Uno de los temas más importantes que deben dominar los contadores, administradores y los profesionales encargados de los Recursos Humanos, es sin lugar a duda, el manejo de la nómina, para ello es necesario que conozcas cuantos tipos de nómina existen y en qué momento aplica cada uno.

En este artículo aprenderás las diferencias de cada una para que sepas en qué momento puedes ponerlas en práctica.

¿Qué es la nómina?

La nómina se define como el documento analítico de carácter administrativo en el cual se consignan las percepciones y deducciones de uno o varios empleados en un periodo determinado, que integran una organización.

Este documento sirve para reflejar el pago de sueldos, salarios y prestaciones a los colaboradores, así como las deducciones correspondientes.

Para hablar de los tipos nómina, hay que conocer también los siguientes conceptos:

• Sueldos y salarios: son las cantidades que se les pagan a los colaboradores y es asignada de acuerdo al desempeño de un cargo o servicio profesional. 

• Percepciones: son los ingresos por los diferentes conceptos a que tiene derecho y que percibe el trabajador por hacer un trabajo personal subordinado.

• Deducciones: son las cantidades que se le descuentan al trabajador también por diferentes conceptos como seguridad social, cuotas sindicales o algún otro.

La nómina es un documento importante porque registra y permite llevar el control de pagos, el registro de todos los conceptos tanto de percepción como de descuento en un periodo de tiempo determinado que la empresa ha hecho a sus colaboradores.

Tipos de nómina

Clasificar los tipos de nómina atiende a dos criterios: la periodicidad con la que pagan las empresas a sus colaboradores y al tipo de personal con el que cuenta la empresa.

Las nóminas se clasifican de la siguiente manera:

• Semanal. Este tipo de nómina hace referencia al periodo de pago de siete días.

• Catorcenal: La nómina catorcenal cubre un periodo de 14 días. 

• Quincenal: Esta nómina es calculada por un lapso de 15 días. 

• Mensual: La mensual incluye un periodo de 30 días, y en su caso se hará el ajuste correspondiente cuando la nómina se calcule por 28, 29 o 31 días.

Otra característica que se debe destacar es que por la información y las características, la nómina puede ser:

Normal: es aquélla que contiene las percepciones que recibe el personal de la empresa de forma regular, por ejemplo, sueldos y salarios y otros ingresos ordinarios. Se caracteriza por contener información no restringida y de fácil acceso de acuerdo a la información de los colaboradores.

Especial: contiene información que no está contemplada regularmente, también tiene percepciones extraordinarias que están sujetas a eventualidades especiales como son pagos por bonos por productividad, de utilidades a los trabajadores y de gratificaciones, entre otros.

Confidencial: este tipo de nómina contiene los pagos que la empresa realiza a sus altos funcionarios como directores, funcionarios o gerentes generales.

La característica principal de este tipo de nómina es que el acceso a la información se encuentra restringido.

Las empresas de acuerdo a sus requerimientos podrán generar, implementar y elegir otros tipos de nómina, como la prorrata, extraordinaria, por departamento, por ciudad o cualquier otra que necesite.

Marco legal de la nómina

Otro de los aspectos importantes relacionados con este tema, tiene que ver con el marco legal, en el concepto de nómina se encuentran las siguientes leyes:

Ley Federal del Trabajo

El artículo 804 establece que:

El patrón tiene obligación de conservar y exhibir en juicio los documentos que a continuación se precisan:

I. Contratos individuales de trabajo que se celebren, cuando no exista contrato colectivo o contrato Ley aplicable;

II. Listas de raya o nómina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo; o recibos de pagos de salarios;

III. Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo;

IV. Comprobantes de pagos de participación de utilidades, de vacaciones, de aguinaldos, así como las primas a que se refiere esta Ley; y

V. Los demás que señalen las leyes. Los documentos señalados por la fracción I deberán conservarse mientras dure la relación laboral y hasta un año después; los señalados por las fracciones II, III y IV durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral, y los mencionados en la fracción V, conforme lo señalen las leyes que los rijan.

La Ley del Seguro Social

La nómina dentro del marco legal regulatorio de la Ley del Seguro Social y su reglamento está definida en lo siguiente:

Artículo 15. Los patrones están obligados a:

Fracción II. Llevar registros, tales como nóminas y listas de raya en las que se asiente invariablemente el número de días trabajados y los salarios percibidos por sus trabajadores, además de otros datos que exijan la presente Ley y sus reglamentos. Es obligatorio conservar estos registros durante los cinco años siguientes al de su fecha.

Reglamento de la Ley del Seguro Social

Artículo 8. La constancia de los días laborados por los trabajadores a que se refiere la fracción IX del artículo 15 de esta ley deberá contener, al menos, los datos siguientes:

1. Nombre, denominación o razón social del patrón (completos);
2. Número de registro patronal;
3. Nombre completo del trabajador;
4. Clave Única de Registro de Población;
5. Periodo que comprende;
6. Número de días laborados;
7. Duración de la jornada: completa o reducida;
8. Tratándose de los patrones a los que se refiere la fracción VI del artículo 15 de la presente ley, a los datos anteriores deberán agregarse los que permitan identificar la ubicación de la obra.

Código Fiscal de la Federación

Artículo 67. Las facultades de las autoridades fiscales, para determinar las contribuciones o aprovechamientos omitidos y sus accesorios, así como para imponer sanciones por infracciones a las disposiciones fiscales, se extinguen en el plazo de cinco años, contados a partir del día siguiente a aquél en que:

Fracción I. Se presentó la declaración del ejercicio, cuando se tenga obligación de hacerlo. Tratándose de contribuciones con cálculo mensual definitivo, el plazo se computará a partir de la fecha en que debió haberse presentado la información que sobre estos impuestos se solicite en la declaración del ejercicio del impuesto sobre la renta.

En estos casos, las facultades se extinguirán por años de calendario completos, incluyendo aquellas facultades relacionadas con la exigibilidad de obligaciones, distintas de la de presentar la declaración del ejercicio.

La nómina es uno de los documentos de gran importancia para quien se encuentra a cargo de las áreas administrativas y contables de una compañía.

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