La contabilidad electrónica es una obligación de tipo fiscal que se debe cumplir en el caso de algunos contribuyentes, sean personas físicas o personas morales. Como su nombre lo indica, se trata de un trámite que se debe llevar a cabo de manera digital a través de un archivo XML.
A partir del 6 de enero de 2017, la contabilidad electrónica actualizó su versión, y pasó de la 1.1 a la 1.3, de acuerdo con lo referido en el anexo 24 del Diario Oficial de la Federación (DOF), sobre la Contabilidad en Medios Electrónicos.
Cambios en la contabilidad electrónica 1.3
Desde inicios de 2017, el DOF publicó en el portal del Servicio de Administración Tributaria (SAT) una modificación de la norma que regulaba con anterioridad lo referente a la contabilidad electrónica, que modifica principalmente la versión de los archivos de la misma.
Los cambios en contabilidad electrónica 1.1 a 1.3 se relacionan con la forma en que se mandan los archivos digitales para su correspondiente revisión, así como la integración de algunas transformaciones del apartado de catálogo de cuentas.
Archivos XML de pólizas
Con la actualización a la versión 1.3, la contabilidad electrónica exige la captura obligatoria del apartado ‘Método de pago’ para llevar a cabo las pólizas de egresos, ya que se debe identificar si el cobro fue realizado mediante cheque, transferencia u otro método de pago.
Catálogo de cuentas
Otro de los cambios más importantes es que se agregó una modificación al apartado ‘Naturaleza de las cuentas’, en donde se tiene que indicar que existen cuentas de activo, pasivo y capital, de tipo deudoras o acreedoras.
Es importante referir que, con la entrada en vigor de la actualización de contabilidad electrónica, ya no se pueden enviar archivos que no contengan el formato 1.3, por lo que se debe hacer el cambio pertinente si se tiene la versión 1.1.
Archivos de contabilidad electrónica
Recuerda que el archivo XML que debes compartir con el SAT para informar sobre la contabilidad electrónica requiere una serie de documentos:
Balanza Mensual
Se trata del documento en donde se registran todas las operaciones de las cuentas activas, pasivas y de capital. También es conocida como balanza de comprobación y se requiere de una cada mes, además de una adicional por el cierre del año fiscal, dando un total de 13 cada año.
Catálogo de cuentas
Este documento de contabilidad electrónica contiene la información de todos los activos, pasivos, ingresos, gastos, capital y cuentas de orden, es decir, todo lo relacionado con la contabilidad de un ente económico.
Pólizas contables
Este documento tiene uno de los principales cambios en la versión de contabilidad electrónica, y aquí debe venir la forma en que se extinguieron las obligaciones (forma de pago), tanto en la entrada de dinero, como en la salida del mismo.
Además, las pólizas contables registran todas las operaciones contables desarrolladas por una persona o empresa. Estas deben ser enviadas en caso de que el SAT lo solicite.
Auxiliar de cuentas
Este documento contiene el detalle de cada una de las cuentas o subcuentas en donde se registra un resumen de lo ocurrido con los movimientos financieros de todo tipo: pasivo, capital, activo, de ingresos, gastos y costos dentro de un periodo.
Auxiliar de folios
Este documento de contabilidad electrónica permite la identificación y vinculación de los folios fiscales de los comprobantes, que pueden incluir información tanto nacional como internacional, y que tienen relación con los comprobantes y métodos de pagos.
Se trata de un reporte opcional para las personas físicas o morales, por lo que debe presentarse solo en caso necesario.
¿Quiénes deben presentar la contabilidad electrónica?
La contabilidad electrónica no es un proceso que deben llevar a cabo todas las personas u organizaciones, por lo que es importante conocer quiénes son las entidades económicas que tienen que estar atentas para mandar la información requerida por el SAT en tiempo y forma.
En líneas generales, las personas físicas y personas morales tienen el compromiso fiscal de realizar este trámite, y los casos pueden ser los siguientes.
Personas físicas
Las personas físicas que deben llevar a cabo la contabilidad electrónica son aquellas que cuenten con actividad empresarial, que perciban ingresos de trabajos profesionales superiores a los 2 millones de pesos o en el caso de arrendamiento.
