo determinado.
De esta forma, las compañías pueden tener un mayor control y dar seguimiento a cada actividad, facilitando la toma de decisiones y la identificación de posibles problemas o errores.
Cumplimiento legal y normativo
El ciclo contable te permite cumplir con las obligaciones legales y normativas de las organizaciones: pago de impuestos, presentación de informes financieros, etc.
Rentabilidad
La información financiera que se obtiene y se analiza durante un ciclo contable es muy importante para decidir los pasos a seguir en el corto, mediano y largo plazo dentro de una empresa, pues permite evaluar su rentabilidad, la liquidez y otros aspectos financieros clave.
Evaluación de rendimiento
Te ayuda a conocer más objetivamente cómo se ha desarrollado la empresa y qué rendimiento ha dejado en un tiempo determinado, para que sea más sencillo identificar áreas de oportunidad y establecer objetivos y metas para el futuro.
Conclusión
Comprender y manejar adecuadamente el ciclo contable es clave para el éxito financiero de cualquier negocio. Desde el registro de transacciones hasta la preparación de los estados, cada paso es esencial para asegurar la precisión y transparencia en la actividad de la empresa.
Estar capacitado en estos temas no solo facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales, sino que permite tomar decisiones informadas basadas en datos precisos.
Además, una buena gestión contribuye a la identificación de oportunidades de mejora y eficiencia dentro de la organización.
Si deseas potenciar todos estos procesos dentro de tu negocio, ¡contáctanos! En Cofide podemos ayudarte con cursos y diplomados especializados, que son impartidos por expertos en temas de contabilidad y finanzas.
