Dentro de cualquier negocio, la capacitación empresarial juega un papel muy importante, ya que te permite mantener actualizado a tu equipo, tener nuevas ideas y te otorga cierta ventaja con respecto de la competencia.
La capacitación hace referencia a todos aquellos conocimientos tanto teóricos como prácticos que ayudan a mejorar el desempeño de un colaborador o un equipo de trabajo dentro de una organización.
Por ello, en los últimos años, las empresas han destinado más ingresos para llevar a cabo capacitaciones. Antes podía verse como un gasto innecesario, pero ahora representa una inversión, ya que se obtienen mejores resultados y beneficios no sólo económicos, sino de calidad y productividad.
Pero vayamos por partes…
¿Qué es la capacitación empresarial?
La capacitación empresarial no sólo se trata de entrenamientos corporativos enfocados en desarrollar habilidades para objetivos específicos, sino que va más allá.
El principal objetivo de esta es crear un conjunto de acciones que conecten con la estrategia de la empresa, ayudando a que los colaboradores adquieran un mayor conocimiento y tengan más motivación para innovar dentro de su campo de trabajo.
La capacitación empresarial permite a los profesionistas ser capaces de desenvolverse en diferentes cargos y adaptarse a los cambios que se vayan dando dentro de una compañía.
Una organización que emprende diferentes acciones con el fin de capacitar a los colaboradores con base en situaciones reales orientadas a renovar los conocimientos, las habilidades y las actitudes, no sólo va a conseguir mejorar el ambiente laboral, sino que obtendrá una mayor productividad.
La capacitación no sólo es un derecho, sino también una obligación, tanto de las empresas como de los colaboradores, ya que permite tener un mejor desarrollo y demanda compromiso; permite mantenerse actualizado y requiere de tiempo y espacio por parte de quienes la reciben.
Generalmente, las capacitaciones suelen darse sólo cuando las personas ingresan a una compañía, pero esto no debería ser así.
La capacitación tiene que ser un proceso continuo porque la tecnología, la realidad y los conocimientos no dejan de cambiar y es necesario irse actualizando cada determinado tiempo para que la empresa siga siendo competente y productiva.
Entre más gestores y líderes comprendan que la capacitación empresarial es importante, más se darán cuenta de que el beneficio es para ambas partes: los colaboradores adquieren más experiencia y conocimiento y la empresa obtiene personal más motivado, productivo y, por lo tanto, mejores resultados.
Pero para que lo anterior se cumpla, es necesario que la capacitación dentro de cualquier empresa tenga como base una investigación profunda acerca de las necesidades de la organización, los colaboradores y el mercado.
Esta investigación previa permitirá conocer la situación actual de la empresa y de su equipo de trabajo (conocimientos, habilidades y actitudes) para, posteriormente, indagar en qué se necesita para mejorar su desempeño, establecer objetivos y trazar un plan para lograrlos a través de la capacitación empresarial.
Tipos de capacitación empresarial
Interna
Para muchas empresas, puede ser difícil destinar muchos recursos a las capacitaciones, por lo que prefieren hacerlas de forma interna.
Algunas de las ventajas de este tipo de capacitación es que se tiene un dominio de los procesos internos, por lo que puede ser sencillo detectar lo que se necesita para mejorar las actitudes y habilidades de los colaboradores, además de que permite que haya flexibilidad en cuanto a la logística (horarios y sede).
Sin embargo, también presenta algunas desventajas, como que quienes imparten los cursos no siempre dominan técnicas didácticas, la flexibilidad puede afectar la formalidad y que el impartir la capacitación dentro de las mismas instalaciones puede generar distracciones.
Externa
La capacitación empresarial externa suele requerir de una inversión inicial más elevada y una mejor organización en cuanto a horarios, días y sedes, lo que puede demandar un mayor tiempo para llevar a cabo.
Pero también tiene ventajas como que son impartidas por expertos en los diferentes temas, pueden complementarse con otras consultorías y permiten establecer comunicación con personas de otras empresas, enriqueciendo la experiencia.
Optar por una capacitación empresarial interna o externa va a depender del objetivo de la misma. Por ejemplo, para un tema propio de la compañía, cuya logística esté bien definida, es mejor la interna, pero si se trata de un tema muy especializado para el que no cuentes con personal experto, será más adecuada la externa.
En línea
Tanto la capacitación interna como la externa pueden llevarse a cabo a través de medios digitales, es decir, en línea, lo que trae varias ventajas, como ahorrar tiempo, dinero y ser mucho más accesible para los colaboradores, ya que pueden realizarla desde la comodidad de su hogar teniendo a la mano sólo un equipo electrónico.
