El cierre fiscal es un proceso muy importante para las empresas y los contribuyentes independientes, ya que garantiza cumplir con las obligaciones tributarias. Así, se evitan errores y sanciones.
Sin embargo, muchas organizaciones enfrentan desafíos al momento de hacerlo, sobre todo, por la falta de preparación o conocimientos, pues puede ser compleja la recopilación y verificación de datos.
Por ello, en este artículo te explicamos qué es el cierre fiscal y cómo prepararlo efectivamente para no tener inconvenientes.
¿Qué es el cierre fiscal?
El cierre fiscal es un proceso a través del que una empresa revisa y consolida toda su información financiera, generada durante el ejercicio fiscal, que suele abarcar del 1 de enero al 31 de diciembre en México.
Consiste en diferentes acciones, como verificar ingresos y gastos, conciliar cuentas y preparar estados financieros, como estado de resultados y balance general.
Lo anterior, con el objetivo de garantizar que la información financiera esté completa, sea precisa y se alinee con las normativas del SAT.
¿Por qué es importante el cierre fiscal?
El cierre fiscal es relevante porque garantiza la transparencia y la exactitud en los reportes financieros, que es esencial para cumplir con las obligaciones legales y la evaluación interna del rendimiento de una empresa.
Además, con ello se consiguen otros objetivos importantes, como:
- Comparar la información recogida internamente en la organización con lo reportado en el SAT.
- Evitar sanciones o multas por falta de pago de impuestos, moras o retrasos.
- Identificar y corregir datos al enviar declaraciones al SAT.
- Mejorar la gestión de recursos dentro de la compañía.
- Aprovechar las estrategias legales para reducir el pago de impuestos.
¿Cómo preparar un cierre fiscal efectivo?
Para lograr un cierre fiscal exitoso, hay algunos pasos que considerar y seguir. A continuación, te los explicamos a detalle para que lo hagas de manera correcta:
1. Revisión exhaustiva de ingresos y gastos
Lo primero para preparar el cierre fiscal es revisar todos los ingresos y egresos que se tuvieron durante el año.
Para ello, hay que verificar que cada venta, factura emitida, cobro, compra, pago, etc., esté correctamente registrado dentro de los libros contables.
Si hay errores u omisiones en estos datos se verá afectada la información financiera y, por tanto, se calcularán mal los impuestos. Por ello, se deben corregir a tiempo.
Por ejemplo, es común detectar ingresos duplicados, pagos mal aplicados o egresos que no fueron clasificados correctamente. Tener control sobre esta información no solo ayuda a cumplir con las obligaciones fiscales, sino que también brinda una visión clara sobre la salud financiera del negocio.
2. Validación de cuentas por cobrar y por pagar
Se deben revisar las cuentas por cobrar y por pagar antes del cierre fiscal. Así, si se detectan saldos vencidos o incobrables, en el caso de las cuentas por cobrar, se pueden evitar sobrevaloraciones de los activos y se refleja una situación financiera más ajustada a la realidad.
Respecto a las cuentas por pagar, es vital confirmar que todos los compromisos con proveedores y acreedores estén registrados y clasificados correctamente.
Además, si hay pagos que se llevaron a cabo y aún no se reflejan en los sistemas contables, se deben revisar en detalle. Así es posible prevenir errores en el flujo de efectivo proyectado y garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales relacionadas con retenciones o IVA acreditable.
3. Revisión de inventarios y activos fijos
El inventario es un elemento crucial para muchas empresas. Es importante llevar un conteo exacto de los productos en existencia y comparar los resultados con los registros.
En caso de que haya alguna diferencia, se debe corregir conforme a las políticas internas y las normativas fiscales.
Asimismo, esto ayuda a evaluar productos obsoletos o mermas a las que se les puede dar tratamiento especial en la deducción de ISR.
Por otro lado, se tienen que revisar los activos fijos para que estén adecuadamente registrados, clasificados y depreciados.
Mantener un control actualizado no solo mejora la presentación financiera, sino que facilita la identificación de deducciones por depreciación acumulada.
4. Cálculo de deducciones fiscales
Este es un punto muy importante en el cierre fiscal. Incluye todos los gastos que, según la ley, pueden restarse de los ingresos acumulables para determinar la base gravable del ISR.
Algunas de las deducciones más comunes son sueldos y salarios, cuotas al IMSS, rentas, energía y gastos relacionados con las operaciones empresariales.
Solo asegúrate de que todas las deducciones cuenten con comprobantes fiscales válidos (CFDI), estén registradas y cumplan con los requisitos establecidos por el SAT. Así podrás tener importantes ahorros.
5. Declaración anual de impuestos
Finalmente, se tiene que preparar y presentar la declaración anual de impuestos.
Este documento tiene que incluir toda la información financiera y fiscal que se obtuvo, desde los ingresos hasta las deducciones autorizadas y pagos provisionales que se hicieron en el año.
Es vital que los datos sean precisos, pues cualquier error puede ocasionar multas o auditorías por parte del SAT.
Contar con un sistema contable bien organizado y el acompañamiento de expertos permite a las empresas presentar su declaración de manera correcta, reduciendo riesgos fiscales y aprovechando posibles beneficios o devoluciones.
