Trabajar y desarrollar habilidades de comunicación efectiva es muy importante dentro de las organizaciones y de la vida misma. No se trata solo de decir qué hacer o qué no hacer, sino de construir relaciones, reducir los errores y aumentar la productividad.
Tener y fomentar buenos hábitos de comunicación es uno de los puntos clave en todo lugar de trabajo. Incluso, de acuerdo con Inc, una mala comunicación puede costar hasta 37 mil millones de dólares por año a causa de una baja productividad.
Si quieres dejar de padecer por esto, necesitas saber qué es la comunicación efectiva, su importancia y cómo alcanzarla.
¿Qué es la comunicación efectiva?
La comunicación efectiva se da cuando se envía y se recibe un mensaje de manera precisa. Implica entender la emoción y las intenciones detrás de la información que se transmite. Para ello, es importante escuchar activamente.
Mantener una comunicación efectiva ayuda a garantizar que los equipos de trabajo y los líderes estén en una misma página, hacia un mismo objetivo.
Lo anterior requiere un conjunto de habilidades de comunicación tanto verbales como no verbales, así como la escucha atenta y activa.
Características de la comunicación efectiva
Hay algunos elementos que deben estar presentes en la comunicación efectiva. Entre los más importantes, se encuentran:
- Clara: deben entenderse e identificarse las ideas principales del mensaje con facilidad.
- Concisa: va a lo importante sin usar palabras de relleno o imágenes innecesarias.
- Concreta: se brindan ejemplos o explicaciones específicas.
- Correcta: buena elección de palabras, elocuencia e información.
- Coherente: el mensaje transmitido debe tener una secuencia lógica.
- Completa: la información debe ser suficiente para que todos entiendan y no se tomen decisiones equivocadas.
- Cortés: el tono debe ser amable y profesional.
Beneficios de la comunicación efectiva
Si se logra una comunicación efectiva, las empresas y los colaboradores pueden obtener grandes beneficios. Por ello, es de suma importancia prestar atención a ella y tratar de desarrollarla.
A continuación, te decimos algunas de las ventajas principales que brinda la comunicación efectiva.
1. Genera confianza
Fomenta la confianza entre todos los miembros del equipo de trabajo. La capacidad de escuchar con atención y adoptar distintos puntos de vista de manera respetuosa e inteligente ayuda a que todos confíen en que se están tomando decisiones que benefician a todos.
Esta confianza se extenderá a todos los colaboradores y podrán darse cuenta de que pueden confiar en todos sus compañeros, que cumplirán con sus deberes y responsabilidades y que así la empresa tendrá resultados que traigan ventajas en general.
2. Prevenir o resolver conflictos
Trabajar en nuestra capacidad de comunicarnos de forma efectiva tiene un papel clave en la prevención y resolución de problemas.
Lo más importante es siempre mantener la calma, dar espacio para que todas las partes puedan expresarse libremente y juntos encontrar una solución que beneficie a todos los involucrados sin mostrar preferencias.
Si somos capaces de comunicarnos, llegar a acuerdos de forma civilizada y respetuosa, será mucho más sencillo que se solucionen los problemas actuales y se puede avanzar para crecer en conjunto.
3. Dar dirección y claridad
La comunicación efectiva permite expresar y ofrecer expectativas y metas claras y bien enfocadas para todo el equipo de trabajo.
Para esto, es importante hallar maneras constructivas de señalar o dar a conocer cuando algo no está funcionando y dando comentarios o retroalimentación asertiva para que se pueda enderezar el rumbo y se consigan los objetivos.
Si se tiene una buena comunicación, todos podrán comprender y reconocer sus fallas, saber qué tienen que hacer y las responsabilidad que poseen tanto ellos como sus compañeros para ir hacia una misma meta con un panorama aterrizado, real y no confuso.
4. Mejorar las relaciones interpersonales
Entre las habilidades y los elementos que se tienen que hacer presentes en una comunicación efectiva, destacan:
- Comprender al otro
- Prestar atención al mensaje y a todo el contexto
- Mantener los compromisos
- Tener claras las expectativas
Todo esto, cuando se cumple, ayuda a mejorar las relaciones interpersonales con los colaboradores y con los clientes.
Escuchar activamente y brindar retroalimentación de calidad es clave para que las personas se sientan escuchadas y comprendidas, lo que fomenta el respeto mutuo y permite que las relaciones crezcan y se fortalezcan.
5. Potencia el compromiso
Cuando los equipos de trabajo se sienten más seguros en sus actividades y comprenden a fondo lo que deben hacer y por qué lo deben hacer, hay un mayor involucramiento con sus tareas.
Priorizar y trabajar en la comunicación efectiva puede ayudar a incrementar el compromiso y, al mismo tiempo, aumentar la satisfacción entre los miembros de tu empresa, lo que no solo mejorará su desempeño sino también el clima laboral en general.
