Una excelente forma de mejorar los recursos y las finanzas de una empresa es contar con un control de inventarios que permita claridad y facilidad al momento de gestionar los recursos que existen dentro del almacén de un negocio, así como para conocer el costo de los mismos y el flujo que tienen dentro de las actividades laborales.
Para comenzar veremos la definición de control de inventarios, así como los implementos y sistemas que existen para mejorar la eficiencia de los mismos, en este artículo abordaremos de forma clara todo lo relacionado con esta importante gestión.
¿Qué es un control de inventarios?
El control de inventarios consiste en el proceso de monitoreo y gestión del flujo de mercancías y productos almacenados en un negocio.
El objetivo principal del control de inventarios es asegurar que una empresa tenga la cantidad adecuada de productos terminados disponibles para satisfacer la demanda de sus clientes, al mismo tiempo que pueda saber los puntos de reorden y así minimizar los costos de almacenamiento y maximizar la eficiencia en la gestión de inventario.
Asimismo, este tipo de sistema supone un seguimiento constante de los niveles de inventario para tomar decisiones en cuanto a la planificación de las compras y la gestión de las entregas de productos.
También puede involucrar el uso de un software de control de inventarios, tecnologías de seguimiento y monitoreo, como códigos de barras y software especializado en sistemas de gestión de inventarios automatizados.
El control de inventarios es importante porque ayuda a una empresa a mantener un flujo de caja constante, evitar la obsolescencia de productos, reducir costos y mejorar la eficiencia en cada uno de los procesos.
Otro de los puntos a señalar es que contar con esta gestión de inventario permite tener claridad y transparencia en el total de productos almacenados, por lo que reduce al máximo la posibilidad de fraudes o robo, pues se muestra lo que en realidad se tiene.
Tipos de sistemas de control de inventarios
El control de inventarios puede desarrollarse de diferentes modos. En general, podemos hablar de tres grandes sistemas que permiten la gestión de los productos almacenados, y cada uno de estos tiene sus ventajas y desventajas, por lo que se debe elegir el que mejor se adapte a las necesidades de un negocio.
1. Sistema de inventario global
Un primer sistema de control de inventarios es el global, que tiene como característica principal incluir en una misma cuenta cada una de las operaciones del inventario.
Se trata de una forma sencilla para comenzar a inventariar productos en un almacén si no se cuenta con mucha experiencia en este rubro.
Este sistema de inventario reúne varios elementos a registrar en un mismo lugar, por lo que abarca todo el almacén y las tareas que tienen que ver con las mismas, como pueden ser las siguientes.
- Situación de partida de las mercancías
- Compras
- Ventas de mercancías
- Devoluciones
- Gastos de compra
El sistema de control de inventarios global tiene la desventaja de que al ser todo centralizado en una misma cuenta, rara vez se tienen desgloses que especifican cada uno de los productos y sus operaciones, por lo que es un mapa general de un inventario, que exige además contar con uno físico, lo que supone un esfuerzo doble; sin embargo, para comenzar puede ser una excelente opción.
2. Sistema de inventario analítico
En segundo lugar, se encuentra el sistema de inventario analítico, que tiene el objetivo de brindar el total del valor de todos los elementos que se incluyen en las operaciones.
Lo anterior exige que se abra una cuenta específica para cada uno de los elementos que se tienen registrados en el inventario.
Este sistema tiene ventajas que permiten a una empresa conocer el valor de cada cuenta, así como los movimientos financieros que se gestan y representan pérdidas y ganancias.
Entre los elementos que toma en cuenta se encuentran:
- Cuenta de inventarios
- Cuenta de compras
- Gastos de compras
- Cuenta de devoluciones
- Cuenta de rebajas sobre compras
Al igual que ocurre con la anterior, requiere un inventario periódico físico para conocer la cantidad de productos que se tienen en el almacén, ya que se conocen valores de los mismos, pero no el número de bienes, por lo que el esfuerzo sigue siendo doble.
3. Sistema de inventario perpetuo
En tercer lugar, se encuentra el sistema de inventario perpetuo, que es uno de los más complejos de llevar a cabo pero el más efectivo para tener un control del inventario en tiempo real de la existencia de los productos que componen un almacén.
Este sistema permite que una empresa conozca cuánto se ha vendido, el total de las ganancias o pérdidas y el valor final de todo el inventario, ya que tiene la característica de incluir todos los movimientos para tomar mejores decisiones financieras con respecto a un próximo movimiento.
Debido a la importancia y eficiencia de este sistema de inventarios, se ha implementado poco a poco con mayor impacto gracias al desarrollo de las nuevas tecnologías y del Big Data.
Al ser exacto, permite mayor claridad en todos los aspectos, pero la desventaja es que se requiere una persona especializada en esta herramienta para poder llevar un registro completo.
4. Otros sistemas de inventario
Además de estos tres grandes grupos, existen otros métodos para la elaboración de un control de inventarios. Algunos de ellos son:
- Método ABC
- Método PEPS
- Método EOQ
- Método UEPS
- Conteo cíclico
- Método del precio ponderado
¿Cómo implementar un control de inventarios?
Implementar un control de inventarios en una empresa puede ayudar a optimizar la gestión de inventario, reducir costos y mejorar la eficiencia en la cadena de suministro, y es muy sencillo comenzar con la implementación de estos.
a) Conteo inicial de inventario
Antes de implementar un control de inventarios, es importante tener una idea clara de la cantidad de existencias que tiene la empresa en el momento actual.
Esto implica realizar un recuento físico de todos los productos y mercancías que se encuentran en el inventario.
b) Establecer un sistema de clasificación
Una vez que se ha realizado un recuento inicial, es importante establecer un sistema de clasificación que permita a los empleados identificar y etiquetar los productos de manera consistente.
Esto puede incluir el uso de códigos de barras, números de serie o etiquetas para identificar los productos.
c) Establecer niveles de inventario mínimo y máximo
Con el fin de mantener un nivel óptimo de inventario, es importante establecer niveles de inventario mínimo y máximo para cada producto.
Los niveles de inventario mínimo y máximo deben basarse en la demanda de los productos, el tiempo de espera del proveedor y otros factores relevantes.
d) Sistema de seguimiento de inventario
Para mantener un control efectivo del inventario, es importante implementar un sistema de seguimiento de inventario que permita a los empleados registrar el movimiento de los productos, incluyendo las compras, las devoluciones y las ventas.
e) Capacitación de empleados
Una vez que se ha implementado un sistema de control de inventarios, es importante capacitar a los empleados para que comprendan cómo funciona el sistema y cómo deben registrarse las transacciones de inventario.
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