Además, permite que un mayor número de personas reciban el curso sin necesidad de rentar instalaciones o estar todos congregados en un mismo sitio, al mismo tiempo que le da libertad a los colaboradores de organizar sus actividades y realizarla cuando tenga mayor disponibilidad.
La capacitación en línea privilegia y se adapta a las necesidades de los equipos de trabajo, por lo que resulta una excelente opción en la actualidad.
Importancia de la capacitación empresarial
Realizar capacitaciones de manera frecuente puede ayudarte a saber manejar de una mejor manera las actitudes de los colaboradores, resolver problemas de cualquier índole, tener una mejor productividad, ser más competente, entre muchos otros beneficios.
Por medio de la capacitación, se logra mejorar:
- Las habilidades: puede ayudar a desempeñar diferentes tareas de manera más efectiva y requiriendo de menos recursos económicos y menos tiempo.
- Las actitudes: es útil para saber cómo reaccionar o responder de manera más óptima ante el público o los clientes de la compañía.
Toda compañía debe velar por el crecimiento de su personal porque sólo así podrá hacerle frente a la única constante que prevalecerá: el cambio. A su vez, este crecimiento personal repercutirá en su desempeño laboral a largo plazo y en la rentabilidad de las empresas.
Enfocarse en desarrollar el capital humano es fundamental para que, a través de los colaboradores, se puedan tener ventajas competitivas adicionales y poner en marcha nuevas estrategias sobre los productos o servicios.
La capacitación empresarial, para que realmente funcione y dé frutos, debe ser específica, es decir, centrarse en enseñar lo que se necesita a quien lo necesita. Además, debe buscarse que sea dinámica e innovadora para que quienes participen se sientan atraídos y se convierta en aprendizaje significativo.
Beneficios de la capacitación empresarial
La capacitación continua ayuda a que los equipos de trabajo lleven a cabo sus actividades y tareas de una manera más eficiente y a que tengan una mayor colaboración con los demás integrantes de las diferentes áreas.
Hay muchas razones por las que debes buscar la capacitación empresarial en todos los niveles, especialmente para desarrollar el talento humano como, por ejemplo:
Alcanzarás tus objetivos empresariales
Desarrollar las habilidades de los colaboradores ayuda a que se logren los objetivos previamente establecidos a corto, mediano y largo plazo.
Adecuar e inclinar el perfil de cada persona que forma parte de una organización permitirá obtener mejores resultados al tiempo que se brinda una mejor atención y servicio al cliente. Además, te asegurarás de que tienes el mejor capital humano para cada área.
Obtendrás mayor engagement
Una capacitación bien diseñada y sustentada permitirá que los que forman parte de la compañía tengan una mejor actitud y exista una mayor confianza, lo que ayudará a que desempeñen mejor su puesto y estén más motivados.
Fortalecer todo tipo de conocimientos ayuda a que tengan más confianza en sí mismo y adquieran más compromiso para desempeñar sus tareas y alcanzar sus metas tanto personales como laborales.
Garantizarás el éxito de tu empresa
Los conocimientos, las habilidades y las actitudes de tus colaboradores están íntimamente relacionados con cuán efectivos serán los resultados obtenidos.
Entre mayores sean los primeros, será más sencillo y menos demandante lograr los objetivos planteados.
Mejorarás el conocimiento de los integrantes y su desempeño
Cuando se llevan a cabo capacitaciones empresariales, se adquieren nuevos conocimientos que más tarde se pondrán en práctica, lo que ayudará a que la confianza de los equipos de trabajo crezca, logrando que se sientan mucho más seguros al realizar cada una de sus tareas o actividades y, por ende, tengan un mejor desempeño.
Esto beneficiará tanto a los colaboradores como a la empresa, ya que permitirá que se obtengan mejores resultados en cada uno de los procesos que se ejecuten y permitirá que los equipos de trabajo se sientan más cómodos y mejor preparados.
La capacitación empresarial también puede contribuir a:
- Incrementar la rentabilidad de la compañía
- Dar una mejor imagen a la organización
- Mejorar la relación entre todos los colaboradores
- Conocer las necesidades presentes y futuras del personal
- Potenciar la comunicación
- Dar una mayor competitividad
- Ayudar a las personas a solucionar problemas y tomar mejores decisiones
- Favorecer la confianza y el crecimiento personal
- Incrementar las habilidades
- Disminuir temores relacionados con incompetencia o desconocimiento
- Hacer sentir más valorados a los colaboradores
- Favorecer la promoción hacia puestos de mayor responsabilidad
- Lograr metas personales
- Que el personal se sienta identificado con la empresa
Nunca olvides que los colaboradores son la columna central de cualquier organización así que entre más capacitados estén, mejor realizarán sus actividades y tareas, lo que ayudará a mejorar e impulsar el desempeño de tu negocio.
