Utilizar el diagnóstico organizacional, es el primer paso a realizar cuando se busca mejorar el funcionamiento de la comunicación interna y externa de una organización.
Conocer una forma de evaluar el desempeño de una organización nos ayudara a identificar y combatir los problemas que se puedan presentar, por ello si lo que buscas para tu empresa es sacarle el máximo sigue leyendo el siguiente artículo.
¿Qué es un diagnóstico organizacional?
El diagnóstico organizacional es una manera de evaluar la situación actual en la que se encuentra una empresa, un proyecto o un equipo, conociendo sus problemas, debilidades y oportunidades.
Una evaluación de este tipo, se realiza con el fin de definir las brechas de desempeño que se tienen en la empresa, saber cómo pueden influir al momento de alcanzar nuestros objetivos y darles pronta solución.
Para realizar este diagnóstico, se examinan los sistemas y prácticas de la comunicación de la organización en sus diferentes niveles, utilizando las herramientas necesarias de acuerdo a la profundidad de la investigación que se quiere realizar y de los recursos disponibles.
¿Para qué sirve el diagnóstico organizacional?
Al igual que en medicina, donde se realiza el diagnóstico para detectar aquellos padecimientos que pudieran afectar nuestra funcionalidad, el diagnóstico organizacional busca identificar las principales áreas de oportunidad que el departamento o empresa tengan y plantear soluciones capaces de resolverlas.
¿Por qué hacer un diagnóstico organizacional?
Siempre se requiere conocer la situación en la que se encuentra nuestra empresa internamente para superar las dificultades que se puedan presentar.
Todos los diagnósticos que se generan son diferentes, por ello deben realizarse de manera periódica para detectar las limitantes que se vayan desarrollando en cada etapa de su desarrollo.
¿Cuándo realizar un diagnóstico organizacional?
Las razones por las que se realizan diagnósticos diferenciales son diversas. A continuación te presento las más comunes pero no queda excluido a estas únicamente.
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Proceso natural de crecimiento, desarrollo o envejecimiento de la empresa
Cuando la organización presenta cambios empresariales que requieren intervención para el mejoramiento demandan información específica, por lo que se debe realizar un diagnóstico que nos facilite la comprensión de estos sucesos que requieren nuestra atención.
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Cambios organizacionales de recursos humanos y materiales
El cambio de recursos humanos y materiales es necesario para mantener la organización en su mayor esplendor, sin embargo, estos siempre van a presentar efectos los cuales debemos conocer en su totalidad para poder aprovechar y mantener nuestra utilidad.
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Problemas de calidad o productividad
El desempeño laboral, el ambiente de trabajo y el compromiso del equipo con la empresa influyen directamente sobre la calidad y productividad que se genera en la empresa. Cuando se detecta una baja o que no se alcanzan los objetivos establecidos es necesario realizar un análisis y potencializar las cualidades.
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Fusiones o cambio de dueño
Al momento de adquirir una empresa es necesario conocer a fondo las condiciones en las que se encuentra, para poder trabajar desde el principio en sus áreas de oportunidad y maximizar sus fortalezas.
¿Cómo se hace un diagnóstico organizacional?
Para saber cómo realizar una evaluación completa de tu organización debes seguir una serie de pasos que te van a indicar la situación en la que se encuentra tu empresa.
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Generación de información
Debes identificar la razón por la que estás realizando el diagnóstico y partir de ahí para comenzar a recolectar la información necesaria para realizar el análisis.
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Organización de la información
Una vez obtenida la información necesaria por medio de la metodología, técnica y procesos necesarios, debe comenzar a ordenar y dar un tratamiento correcto de los datos recolectados.
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Análisis de la información
Ya que se tienen todos los elementos necesarios para la evaluación, se comienzan a pensar en posibles soluciones del problema por el que atraviesa la empresa.
Tipos de diagnóstico organizacional
Existen cuatro tipos de diagnóstico organizacional: el diagnóstico cultural, específico, funcional e integral, los cuales tienen objetivos, metodología y herramientas propias, que van a resolver problemas particulares de la empresa.
Es fundamental que los objetivos que se persiguen sean totalmente claros, pues depende de ellos que se realice una gestión efectiva de los recursos, ya que en la mayoría de los casos estos son limitados y debe generar la mayor utilidad.
1. Diagnóstico organizacional cultural
El diagnóstico cultural es el análisis de comunicación interna que se realiza entre el personal de la empresa, es decir, son las acciones que buscan descubrir los valores y principios de una organización y la medida en que sus miembros los conocen y comparten.
Objetivo
- Evaluar el papel de la comunicación en la creación, mantenimiento y desarrollo de la cultura de una organización.
- Evaluar el contenido de las producciones comunicacionales y el significado que tiene para los miembros de la organización.
Para realizar un diagnóstico cultural es necesario determinar los valores y principios que tiene la organización, ya que entre mayor sea el número de categorías analizadas los resultados arrojados estarán más acertados.
Las categorías a analizar pueden ser de tipo: espirituales (ideología/filosofía), conductuales (comunicación verbal/no verbal), estructurales (normas/procedimientos) o materiales (instalaciones/mobiliarios).
Método
El diagnóstico cultural utiliza dos enfoques para ser realizado: el cualitativo (mide variables precisas para después compararlas) y el cuantitativo (análisis de datos). Cada uno con un método y técnicas diferentes.
