¿Cuáles son los plazos para conservar nóminas y contratos de trabajo?

Escrito por Cofide

Cuando iniciamos como jefes, dueños o patrones en una empresa, la felicidad, los planes a futuro y el anhelo de crecimiento se hacen presentes.

Sin embargo, también es importante mantener la cabeza fría y hacernos cargo del tema de la contabilidad para el correcto funcionamiento del proyecto.

Una medida primordial es la de conservar la documentación necesaria, como son las nóminas y contratos de trabajo.

Legalmente es el patrón quien debe resguardar la documentación inherente a la relación laboral.

En la misma línea, algunas empresas contratan a un contador o a todo un equipo para que se encarguen de ejecutar la tarea adecuadamente. Nueva llamada a la acción

Sin embargo, es recomendable que los trabajadores también resguarden -por su cuenta- la documentación que les corresponde.

Esto será de gran utilidad a futuro para aclarar, comprobar, reclamar y corroborar situaciones sobre los pagos, adeudo, cláusulas, despidos, fechas, condiciones y otros detalles establecidos en las letras pequeñas de los contratos. Pero, sobre todo, en caso de presentarse una situación que lleve a juicio o disputa legal a la empresa o al trabajador. 

¿Qué documentación se debe guardar?

La conservación de nóminas y contratos de trabajo está regularizada en diferentes leyes y códigos nacionales.

La fracción primera del artículo 28 del Código Fiscal de la Federación establece que la documentación abarca:

  • Libros y registros sociales.
  • Sistemas y registros contables.
  • Papeles de trabajo.
  • Estados de cuenta.
  • Cuentas especiales. 
  • Control de inventarios y método de valuación.
  • Medios procesables de almacenamiento de datos: cintas y discos.
  • Equipos o sistemas electrónicos.
  • Documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales 
  • Controles volumétricos (registros de volumen que se usan para determinar la existencia, adquisición y venta de combustible).

Nueva llamada a la acción¿Demasiados requisitos? No te preocupes, no se trata de llenar los cajones de hojas o cargar cajas enteras con papeles: existe un plazo adecuado para terminar con la conservación de nóminas y contratos laborales, el cual es de al menos cinco años.

El artículo 30 del mismo Código menciona que el plazo de cinco años es necesario para conservar la documentación.

El tiempo corre a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas.

Los cinco años podrían ampliarse a diez, tal como lo dispone el artículo 67 del Código.

Las condiciones para aplicar dicha ampliación son que el contribuyente no haya presentado su solicitud en el Registro Federal de Contribuyentes, y no lleve contabilidad o no la conserve durante el plazo que establece el Código, entre otras.

El Código antes mencionado no es el único que establece la conservación de documentación al menos por cinco años. Por su parte la Ley del Seguro Social, en la fracción segunda del artículo 15, menciona que los patrones tienen la obligación de llevar registros de datos, como nóminas y listas de raya en las que se asiente invariablemente el número de días trabajados y los salarios percibidos por sus trabajadores. 

Plazo de hasta un año después de la relación laboral

La Ley Federal del Trabajo también hace mención a la obligación de almacenar la documentación. El artículo 804 obliga al patrón a conservar y exhibir en juicio los siguientes documentos:

  • Contratos individuales de trabajo que se celebren, cuando no exista contrato colectivo o contrato ley aplicable.
  • Listas de raya o nómina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo; o recibos de pagos de salarios.
  • Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo.
  • Comprobantes de pago de participación de utilidades, de vacaciones y de aguinaldos.
  • Pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social.

Más adelante se detalla que los contratos individuales deberán conservarse hasta un año después de concluida la relación laboral.

Mientras que las listas de raya, los controles de asistencia y los comprobantes de pago se conservarán durante el último año de relación laboral y un año después de concluida la misma. 

Como se aprecia, existen diferencias entre los plazos que marcan la Ley del Seguro Social y el Código Fiscal respecto a la Ley del Trabajo.

Por lo tanto, es recomendable que la conservación se practique por lo menos hasta los cinco años, de ser posible.

De esta manera, se estará siempre preparado y se evitarán confusiones en caso de no conocer a profundidad cada una de las leyes y códigos. 

¿Cómo y dónde guardar toda esa documentación?

Las nóminas y contratos son solo un ejemplo de toda la documentación que se recomienda conservar.

De acuerdo con el número de trabajadores que tenga la empresa y los movimientos que se lleguen a realizar, esta tarea puede tornarse relativamente fácil o titánica.

Algunas recomendaciones de conservación son las siguientes:

  • Hacer copias de los documentos originales y guardarlos aparte. Cuando requieras mostrar el papeleo al contador o al abogado de manera constante, podrás hacerlo con las copias y de esta forma cuidar los originales para el momento preciso. 
  • Separar la documentación por categorías: en un sobre las nóminas, en otro las facturas y uno más para el contrato y sus renovaciones. 
  • Organizar por orden cronológico. Los archivos antes mencionados deben mostrarse de acuerdo son su fecha. Según tu preferencia, del más antiguo al más reciente, o viceversa. 

Actualmente, la emisión de algunos documentos ha dejado de ser en formato físico para expedirse exclusivamente de manera digital, como es el caso de las facturas mensuales.

Las transferencias y los pagos a través de los bancos también han ganado terreno en el mundo digital.

Esto facilita la organización y es amigable con medio ambiente, pero no exime de los cuidados necesarios. cta 6 cofidenet

Recomendaciones para la conservación de archivos en formato digital

  • Mantener en buenas condiciones el funcionamiento de la o las computadoras donde se piensa almacenar la información. En caso de que el equipo se descomponga, siempre está el riesgo de que se pierdan todos los documentos. 
  • Hacer un respaldo de la información en un disco duro externo. De esta manera, la documentación también se encontrará fuera de la computadora y lista para abrirse en otra. Incluso el Código Fiscal contempla el uso de discos o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos. Otra opción es el resguardo en la nube.
  • Dividir la documentación en carpetas y subcarpetas, clasificando la información por empleado, fecha o proyecto; o tipo de documentos, como nóminas, facturas, justificantes de inasistencias, etcétera. Es como organizar el escritorio físico.
  • Colocar nombres específicos a los archivos y carpetas. Los metadatos deben dejar muy claro de qué trata cada documento. Esto es de suma importancia cuando almacenamos grandes cantidades de información, pues facilitarán las búsquedas específicas. Te ahorrarás varios minutos -e incluso horas- frente al monitor revisando documento por documento.
  • Seguridad de acceso a la base datos y archivos guardados. Las compañías grandes y pequeñas deben tener un sistema de seguridad de acceso para evitar alguna intrusión no deseada o un posible ataque cibernético que busque alterar o eliminar los archivos. Sin embargo, la mayoría de las veces los equipos suelen infectarse por no contar con un antivirus o navegar en páginas dañinas. Evita usar la misma computadora para navegar y hacer descargas en Internet.

Los contadores tienen en la conservación de documentos una oportunidad para ampliar sus oportunidades de trabajo.

Mientras que las empresas y los trabajadores pueden tener la tranquilidad al saber que cuentan con sus documentos completos que dan fe de su historial laboral.

Esto evitará sorpresas y contratiempos en un futuro, más aún cuando se enfrenté alguna reclamación legal.

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