Cómo saber si tu empresa necesita una capacitación
1. Rotación de personal
Si en los últimos meses tu compañía ha sido un desfile de personal y la mayoría de la gente que trabaja contigo no tiene mucha antigüedad, es probable que necesite llevarse a cabo una capacitación empresarial, ya que es un indicador de que no se fomenta la pertenencia a la organización y de que los niveles de calidad pueden estar cambiando constantemente.
2. Mal rendimiento
El que un área presente deficiencias puede estar indicando que algún o algunos empleados no están desempeñando bien sus tareas, pero si esto se comienza a manifestar de manera general, entonces, implica que todo el personal está fallando, por lo que se requiere capacitar a todo el equipo.
3. Uso de nuevos métodos de trabajo o equipo
Para implementar nuevas estrategias y, con ello, nuevos métodos de trabajo, máquinas, softwares, etcétera, es fundamental realizar una capacitación específica para el personal que trabajará directamente con los nuevos procesos.
4. Comprensión de reglamentos y leyes
Muchas veces se realizan algunas actividades bajo marcos legales o reglamentos, pero no se especifica a los equipos de trabajo por qué no se pueden realizar ciertas tareas de determinada forma.
Por ello, es importante hacer capacitaciones orientadas a comprender las razones por las que algunas tareas se deben realizar bajo un determinado marco legal para que los colaboradores lo tengan presente y lo entiendan.
Estas son sólo algunas de las razones por las que se requiere de una capacitación empresarial; sin embargo, hay muchas más.
El que no estés atravesando por ninguna de estas situaciones, no quiere decir que no necesites llevar a cabo una capacitación en tu compañía. Recuerda que estas deben realizarse de manera periódica.
Cómo identificar en qué áreas es necesaria
Los puntos anteriores van enfocados, de manera general, a la identificación de pequeños indicios que apuntan a la necesidad de poner en marcha una capacitación empresarial.
Ahora nos centraremos en cómo llevar a cabo un análisis para identificar los elementos específicos que requieren de una capacitación de manera apremiante.
De manera resumida, existen tres etapas que son clave para reconocer las deficiencias de una empresa y conseguir que esta transforme a sus elementos y se vuelvan más sólidos y productivos.
1. Detectar las necesidades organizativas
En esta fase se deben evaluar las necesidades actuales de la compañía, así como las futuras, que dependerán de los cambios en productos, equipos, tecnologías; leyes o estándares; factores externos –políticos, sociales y económicos–.
Para identificar estas necesidades, se deben estudiar todos los procesos que se llevan a cabo dentro de la organización.
Una herramienta útil para esta primera etapa es la realización de un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas).
2. Analizar las diferentes tareas que se desempeñan
En este punto, se debe llevar a cabo una comparación entre las acciones o tareas que deben realizarse en una empresa para que esta funcione de manera óptima y los conocimientos y habilidades que poseen quienes las ejecutan, para identificar las lagunas que podría haber en la relación puesto-personal.
Aquí lo importante es identificar con qué frecuencia se realizan determinadas tareas y qué habilidades y conocimientos se requieren para hacerlas de manera efectiva, con el fin de identificar si se requiere realizar modificaciones para tener mejores resultados.
Este análisis puede llevarse a cabo a través de centro de evaluación, pruebas u observando cómo cada colaborador realiza cada una de sus tareas principales.
3. Identificar las necesidades individuales
En esta fase, las compañías y los expertos que llevarán a cabo la capacitación empresarial deben centrarse en reconocer las necesidades de cada empleado.
Esta identificación suele darse revisando el desempeño de cada uno y realizando pequeñas evaluaciones; por ejemplo, se puede preguntar a los colaboradores cómo creen ellos que se podrían solucionar aquellos problemas que dificultan su trabajo del día a día, qué piensan del ambiente laboral, qué cambiarán para mejorar la productividad, etcétera.
En esta etapa es importante establecer un diálogo efectivo y, al mismo tiempo, incentivar a la creación de lazos más fuerte entre los miembros de la compañía para promover un mejor ambiente y una mayor cooperación entre todas las partes.
El proceso de análisis que se requiere para la identificación de las diferentes necesidades de una empresa no es una labor sencilla, ya que implica diferentes metodologías, herramientas y estrategias, así como invertir tiempo. Por eso muchas veces se prefiere dejar estas tareas en manos de expertos, aunque esto implique una mayor inversión.
Si al ir leyendo este artículo, te has quedado pensando en que quizá necesitas poner en marcha una capacitación empresarial, aquí te contamos brevemente cómo hacerlo.