Este proceso lleva tiempo, pero si se trabaja en un buen intercambio comunicativo se pueden obtener grandes beneficios, pues el compromiso se manifiesta de muchas formas: ingresos, resultados, aumento de clientes, etcétera.
6. Mejora la productividad
Si los miembros del equipo son capaces de comprender su rol, los roles del resto de colaboradores y las expectativas, es mucho más probable que se centren en cumplir efectivamente con sus tareas y dejen de lado los problemas en el lugar laboral.
Al existir una comunicación efectiva, los conflictos se pueden resolver mucho más rápido, puede haber una mejor administración de la carga de trabajo y disminuyen las distracciones, aumentando la productividad y potenciando los resultados positivos.
Cómo desarrollar la comunicación efectiva
Ahora que estás convencido de que la comunicación efectiva puede ayudarte en muchos sentidos dentro de tu corporación, pasemos a algunos métodos clave que harán que la desarrolles y puedan beneficiarse todos de ella.
1. Practica la escucha activa
Una buena comunicación implica ser un excelente oyente. La escucha activa involucra compromiso para con lo que las personas dicen o responden ante los mensajes recibidos. Tienes que ser capaz de escucharlos atentamente, realizar preguntas cuando sea necesario y dar seguimiento a sus mensajes.
Si solo te centras en cómo te expresas, lo más probable es que no estés escuchando o reaccionando a lo que otros dicen o comunican. Emplea una variedad de estilos de escucha, presta atención a lo que se expone y logra que todos se sientan considerados en los intercambios.
Muchas veces, no escuchamos de forma adecuada por estar planeando nuestra próxima pregunta, lo que hace que los mensajes no sean recibidos de forma efectiva, así que pon atención en esto para detectar sus necesidades y peticiones.
2. Considera la comunicación no verbal
Varios estudios, incluido el del Dr. Albert Mehrabian, apuntan a que entre el 55 y el 93% de la comunicación no se da de forma verbal, sino a través de elementos como: lenguaje corporal, contacto visual, postura, expresiones y gestos faciales y el tono de voz.
Para lograr una comunicación efectiva, es importante detectar las señales no verbales y tenerlas bajo control para prevenir los errores de interpretación. Trata siempre de que haya coherencia entre las palabras que se comunican y lo expresado de forma no verbal.
Asimismo, ten en cuenta que algunas personas, con determinadas discapacidades, pueden tener dificultades para leer el lenguaje no verbal, por lo que debes cuidar mucho este aspecto y no darle demasiado peso al lenguaje corporal.
Lo más acertado es ser claro y conciso cuando se habla ante una audiencia para que las personas no tengan que leer entre líneas, pues el mensaje puede malinterpretarse.
3. Trabaja en la inteligencia emocional
Uno de los primeros aspectos en los que se debe trabajar para desarrollar la comunicación efectiva es en lo emocional. Aprender a manejarlas y expresarlas de forma apropiada en contexto es un paso importante para que los demás comprendan acertadamente nuestros mensajes.
No tener control sobre las emociones y dejar que se infiltren innecesariamente en un entorno de trabajo puede provocar que haya una comunicación deficiente y que se creen conflictos que pueden evitarse.
Asimismo, es importante que trabajes en tu capacidad para comprender los sentimientos y las emociones de quienes te rodean, para que puedas empatizar, es decir, entender y relacionarte con los sentimientos de los demás.
4. Trata a todos por igual
Este punto es aplicable para muchas partes de nuestra vida, pero es especialmente importante si se quiere trabajar la comunicación efectiva. Evita hablar de los colaboradores cuando no están presentes y no dejes que las jerarquías influyan en el trato que se da a las personas.
Es muy importante que todos los equipos de trabajo se sientan respetados y escuchados y que siempre haya espacios de diálogo para que todos puedan expresarse con libertad y sean considerados.
5. Prioriza la comunicación bidireccional
Escuchar es tan importante como hablar cuando se trata de comunicación organizacional y laboral. Trabaja para que seas capaz de escuchar las ideas de todos los demás colaboradores y no trates solo de imponer tus ideas o tu percepción.
Céntrate en la escucha para entender, así estarás totalmente enfocado en lo que se está comunicando y no pasarás por alto información clave y no se perderá tiempo repitiendo lo que ya se expresó.
Asimismo, asegúrate de que el mensaje haya llegado de forma correcta, tanto los que tú envías como los que recibes. Enfatiza la parte del mensaje que es más relevante y nunca des por sentado que la otra persona captó el mensaje correctamente; realiza preguntas para confirmarlo.
¡Comienza a trabajar en la comunicación efectiva!
Es momento de que lleves a la práctica lo aprendido o de que, en caso de que tengas dudas, trabajes para resolverlas, informarte al respecto y conseguir las bases necesarias para alcanzar la comunicación efectiva.
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