La contabilidad es imprescindible para todo negocio.

Se trata de un área que permite conocer la realidad económica de una empresa a través de informes y datos que registran su estado actual.

Contrario a lo que mucho creen, la contabilidad no se trata solo de un proceso rutinario de registrar, clasificar y resumir toda la información relacionada a las transacciones de una empresa, es mucho más que eso, es un pilar fundamental para el desarrollo de las organizaciones.

Los contadores, además de llevar el detalle de los ingresos y gastos una empresa, se encargan de analizar e interpretar los resultados económicos, buscando aplicar medidas y estrategias con la finalidad de mejorar sus flujos financieros, utilidades y procesos administrativos.

Actualmente, los nuevos avances de la tecnología han permitido el desarrollo de la e-contabilidad, una herramienta que optimiza el trabajo de los contadores y facilita a los gerentes la gestión y toma de decisiones en las empresas.

Por esto, resulta fundamental saber implementarlos correctamente de acuerdo con la administración tributaria que aplique según el giro y tamaño de una organización.

¿Qué es la e-contabilidad?

Hace algunos años, las tareas de contabilidad solían hacerse con papel y lápiz, donde todos los datos se iban registrando manualmente dentro de numerosas columnas que clasificaban cualquier transacción de la empresa y acumulando una gran cantidad de documentos relacionado a los movimientos de ventas y de compras.

Lo anterior era un proceso lento y poco eficiente.

En la era digital, la e-contabilidad se está transformando en la forma más efectiva y eficiente de realizar estas labores, y en un mercado cada vez más competitivo, es un factor que puede marcar la diferencia con la competencia.

Actualmente, existen diversos tipos de software que te ayudarán a mantener los registros financieros de tu negocio de forma precisa y confiable, sin importar si se trata de una gran compañía o un emprendimiento en desarrollo.

Algunos de los más conocidos son los sistemas diseñados para conciliaciones bancarias, sistemas para gestión de efectivo, para presupuestos y para preparación de impuestos, entre otros muchos que se encuentran a disposición.

¿Para qué sirven los sistemas de e-contabilidad?

Estos sistemas son estructuras digitales que automatizan la recolección, almacenamiento y disposición de la información relacionada a las actividades operacionales de una entidad.

Gracias a esto, la revisión manual de los registros contables, las interminables sesiones de cálculo y la acumulación de documentación quedan atrás.

Así, los contadores están viendo cómo la parte más engorrosa de sus tareas desaparece, liberando tiempo para enfocarse en el análisis e interpretación de los resultados, puesto que son profesionales muy preparados, que cuentan con el conocimiento necesario para emitir un juicio, que posteriormente ayudará a directivos y accionistas a tomar decisiones operativas y financieras de una empresa.

La nueva regulación mexicana

Actualmente, en México todas las personas morales y físicas que presenten actividad empresarial están obligadas a llevar su contabilidad a través de un sistema electrónico, que posteriormente enviará la información al Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Algunas de las modificaciones tecnológicas que han marcado el paso a los sistemas de e-contabilidad son:

  • Se incluyen reglas de validación para confirmar la congruencia de los datos aportados.
  • Se establecen 17 catálogos que ayudan a generar de forma más sencilla y dinámica el archivo XML.
  • Se debe incluir el Registro Federal de Contribuyentes del empleador y del trabajador para que el Proveedor Autorizado de Certificación lo verifique antes de timbrar el Comprobante Fiscal Digital por Internet.

Lo anterior, ha sido un cambio en la regulación muy complejo, significando un mayor esfuerzo y trabajo por parte de las empresas, y la necesidad de actualizar sus sistemas contables de forma constante.

Algunos beneficios de la e-contabilidad

Las empresas que han dado este importante paso, y han incorporado este tipo de herramientas, están recibiendo varios beneficios. Algunos de estos son:

1. Los resultados arrojados por un sistema de e-contabilidad permiten entender la situación financiera de una empresa y conocer los flujos de dinero que entran o salen, para saber cómo se está comportando el negocio y si está generando las utilidades esperadas. Estos resultados se pueden consultar fácilmente y en todo momento gracias a la comodidad que ofrece una plataforma digital.

2. Un sistema de contabilidad permite conocer el origen de los fondos que inyectan al negocio, y al mismo tiempo muestra en qué se invierten esos recursos.

3. La e-contabilidad es posible de utilizar para conocer los resultados de cada una de las unidades dentro de un negocio. Así puedes controlar y administrar con mucha más precisión lo que sucede en la empresa y medir el cumplimiento de metas. Todo de manera fácil y rápida.

4. Una empresa que utilice este tipo de sistemas gana credibilidad frente a los proveedores, inversionistas o compradores, porque demuestra que controla adecuadamente todas sus transacciones y eso es un factor que da confianza.

Al conocer la situación financiera de tu compañía será posible tomar las decisiones adecuadas para mejorar y hacer crecer el negocio.

El trabajo conjunto de contadores y contribuyentes

La eficacia de un sistema de e-contabilidad depende de una correcta implementación dentro de la empresa. Esto se debe hacer tomando en cuenta los objetivos de la organización y los procedimientos que integran el funcionamiento de ésta.

Por eso, el trabajo en conjunto entre contadores y contribuyentes es fundamental.

Lo anterior, no significa que los gerentes deban comenzar a hacerse cargo de estas tareas, para eso existen profesionales preparados específicamente para esa labor.

Es más, la puesta en marcha de estos sistemas requiere de un contador para que sea exitosa.

Hoy en día, los sistemas de e-contabilidad son muy necesarios para cualquier compañía, sin embargo, el éxito o el fracaso de su implementación depende mucho del trabajo conjunto entre contribuyentes y contadores, de manera que el acompañamiento de estos profesionales resulta clave.

En la era de la e-contabilidad, el contador toma un rol muy importante.

Este tipo de software se encarga del registro, clasificación y cálculo de distintas variables del negocio, haciendo más fácil de gestionar la carga de trabajo para el contador y mejorando su capacidad para interpretar datos de manera eficiente y efectiva, convirtiéndolo en un asesor de mucha confiabilidad para cualquier tipo de empresa.

Un buen gerente siempre va a querer estar atento a todos los procesos de su empresa, pero para eso existe la división de labores.

Sabemos que todos podemos usar las herramientas tecnológicas disponibles, pero solo los contadores tienen el conocimiento necesario para interpretar correctamente los resultados y validar la confiabilidad de la información.

Este profesional, también puede ayudar a la elección de un sistema de contabilidad apropiado según las características de una empresa o negocio. Este, debería permitir la integración de la información de todas las áreas de la empresa y cumplir con todos los requerimientos establecidos por el Servicio de Administración Tributaria.

Como ves, saber exactamente el resultado de tus negocios, los márgenes de ganancias que estás obteniendo, los costos fijos de la organización y sus utilidades, son valiosos datos que ayudarán al desarrollo de una organización.

Gracias a las nuevas tecnologías y a la e-contabilidad, hoy es posible conocer de manera rápida, segura, confiable y precisa, toda la información financiera de una empresa, lo que repercutirá en una mayor productividad y un mejor aprovechamiento de sus recursos.