¿Cómo diseñar un plan para llevar a cabo una capacitación empresarial?
1. Realiza un diagnóstico
Antes de poner en marcha cualquier plan o capacitación, se debe iniciar con una evaluación de las necesidades de la empresa.
Una de las formas más comunes para realizar este diagnóstico es diseñar una especie de cuestionario en el que les preguntes a tus diferentes colaboradores qué concepto tienen de la empresa y en qué áreas creen que se necesita mejorar.
2. Fija los objetivos de la capacitación
Una vez que sepas en qué áreas es necesaria la capacitación, debes fijar un par de objetivos a cumplir a través de esta y también pensar y determinar de qué manera recuperarás la inversión que harás.
Si se requiere contratar a un experto en determinado tema, tendrás que pensar en cómo esto ayudará a incrementar en cierto porcentaje las ventas para recuperar el dinero invertido en determinado tiempo.
3. Elige los cursos y al personal
Como mencionamos antes, no todos los colaboradores necesitan someterse a todas las capacitaciones empresariales que se lleven a cabo.
Lo anterior dependerá del área en la que se desempeñen, por ello es importante que sepas seleccionar qué cursos son los mejores para incrementar el desempeño de la empresa en general y elegir quiénes son los más idóneos para tomar dicha capacitación.
Lo más importante es lograr un equilibrio entre el presupuesto y reconocer qué capacitaciones tendrán más impacto.
4. Supervisa la logística
Este aspecto es fundamental porque guarda relación con diferentes aspectos, como el presupuesto, las herramientas de las que se dispone y las personas que intervendrán en la organización y ejecución de la capacitación.
5. Evalúa
Siempre que se pone en marcha un plan, es vital medir qué tan efectiva resulta su aplicación, por lo que desde el inicio es necesario que se piense en el instrumento que se utilizará para realizar esa medición.
De manera general, además de números y demás cuestiones, si la capacitación empresarial funcionó, tienes que poder notar un cambio en la conducta de los colaboradores, una mayor productividad y un mejor desempeño.
La capacitación empresarial involucra a todos
La clave del éxito de la implementación de algún programa de capacitación empresarial radicará en que se lleve a cabo de manera conjunta y no individual.
Suele pensarse que el único que debe centrarse y preocuparse por la capacitación es el que estará al frente de ella o el departamento de recursos humanos, pero no es así.
Se requiere de la involucración y compromiso de todos los miembros de la empresa o del departamento al que se enfoque la capacitación. Los primeros involucrados deben ser los líderes, quienes deberán apoyar durante todo el proceso y estar convencidos de por qué es importante llevarla a cabo.
Asimismo, los capacitadores tienen que poseer los conocimientos necesarios y tener iniciativa, actitud y apertura para que se pueda dar un diálogo y se logren mejores resultados y un aprendizaje más significativo para quienes participen.
Capacitación empresarial como pieza clave de los resultados
Debes tener en cuenta que el implementar capacitaciones empresariales es fundamental para que todos los procesos engranen de una mejor manera y se logre un mejor desempeño y mejores resultados. Esto es sólo una parte de todo lo demás que debe realizar una compañía para mantener la competitividad, disminuyendo los costos de capacitación, costos de oportunidad y de clientes insatisfechos por malos procesos.
No se puede exigir a un colaborador resultados plenamente satisfactorios si antes no hubo un proceso de inducción de acuerdo con las actividades o tareas que realizaría en el puesto.
Por ello, es fundamental que la capacitación empresarial no sólo se dé cuando ingresa, sino que se le debe dar seguimiento a cada uno de los colaboradores para apoyarlos y lograr que tengan un mayor conocimiento y un mejor desempeño.
¡Apuesta por la capacitación empresarial!
Afortunadamente, cada vez son más las organizaciones que apuestan por la capacitación empresarial para obtener más y mejores resultados.
Un estudio realizado por De las Heras Demotecnia, en 2019, arrojó que cinco de cada diez mexicanos han recibido alguna capacitación dentro de su empresa y, de ellos, 71% aseguró que estas resultaron útiles para continuar creciendo en sus puestos.
Estos datos apuntan a que definitivamente las capacitaciones empresariales son muy útiles si se llevan a cabo de manera organizada y de la mano de los expertos en cada área.
Si aún no llevas a cabo una capacitación dentro de tu compañía, ya es hora de hacerlo, pues esto ayudará a hacerle frente a la competencia, que día con día es mayor, además de que te permitirá gestionar un mejor ambiente laboral y a que haya una mayor confianza entre todos tus equipos de trabajo, ya que se sentirán más seguros a la hora de desempeñar sus tareas.
