Entender la contabilidad no es tarea fácil, pero eso no quiere decir que no se pueda cumplir el objetivo. Para esto, existen muchos cursos y diplomados, que están pensados para gente que no es especialista en la materia, y cuya meta es que puedan comprender los conceptos básicos, reconocer su importancia y aplicarlos.
Por esta razón, quisimos crear este contenido de contabilidad para no contadores. Así podrás conocer la importancia de este tema y descubrirás que no es tan complejo como parece.
¿Qué es la contabilidad y por qué es importante para los no contadores?
La contabilidad es una técnica que sirve para tener un buen control y registro de todas las operaciones que una empresa o una persona realiza y el objetivo principal es determinar qué tan rentable es el negocio que se tiene.
En este sentido, es importante para los no contadores porque la contabilidad es el lenguaje de los negocios, es decir, nos ayuda a ver si un proyecto es realmente es viable, sano, si crece, etc.
Brinda mucha información que es crucial para la toma de decisiones y saber hacia dónde encaminar las acciones para mejorar resultados o mantenerlos.
Diferencia entre contabilidad financiera y administrativa
La contabilidad financiera nos sirve para evaluar si un negocio está siendo rentable. Ahí se pueden ver varios indicadores clave para el mantenimiento de una empresa, como márgenes de utilidad, la rotación de las cuentas por cobrar, la rotación de inventarios, etc.
Por otro lado, la contabilidad administrativa se enfoca a la parte de reportes. Esto es, cómo le informamos a los dueños o directivos de una organización cómo va un departamento o área específicos: reporte de ventas, cuentas por cobrar, etc.
Postulados básicos de contabilidad
Dentro del mundo de la contabilidad, existen 8 postulados básicos que debemos conocer, pues son la base:
- Sustancia económica: reconocer la esencia de las operaciones que se realizan.
- Entidad económica: se hace la diferencia entre dueños y empresas.
- Negocio en marcha: se debe entender que un negocio se pone en marcha de forma indefinida, pero se debe ir evaluando su crecimiento de forma periódica.
- Devengación contable: se relaciona con las operaciones que se realizan.
- Asociación de costos y gastos con ingresos: se relaciona con el hecho de que, si se tiene un ingreso, necesariamente representa un costo para poder obtener ese beneficio.
- Valuación: se debe verificar que todo esté registrado en los valores que son de mercado.
- Dualidad económica: los nichos contables y la consistencia que se tiene que registrar.
- Consistencia: se debe mantener un mismo tratamiento contable a lo largo de las operaciones.
Importancia de la contabilidad
La contabilidad es esencial para todas las personas, particularmente porque ayuda en estos tres aspectos:
Toma de decisiones informadas
Proporciona información financiera precisa y adecuada para que las personas y empresas puedan tomar mejores decisiones, basadas en fundamentos.
Cumplimiento legal
Ayuda a cumplir con las obligaciones fiscales y regulatorias, evitando así multas y sanciones que pueden representar grandes pérdidas para las compañías no solo económicas, sino con impacto en su imagen y prestigio.
Recuerda que la contabilidad es de carácter obligatorio para todas aquellas personas que sean contribuyentes, sin importar si se trata de personas físicas (en RESICO o no), morales, personas físicas con actividades profesionales, o gente que esté bajo el régimen de arrendamiento, entre otros.
Tanto la Ley General de Sociedades Mercantiles, como el Código de Comercio y la Ley del Impuesto sobre la Renta establecen la obligación para personas y empresas de llevar la contabilidad y conservarla durante 10 años.
Control financiero
Permite monitorear ingresos y gastos, lo que es esencial para tener una gestión eficiente de cualquier negocio o presupuesto personal.
Conceptos básicos de contabilidad
A continuación, te explicamos algunos conceptos básicos de contabilidad para que puedas entenderlo en palabras sencillas y los comiences a identificar y aplicar en tu vida.
Activo
Activo es todo lo que la empresa o la persona tiene, por ejemplo: cuenta de banco, deudas de clientes, inventario, mobiliario, equipo de transporte, maquinaria, etc.
Pasivo
Es todo lo que debe la empresa: si se le adeuda a un proveedor, si se adquirió un préstamo, contratación de servicio que no ha sido cubierto, etc.
Patrimonio
El patrimonio es la diferencia entre el activo menos el pasivo. Es decir, lo que tengo menos lo que debo.
Es lo que queda para los propietarios después de pagar todas las deudas.
Ingresos
Son todos los recursos económicos que generamos a partir de actividades comerciales, como la venta de productos o servicios.
Gastos
Son los costos incurridos en la operación de un negocio o una persona; por ejemplo: el alquiler, los salarios y los suministros.
Auxiliares
Como su nombre lo indica, se trata de documentos que la contabilidad emite y es donde se registran todos las operaciones que se llevan a cabo en la empresa.
Ahí se pueden visualizar elementos como: estados de cuenta con proveedores, estado de cuenta con los clientes, las ventas realizadas, etc.
Proveen toda la información que se ha registrado en contabilidad en un periodo determinado.
Balanza de comprobación
Es el documento base en donde se concentran todos los movimientos que la organización ha realizado. Refleja los saldos que se tienen de cada una de las cuentas.
Por tanto, es la base para preparar los estados financieros, es decir, donde viene todo en detalle de las cuentas; por ejemplo, pasivo, activo, capital, etc.
Estados financieros esenciales
Otro aspecto importante de la contabilidad son los estados financieros esenciales, en los que destacan tres elementos:
Balance general
El balance general es un estado financiero que ayuda a determinar cuál es la situación económica que tiene una empresa.
