La claridad y la eficiencia son elementos indispensables en el mundo de los negocios, y una de las mejores herramientas para alcanzar estos objetivos son los organigramas.
Los diferentes tipos de organigrama proporcionan una visión simple y fácilmente entendible de la estructura de un negocio, desglosando la jerarquía de roles y las responsabilidades que tiene cada colaborador dentro de la empresa.
En este artículo, vamos a explorar lo relacionado con estos, así como los tipos que existen y cuál podría funcionar mejor en tu negocio.
¿Qué son los organigramas?
Los organigramas son herramientas visuales que representan la estructura de una empresa o institución, es decir, sirven para ilustrar las relaciones y roles de cada miembro dentro de la entidad, permitiendo una comprensión clara de cómo se lleva a cabo el trabajo.
Además, los diferentes tipos de organigramas pueden ayudar a identificar las áreas de mejora en la estructura y aclarar las líneas de responsabilidad y comunicación. Entre los más conocidos y destacados tenemos los siguientes:
Organigrama jerárquico
Este es quizás el tipo de organigrama más común y reconocible, y se caracteriza por su estructura de árbol, con el nivel más alto de liderazgo en la parte superior, seguido por los colaboradores directos a continuación, y así sucesivamente.
Cada colaborador tiene un superior directo, y las líneas de autoridad y responsabilidad son claras y directas. Por ejemplo, en una empresa, el CEO estaría en la parte superior, seguido por los vicepresidentes, gerentes, supervisores y colaboradores.
Organigrama matricial
Es ideal para organizaciones que operan en proyectos o equipos multifuncionales. Aquí los colaboradores pueden reportar a más de un jefe, generalmente, un gerente de proyecto y un gerente funcional.
Facilita la colaboración entre departamentos y la asignación eficiente de recursos. Un ejemplo podría ser una agencia de publicidad, donde un trabajador podría rendir cuentas tanto al director de cuentas como al director creativo.
Organigrama funcional
En este tipo de organigrama, los colaboradores están agrupados según su función o papel dentro de la empresa, y se trata del método común para organizar equipos de negocios grandes y en donde cada área tiene un rol funcional específico.
Por ejemplo, todos los ingenieros estarían agrupados juntos en este, lo mismo que todos los especialistas en marketing.
¿Para qué sirven los organigramas?
Los diferentes tipos de organigramas son esenciales para las operaciones de un negocio, y tienen diferentes objetivos que pueden potenciar el crecimiento de una empresa.
a) Toma de decisiones
Proporcionan una visión clara de la estructura de la organización, facilitando la toma de decisiones, ya que los líderes de la empresa pueden entender quién es responsable de qué.
Un ejemplo de ello, es que si se está considerando un cambio en el procedimiento de producción, el tipo de organigrama adecuado puede ayudar a identificar a las personas relevantes que necesitan estar involucradas en la decisión.
b) Planificación estratégica
Pueden ayudar a identificar brechas en la estructura, como funciones o roles que están sobrecargados o subrepresentados.
Esta información puede ser invaluable al planificar el crecimiento de la organización, ya que puede indicar dónde podrían necesitarse nuevos roles o departamentos.
c) Comunicación
Facilitan la comunicación interna al proporcionar una imagen clara de las líneas de comunicación y responsabilidad, ayudando a evitar la confusión y los malentendidos al asegurarse de que la información se dirija a las personas correctas.
Además, para las nuevas incorporaciones, el tipo de organigrama adecuado puede ser una herramienta invaluable para entender cómo encajan en la organización.
d) Gestión del cambio
Finalmente, puede ayudar a visualizar la nueva estructura de la organización, facilitando a los empleados el entendimiento de los cambios propuestos.
¿Cómo construir un organigrama?
Aunque elaborar un organigrama puede parecer una tarea complicada, una comprensión clara de la estructura puede marcar la diferencia en este proceso.
Aquí hay una guía paso a paso para crear un organigrama efectivo:
1. Identificar los roles
El primer paso para construir un organigrama es identificar los roles clave dentro de una organización.
Esto puede incluir roles de liderazgo como el CEO o el presidente, así como de gestión o de nivel de entrada.
2. Definir las relaciones
Una vez que hayas identificado los roles, el siguiente paso es definir las relaciones entre ellos. ¿Quién reporta a quién? ¿Quién tiene autoridad sobre quién? Las respuestas a estas preguntas te ayudarán a dibujar las líneas en su organigrama.
3. Elegir un formato
A continuación, debes elegir un formato para su organigrama, como pueden ser jerárquicos, matriciales o funcionales, siempre pensando en el que mejor se adapte a tu organización.
4. Dibujar el organigrama
Ahora que has identificado los roles y sus relaciones, y has elegido un formato, es hora de dibujar el organigrama.
Hay una variedad de herramientas disponibles para esto, desde software de dibujo hasta herramientas en línea específicas para crearlos.
5. Revisar y actualizar
Por último, pero no menos importante, es crucial revisar y actualizar regularmente el organigrama.
Las organizaciones cambian constantemente, y es importante que tu organigrama refleje estos cambios para seguir siendo útil y relevante.
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