La gestión de los datos en una empresa puede ser una tarea complicada, si no se utiliza alguna herramienta ofimática.
Excel es una aplicación que puede facilitar el trabajo diario de datos contables y ayudar en el progreso empresarial.
¿Por qué aprender a utilizar Excel?
Probablemente ya conoces Microsoft Excel, pero tal vez no sepas que existen muchos motivos para aprender a utilizarlo en profundidad.
Hay mucha gente que considera que Excel “es complicado y solo para expertos con estudios en informática”, pero lo cierto es que cualquier persona puede llegar alcanzar un manejo acorde a sus necesidades, tanto en el uso doméstico como profesional.
Veamos algunas razones por las que puede ser conveniente aprender Excel
- Es fácil de usar: podrás evitar la tediosa labor de comparar listas y facturas, realizar cálculos interminables de manera automática, o encontrar información de manera rápida para elaborar resúmenes o informes.
- Facilita el trabajo: permite terminar tareas que te llevarían mucho tiempo en apenas unos segundos al poder automatizar operaciones repetitivas o que realizas de manera habitual.
- Es un programa líder en su campo: aunque no dejan de surgir en el mercado otras aplicaciones, incluso gratuitas, Excel no tiene competencia. Es una herramienta altamente implantada y solicitada.
- Puede ayudarte en el mercado laboral: es una competencia profesional que se requiere en muchas ofertas de trabajo, dada su versatilidad no solo en el cálculo, sino en el tratamiento de datos y por estar relacionada con grandes aplicaciones de empresa como SAP.
Características de Excel
Excel es una aplicación del tipo “hoja de cálculo” que forma parte de la suite Microsoft Office, diseñada para realizar toda clase de operaciones financieras y contables, crear gráficos y trabajar con información en forma de tablas, utilizar sus complementos, e incluso compartir las planillas en la nube.
Fórmulas y Funciones
Además de números y texto, las celdas pueden contener fórmulas que presenten el resultado de una operación matemática.
Todos los cálculos de aritmética básica se pueden realizar a través de fórmulas de Excel.
También podrás trabajar con una serie de funciones predeterminadas más complejas y especializadas que pueden agregarse a las fórmulas.
Por ejemplo, operaciones matemáticas y trigonométricas como el seno y el coseno; financieras como descuentos y tasas; y otras funciones estadísticas, referenciales y lógicas.
En cada celda puede haber sólo una fórmula, pero cada formula puede contener diferentes funciones.
Gráficas y Tablas dinámicas
Permite presentar visualmente datos de una hoja de trabajo con diferentes gráficas. Dependiendo del propósito, el programa ofrece gráficas en distintos formatos, de barra, circulares o tortas, gráficas de línea, de área y de dispersión XY.
Excel proporciona el uso de tablas dinámicas, también llamadas tablas pivote, que permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan solo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el reporte, sin necesidad de escribir fórmulas.
Macros
Una macro es un conjunto de comandos que facilitan la automatización de procesos y operaciones en las hojas de cálculo. Se escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido como Visual Basic for Applications (VBA).
Este lenguaje permite acceder a prácticamente todas las funcionalidades de Excel y con ello ampliar la utilidad del programa.
Esta característica permite establecer conexiones con bases de datos, y realizar formularios, algoritmos, filtros, búsquedas, etc.
¿Qué beneficios ofrece Excel a tu empresa?
Una vez que te acostumbres a aplicar sus funciones más potentes, encontrarás muchos usos para esta herramienta de trabajo en tu empresa:
- Es flexible y adaptable: no necesitas un software complejo, las hojas de cálculo permiten crecer y adaptarse a las necesidades de una empresa o puesto de trabajo, desarrollando actividades reiterativas de forma eficiente.
- Posee aplicaciones muy versátiles: también destacan sus funciones de contabilidad, inventario, filtrar, seleccionar, calcular plazos y periodos, stocks, comparar información, analizar y resumir información, búsquedas de información, etc.
- Herramienta de análisis de información: resultará fácil con Excel enfrentarnos a un volumen grande o complejo de información que, de otra forma, sería poco menos que imposible de gestionar. Cada hoja puede almacenar más de 1.000.000 de registros de datos.
- Generar con facilidad documentación de calidad: el tratamiento de información permite manejar información obteniendo resultados instantáneos (mejor con el uso de plantillas), precisos y relevantes para la empresa.
- Mejora la productividad: hacer tareas en poco tiempo será una ventaja, pero además podrás evitar cometer errores mediante comparaciones, avisos y diversas verificaciones que muestren diferencias, inconsistencias o datos dudosos, no olvidemos que los errores cuestan dinero.
Entre las múltiples operaciones y tareas que Excel pone a tu disposición para trabajar en tu empresa encontrarás:
- Controlar los ingresos y gastos de la empresa de manera diaria, mensual, anual.
- Codificar los ingresos y gastos para su análisis.
- Disponer de una base de datos de clientes y proveedores.
- Generar listas de precios que podrás actualizar.
- Llevar los libros de IVA Ventas y Compras.
- Control de préstamos.
- Llevar un catálogo de artículos incluso con imágenes.
- Analizar las ventas atendiendo a diferentes criterios (clientes, artículos, sectores…)
- Asentar todas las facturas a pagar y a cobrar.
- Control presupuestario de la empresa.
- Liquidación de sueldos.
- Emitir recibos de cobro.
- Planilla de cierres de caja.
- Control de Cashflow.
- Presupuestos de los clientes.
- Control de inventarios, etc.