¿Qué se recomienda adicionalmente para un cierre fiscal exitoso?
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Para lograr un proceso efectivo en el cierre fiscal, hay algunos consejos finales que se deben tomar en cuenta para facilitar todas las tareas.
Vamos a ver los más importantes:
Mantener la contabilidad actualizada
Tener control sobre la contabilidad y estar al día es una de las mejores prácticas para facilitar el cierre fiscal.
Cuando todas las transacciones se registran, disminuye considerablemente el riesgo de inconsistencias o equivocaciones.
Además, permite tener mayor claridad sobre la situación financiera real de la empresa y tomar decisiones estratégicas con base en información confiable.
Utilizar herramientas tecnológicas
La tecnología puede ser una gran aliada para simplificar tareas contables y fiscales.
Usar software de contabilidad, plataformas de facturación electrónica o sistemas ERP ayuda a automatizar procesos, reducir errores y generar reportes en tiempo real.
Además, algunas opciones incluyen hasta módulos específicos para el cumplimiento fiscal, como conciliaciones bancarias, generación de declaraciones, cálculos de impuestos y más, mejorando los procesos contables.
Estar actualizado en temas contables
La fiscalidad y la contabilidad están en evolución, por lo que es importante estar al día con los cambios en leyes, normativas y criterios del SAT para tener un cierre fiscal exitoso.
Cada cierto tiempo suelen surgir reformas que tienen un impacto en las obligaciones fiscales de las empresas, por lo que es vital tomar cursos, diplomados y seminarios que ayuden a estar informados y poder actuar en consecuencia.
Planificar con anticipación
Dejar el cierre fiscal para el último momento puede provocar errores u omisiones. Lo mejor es empezar a hacerlo uno o dos meses antes del fin del ejercicio fiscal.
Así será más fácil detectar inconsistencias en los registros, corregir desviaciones y reunir toda la información necesaria y documentación sin presión de tiempo.
Además, se vuelve más eficiente la coordinación entre las áreas involucradas: finanzas, recursos humanos y compras, y se logra que todas aporten la información correspondiente.
Considerar las fechas límite
Cumplir con las fechas establecidas por las autoridades fiscales es tan importante como que la información sea precisa.
Es vital saber las fechas límite para presentar la declaración anual, según el tipo de persona que seas. De preferencia, maneja un calendario actualizado y visible para todos los involucrados.
De lo contrario, puede haber problemas que desencadenan multas, recargos o hasta la suspensión temporal del RFC, afectando las operaciones de tu negocio.
Errores comunes en el cierre fiscal y cómo evitarlos
Para cerrar, vamos a presentarte una tabla con los errores más comunes que se cometen y cómo se pueden evitar para que no caigas en ellos:
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Error común |
Cómo evitarlo |
Consecuencia si no se corrige |
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Registrar doble un ingreso o pago |
Hacer conciliaciones bancarias y contables con regularidad. Usar software que evite duplicidades. |
Inflar los ingresos y pagar más impuestos de los debidos. |
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No clasificar bien los egresos |
Utilizar un catálogo de cuentas actualizado y capacitar al equipo contable. |
Puede impedir deducciones válidas o generar reportes confusos. |
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Olvidar pagos realizados sin CFDI |
Verificar que cada egreso tenga su comprobante fiscal digital (CFDI). Automatizar el control de facturas. |
No se podrán deducir esos gastos ante el SAT. |
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No validar el inventario físico |
Realizar conteos físicos periódicos y compararlos con los registros contables. |
Se reflejará un valor incorrecto de activos y afectará el ISR. |
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Presentar la declaración fuera de plazo |
Usar recordatorios o calendarios fiscales visibles para todos los involucrados. |
Multas, recargos y posible suspensión del RFC. |
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No aplicar deducciones permitidas |
Consultar con un asesor fiscal qué gastos pueden deducirse y revisar la documentación. |
Se paga más ISR del necesario por no aprovechar incentivos fiscales. |
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Falta de comunicación entre áreas |
Coordinar desde noviembre el cierre fiscal entre contabilidad, compras, RH y finanzas. |
Omisiones de información que afectan el resultado final del cierre. |
¡El cumplimiento fiscal comienza con una contabilidad ordenada!
Llevar una contabilidad controlada y precisa, además de ser una obligación, es fundamental para tomar decisiones acertadas. Cuando se tienen registros actualizados y clasificados correctamente, el proceso de cierre fiscal es más sencillo y se evitan errores o contratiempos.
El SAT exige información congruente y detallada, por lo que es vital contar con sistemas contables confiables y un equipo capacitado.
Si quieres un cierre fiscal exitoso, lo más recomendable es que comiences por fortalecer tus procesos contables desde el primer día del año. Así estarás más preparado, reducirás riesgos y garantizarás el cumplimiento de tus obligaciones fiscales sin sobresaltos.
En Cofide te podemos ayudar, a través de nuestro catálogo de cursos, diplomados y seminarios. De esta manera, tus equipos estarán actualizados sobre procesos contables y fiscales y no habrá inconvenientes en este trámite. ¡Contáctanos!