Es aquí donde se ve el activo, el pasivo y el patrimonio para que se pueda saber si la compañía está en una buena posición financiera o no.
Se trata de un estado estático, que permite saber cómo está una empresa en un momento determinado.
Estado de resultados
A diferencia del balance, el estado de resultados es dinámico; cambia todos los días.
Aquí se ven elementos como: ingresos, costos en los que se ha incurrido, así como los gastos para poder determinar si estamos teniendo una ganancia o una pérdida.
Asimismo, es donde se pueden visualizar los impuestos que un negocio está pagando.
Esto es importante porque ahí podemos conocer el margen de utilidad tiene la empresa, si se está ganando o no, y en su caso, detectar en dónde podría estar el problema financiero.
Estado de flujo de efectivo
Detalla cómo se generan y emplean los flujos de efectivo en un periodo específico, mostrando las operaciones, inversiones y actividades de financiamiento.
Nos ayuda, por tanto, a saber cómo se mueve el dinero dentro de una empresa y la capacidad que tiene para generar, gastar y conservar el efectivo.
Estado de cambios en el capital contable
En este podemos ver los movimientos que los socios o dueños hacen: si se pagan dividendos, si se incrementa el capital o lo reducen, etc.
Todos estos estados deben tener características esenciales:
- Tienen que ser confiables, es decir, la información debe ser veraz y verificable.
- Tiene que haber relevancia en lo que se presenta.
- Tienen que ser comprensibles todos los datos.
- Tiene que ser comparable.
Registro contable
El registro es la base de la contabilidad. Es donde las personas realizan esta actividad, por lo que es importante tener cuidado para que toda la información sea correcta.
Se trata del proceso de documentar todas las transacciones económicas que se realizan, ya sean compras, ventas, pagos o ingresos. Esto se registra de manera cronológica y se clasifica en cuentas específicas dentro del sistema contable.
Tipos de registros contables
Existen diferentes tipos de registros contables, entre los que destacan:
- Diario general: en este libro se registran todas las transacciones en orden cronológico. Todos los movimientos deben incluir fecha, descripción y cuentas afectadas, así como los respectivos créditos y débitos.
- Libro mayor: agrupa todas las cuentas de una empresa y se registran los movimientos de cada cuenta.
- Registros auxiliares: son registros detallados de determinadas cuentas del libro mayor. Ayudan a mantener un mejor control de aspectos específicos.
Registro de transacciones financieras básicas
Las transacciones financieras básicas se registran con base en la documentación soporte.
Por ejemplo, si se realiza una compra, se necesita la factura del proveedor; si se hace una venta, se requiere la factura que se emite al cliente. En caso de créditos, se necesita el contrato, etc.
Toda la parte de banco, como entradas, cobros, pagos, recursos, se registra a partir de estados de cuenta. Siempre se requiere un documento que dé soporte y sustento al registro contable que se está haciendo.
ERP, mejor herramienta de contabilidad para no contadores
Actualmente, existen muchas herramientas y plataformas de contabilidad electrónica que pueden funcionar, dependiendo de las necesidades de cada persona.
La característica que la mayoría de ellas posee es que son sistemas totalmente automatizados hasta en un 90 o 95%.
Entre los más recomendados, están los llamados ERP, ya que no solo manejan la parte contable, sino también el control de las cuentas por cobrar, cuentas por pagar, saldos en banco, inventario, etc.
Por si fuera poco, se puede acceder a las funciones a cualquier hora, lo que es vital para cualquier empresa o negocio.
Errores más comunes y cómo evitarlos
No llevar un buen registro
Es importante llevar un registro completo y preciso de todas las transacciones financieras. De lo contrario, no podremos darle un seguimiento adecuado y, por tanto, no lograremos una contabilidad sana.
Por tanto, la información obtenida no nos servirá para evaluar si nuestro negocio va bien o no.
No separar las finanzas personales y empresariales
Muchas veces, los dueños de la empresa suelen pensar que pueden disponer de los recursos totales de su negocio en cualquier momento y esto es un error muy grave.
Se puede llegar a la descapitalización de la compañía y en peores escenarios, a la quiebra.
Por ello, es importante mantener siempre las cuentas separadas para las finanzas personales y del negocio para evitar confusiones.
Consejos finales para no contadores
Prepararse continuamente
Es importante estar al día en temas tan importantes como es la contabilidad, por lo que se recomienda tomar cursos o certificaciones para que, aun sin ser expertos, entiendan y conozcan los conceptos básicos de la materia.
Tener orden en la información
La contabilidad busca justamente generar un orden en los movimientos y la información, por lo que es fundamental tener un buen manejo.
Como usuarios, debemos ser conscientes de este orden para que todo se vaya registrando de la manera más adecuada.
Mantener la simplicidad
No hay que complicarse de forma innecesaria. Lo mejor es comenzar con lo básico y, conforme se vaya entendiendo mejor la contabilidad, explorar aspectos más avanzados.
Emplea herramientas y software que sean fáciles de usar y que se ajusten a tus necesidades.
¡Aprende de contabilidad y da estabilidad a tus proyectos!
La contabilidad no tiene que ser intimidante. Con una comprensión básica de los conceptos y herramientas clave, cualquiera puede manejar sus finanzas de manera efectiva.
Recuerda que la clave está en ser organizado, meticuloso y estar dispuesto a aprender. ¡No tengas miedo de adentrarte en el mundo de los números!
En Cofide, contamos con diferentes cursos y diplomados que son la base para que comiences este camino y puedas comprender desde lo más básico hasta lo más avanzado dentro del área de contabilidad.
¡Conoce las opciones y elige la que se ajuste a tus necesidades actuales!
