La vanguardia tecnológica camina con pasos gigantes todos los días. Esto implica que cualquier profesionista que se considere dentro de esta vanguardia, deberá aplicar las herramientas necesarias para optimizar el desempeño de su trabajo.                                                                                                                                                            

Una herramienta básica que cualquier persona debería saber es el Excel, porque independientemente de la actividad a la que se dedique, al utilizarla ahorrará tiempo y esfuerzo.

En el artículo que a continuación te presentamos, te decimos qué es y para qué sirve una macro en Excel, una hoja de cálculo, las funciones y operaciones que puedes desarrollar en ellas y los pasos que requieres para aprender cómo hacerlas.

Esta información es de utilidad a todos los profesionistas, especialmente a los contadores, administradores, ingenieros, empresarios, asesores fiscales y financieros que hacen uso de las operaciones matemáticas para su trabajo diario.

Introducción

Microsoft Excel, es la herramienta de trabajo de todos los días para muchas personas.

Es un programa diseñado para crear y manejar hojas de cálculo, macros y otras muchas funciones. Sirve para procesar grandes volúmenes de información.

Con él podemos realizar registros detallados de toda clase de información.

Prácticamente cualquier persona que trabaje en áreas donde se requiere el procesamiento de datos podrá obtener un excelente beneficio al utilizarlo.

Con este programa se puede llevar el control de gastos personales, el registro de documentos, realizar reportes con gráficos o hacer cualquier otra tarea.

Se puede emplear para infinidad de cosas, tanto en el ámbito personal como en el ámbito profesional.

De ahí la necesidad de saber manejar esta útil y práctica herramienta.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          La hoja de cálculo

La hoja de cálculo es otra herramienta informática que consiste en un documento estructurado por filas y columnas en una tabla.


Así se forman celdas en las que se puede ingresar información alfanumérica y ordenarla de manera lógica, matemática o secuencial.


Esta herramienta es versátil y adaptable a distintas necesidades en los más diversos campos de la actividad humana en la actualidad.


Una hoja de cálculo sirve y permite una amplia variedad de funciones, como:

  1. Crear y ordenar listas y conjuntos de datos, aplicandoles distintos criterios de clasificación.
  2. Aplicar fórmulas y operaciones a un grupo de datos para obtener los resultados que deseamos.
  3. Obtener gráficas de los datos y de operaciones que se requiera.
  4. Construir macros.
  5. Ingresar datos en listas o secuencias de operaciones.

Macros en Excel: qué son y para qué sirven


Una macro es un grupo de comandos que se ejecutan de manera secuencial por medio de una orden de ejecución.

Ésta se almacena en un archivo de Excel de manera que está siempre disponible cuando la necesites ejecutar.

Se utilizan principalmente para eliminar las tareas repetitivas y así ahorras tiempo al procesar la información.

Sirven, por ejemplo, si todos los días creas un reporte de cobranza y siempre utilizas el mismo formato para la información; podrías crear una macro para que lo haga automáticamente.

Con estos comandos también se pueden crear formularios, funciones, aplicaciones completas programadas e interactuar con otros programas.

Cómo hacer una macro

Para crearla hay que realizar los siguientes pasos:

  1. Activar la ficha “Programador”. Esta se activa en la parte superior en el menú “Archivo”.

Hacemos clic en “Opciones” que se encuentra en la parte lateral izquierda.

Damos clic en “Personalizar cinta de opciones” y ahí nos aparecerá la opción “Programador” que activaremos y finalmente damos “Aceptar”.                                                                                                                                                                                                             captura 1. excel-1


  1. Al crear una macro, daremos clic en “Programador”, luego en la opción “Grabar macro”.

Aparecerá una ventana con opciones que nos permitirán personalizarla con un nombre, un atajo de teclado, que sirve precisamente como un atajo para abrirla.

Podemos guardarla en la ubicación que le indiquemos y también se puede especificar una descripción. Para finalizar da clic en “Aceptar”.                                                                                                                                                                                             

 


Grabar macro excel
  1. Ahora el cuadro de diálogo desaparecerá y el botón de “Grabar Macro” cambia al botón “Detener grabación” en la barra de herramientas.

Introduce las operaciones, fórmulas y los datos que necesites para automatizar las tareas diarias iterativas.

Por ejemplo, si cada mes recibes 20 hojas de cálculo con los datos de ventas de las sucursales que manejas y además con esa información tienes que preparar un reporte; la sugerencia sería, combinar, organizar y aplicar las fórmulas para calcular y generar el informe mensual.

Puedes crearla para realizar todas estas funciones, incluyendo la apertura y la combinación de las hojas de trabajo en una hoja de cálculo combinada.

Después haz clic en el botón “Detener grabación” para guardarla.                                                                                                                                                                                      excel 3


  1. Para ver la macro que grabaste, te vas a la pestaña “Programador” y abres el

comando de Visual Basic (lenguaje de programación), ahí aparecerá la ventana para editar.

Para verla, deberás seleccionar el proyecto Módulo 1, entre las opciones de la barra de proyectos ubicada a la izquierda.

Conforme las vayas creando se irán agregando más códigos al proyecto Módulo 1.                                                                                                                                                         Excel 4

  1. Para ejecutarla, hay que ir a la pestaña “Programador” ahí dar clic en la opción de “Macros”.

Al seleccionar esta opción te aparecerá una nueva ventana con la lista de todas las macros disponibles.

Elige la que desees utilizar y selecciona la opción ejecutar.                                                                                                                                                                                                  Excel 5



Es recomendable crear macros que sean pequeñas y específicas para que se ejecuten rápidamente cuando las utilices.

Si ejecutas cada una por separado, puedes revisar más rápido los resultados y verificar su exactitud.

Conclusión

Aprender a crear y ejecutar macros es sencillo y puedes ahorrar mucho tiempo reemplazando aquellas tareas repetitivas por medio del uso de éstas.


De la misma manera ayudan a automatizar el trabajo repetitivo y nos permiten optimizar nuestro tiempo en el análisis de los datos y en la toma de decisiones.


La automatización de los procesos beneficia con mayor eficiencia y productividad y un mejor aprovechamiento del tiempo del personal al reducir el trabajo reiterativo que realizan.


Esperamos que este artículo te haya sido de utilidad, déjanos tus comentarios.