En este caso, las personas físicas que no tienen la obligación de presentar la contabilidad electrónica son las asalariadas, las que perciban ingresos por concursos, y las que no tengan un ingreso por trabajo profesional por más de 2 millones de pesos.
Personas morales
Todas las personas morales tienen la obligación fiscal ante el SAT de presentar la contabilidad electrónica mes con mes, a excepción de asociaciones que perciban ingresos por parte de donaciones que no excedan los 2 millones de pesos.
Asimismo, deben hacerlo las personas morales que se encuentren inscritas en el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF) y que lleven a cabo el registro de sus operaciones en la aplicación Mis Cuentas que brinda el SAT.
Datos sobre la contabilidad electrónica a tomar en cuenta
Como hemos referido, este proceso fiscal es de suma importancia, por lo que no debes pasarlo por alto, ya que existen también multas en caso de que no se realice.
Te compartimos información sobre la contabilidad electrónica para que no ocurra esto.
Envío de contabilidad electrónica
El archivo más importante en este proceso fiscal es la Balanza de cuentas, ya que se hace de forma mensual.
El tiempo con el que se cuenta varía entre la persona física y la moral. La primera tiene los 5 primeros días del segundo mes posterior, mientras que la persona moral cuenta con solo 3 días del segundo mes posterior.
En el caso del catálogo de cuentas, solo debe mandarse una vez junto con la balanza de cuentas, y se tendrá que volver a enviar solo en caso de que exista algún ajuste al archivo.
Aunque en algunos casos el Servicio de Administración Tributaria puede conceder prórrogas para la entrega correspondiente de la contabilidad electrónica, lo mejor es que realices este proceso en tiempo y forma.
Elementos necesarios para el envío de la contabilidad electrónica
Los archivos que se compartan sobre este proceso fiscal deben tener el formato XML, ya que desde la entrada de la versión 1.3 no se admiten otro tipo de extensiones.
Además, debes contar con tu e.firma, lo que antes se conocía como firma electrónica, que no es otra cosa más que el conjunto de datos que identifican a un ente económico para llevar a cabo procesos en el Servicio de Administración Tributaria.
Finalmente, debes contar con un registro en el SAT para tener activa la función de Buzón Tributario, que te permitirá llevar a cabo las operaciones fiscales correspondientes.
Contabilidad Electrónica 1.3
Recuerda que a partir de octubre de 2017, con la actualización del Diario Oficial de la Federación al anexo de contabilidad electrónica, todo debe hacerse siguiendo los lineamientos que hemos descrito.
Sanciones y multas
Si una persona física o moral debe presentar su contabilidad electrónica y no la lleva a cabo, se generará una sanción por parte de la autoridad fiscal correspondiente, ya que la información no debe mandarse fuera del plazo establecido, o en casos particulares, si no se ha dado razón del retraso en la entrega.
Otra de las sanciones que pueden ocurrir es que se lleve a cabo la auditoría de las cuentas y se perciban irregularidades en la declaración de las mismas (comprobantes emitidos, comprobantes recibidos, información de terceros y declaraciones presentadas por el contribuyente), lo que generaría una multa del 20 por ciento de las contribuciones obtenidas.
Las multas pueden variar y son específicas según el caso que se vea sancionado, pero el estimado que puedes llegar a pagar si tienes algún problema con la contabilidad electrónica va desde los 300 pesos hasta los 12 mil pesos, por ello, ¡no olvides tener todo en tiempo y forma!
¡No olvides realizar tu contabilidad electrónica!
Ahora que ya sabes lo que involucra la contabilidad electrónica 1.3, es importante que trabajes en este proceso fiscal si es necesario, ya que llevar un buen manejo de cuentas siempre supondrá finanzas sanas para cualquier ente económico.
Recuerda que si tienes dudas sobre procesos fiscales, puedes acercarte para tomar uno de los cursos que ofrecemos para convertirte en un experto en la materia.
Precisamente contamos con uno sobre la contabilidad electrónica, así que no lo pienses más y crece de manera financiera.