Para realizar el diagnóstico diferencial con enfoque cualitativo, las técnicas que se utilizan son: la observación de conductas y comunicación de los miembros, entrevistas individuales, análisis de documentos históricos sobre la empresa, la discusión dirigida de grupos pequeños, la dramatización y técnicas proyectivas.
Del lado del enfoque cuantitativo, la técnica más utilizada es la encuesta, constituida por un cuestionario bien elaborado que busca por medio de preguntas cerradas obtener información orientada a la investigación.
2. Diagnóstico organizacional funcional
El diagnóstico funcional se utiliza para conocer las estructuras y prácticas formales e informales de la comunicación, la satisfacción del personal, su influencia en la producción, el mantenimiento de la organización y su innovación.
El diagnóstico funcional permite establecer los factores incidentes en la comunicación organizacional que afectan a la organización entre los trabajadores de los diversos ámbitos productivos y sociales.
Este tipo de diagnóstico permite, mediante el uso de cuestionarios, entrevistas, sistematización de experiencias y análisis grupal, establecer los mecanismos de comunicación generales de toda la organización.
Objetivos
- Evaluar la estructura interna, el sistema y los procesos de comunicación.
- Evaluar los procesos de comunicación, en el ambiente de trabajo, en la productividad de los procesos, el compromiso y el trabajo que se realiza en equipo.
- Evaluar el papel, eficiencia y necesidad de la tecnología en la comunicación.
Métodos
Los métodos usados son: la entrevista, el cuestionario, el análisis de las redes de comunicación, el análisis de experiencias, y el análisis de la difusión de la información.
3. Diagnóstico organizacional integral
El diagnóstico integral utiliza distintas variables para evaluar la empresa, con el se pierden conocer las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas por las que atraviesa.
Objetivo
El principal objetivo de este diagnóstico es realizar un análisis sobre las prácticas de la empresa y compararlas con las mejores a nivel mundial, esto con el fin de mejorar la productividad.
Métodos
Al ser un diagnóstico integral, requiere recopilar información de diferentes áreas, funciones y departamentos que integren la organización, así como el uso de varias técnicas como los cuestionarios. Sin embargo, su principal herramienta es la matriz FODA.
El análisis FODA sirve para estudiar la situación interna y externa de la empresa, analizando las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas.
4. Diagnóstico organizacional específico
Como su nombre lo indica, este tipo de diagnóstico evalúa procesos específicos de la empresa, como la gestión, producción o mercadeo de la empresa, por lo que sus objetivos y metodología dependen enteramente del proceso que se busque investigar, apoyándose de alguna técnica que se haya mencionado anteriormente.
Importancia del diagnóstico
Al realizar un análisis exhaustivo sobre la situación por la que atraviesa la empresa es más fácil reconocer aquellos focos rojos en los que debemos poner atención y encontrar alternativas que nos ayuden a solucionar los problemas o encontrar áreas de oportunidad donde podemos mejorar y aumentar la calidad que ofrecemos.
Ventajas del diagnóstico organizacional
Realizar una evaluación de la empresa presenta varias ventajas, en las que se encuentran:
La principal ventaja de la implementación de un diagnóstico organizacional es que se despierta el espíritu grupal pues:
- Se despierta un espíritu grupal y se vuelve más participativo.
- Mejora el compromiso organizacional e incrementa la consistencia del comportamiento del empleado
- Se da una estructura lógica y pertinente a la problemática.
- Es un método muy eficiente con relación al tiempo para detectar los problemas internos.
- Permite conocer la estructura de la empresa, sus procesos internos y por cual debemos iniciar para lograr una mejora inmediata.
- Proporciona la información para establecer una planeación inicial, hasta que la empresa reestructure sus objetivos en busca de nuevas metas.
¿Cómo hacer que un diagnóstico organizacional sea exitoso?
El éxito del diagnóstico dependerá en gran medida de la cooperación y buena relación que puedan generar el experto que va realizar el estudio y la persona que requiere el diagnóstico, pues es un constante trabajo en equipo. Para considerar que el diagnóstico organizacional fue exitoso se debe tomar en cuenta que:
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Intención de cambio
La persona que requiere el diagnóstico debe tener la intención de generar un cambio en su estructura o cualquiera que lo requiera, de lo contrario se puede generar un conflicto de intereses.
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Facilidad de acceso
La recolección de información necesaria para realizar el estudio es fundamental, por lo que facilitar el acceso a ella y tener la disposición de promocionarla es fundamental para realizar la evaluación.
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Confidencialidad
Es necesario que la información recolectada por el experto sea tratada de manera confidencial, es decir, entregar los resultados y las recomendaciones para la resolución de los problemas que se encontraron sin mencionar a sus fuentes.
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Retroalimentación de resultados
Se debe generar una retroalimentación sobre los resultados obtenidos del diagnóstico con la finalidad de encontrar una solución efectiva de los problemas.
En pocas palabras, se puede decir que el diagnóstico organizacional se utiliza para describir el desarrollo de una empresa, se evalúan aspectos relevantes, se establecen objetivos y se implementan las soluciones propuestas para obtener las mejores utilidades.
Ya que estás informado sobre el tema del diagnóstico organizacional, te invitamos a que conozcas más sobre el tema, si planeas realizar uno para tu empresa, proyecto o equipo. De igual manera, contamos con especialistas en el tema que te auxiliarán o realizarán el proceso.
