Auditoría interna: guía de procesos y mejores prácticas

La auditoría interna es una práctica fundamental para mantener controles internos y una buena gestión de riesgos dentro de una empresa. 

Sin embargo, se tiene que realizar adecuadamente para que aporte un valor significativo. Por ello, en este artículo te ofrecemos un guía sobre las distintas fases y las mejores prácticas para llevarla a cabo exitosamente.

¿Qué es una auditoría interna?

La auditoría interna es un proceso de evaluación que se realiza dentro de una empresa para analizar cómo funcionan sus operaciones. El objetivo principal es garantizar que todas las áreas cumplan con sus políticas y objetivos.

Es importante porque no solo se trata de revisar si se está haciendo algo mal, sino de hallar oportunidades para mejorar.

A través de la auditoría interna, es más sencillo identificar posibles errores antes de que crezcan, mitigar riesgos y garantizar cumplimiento legal. 

Asimismo, son una buena manera de promover transparencia y confianza, dentro y fuera de la organización. 

¿Qué tipos de auditoría interna hay?

Existen diferentes tipos de auditorías internas, según el enfoque y los objetivos o necesidades de la compañía. Te compartimos los principales:

1. Auditoría financiera

Consiste en revisar los registros contables, flujos de ingresos y egresos, activos, pasivos y todo lo que tenga que ver con la salud financiera de la empresa.

El fin es verificar que los procesos se llevan a cabo conforme a las políticas internas y tener la capacidad de detectar posibles errores o desviaciones. 

2. Auditoría operativa

Analiza la eficiencia y eficacia de los procesos internos de la compañía.

Se trata de buscar oportunidades de mejora dentro de las actividades del día a día para poder reducir costos, tiempos o recursos sin afectar la calidad.

3. Auditoría de cumplimiento

El principal objetivo de este tipo de auditoría interna es evaluar si la organización actúa de acuerdo con las leyes, normas y reglamentos aplicables al sector.

Es especialmente relevante en sectores regulados, como el financiero, alimentos, energía o salud. 

4. Auditoría de tecnologías de la información (TI)

Consiste en evaluar los sistemas tecnológicos que emplean dentro de la compañía, incluidos los de seguridad informática, gestión de datos, software, infraestructura, etc.

Este tipo de auditoría interna es clave dentro de un entorno digital, en el que los ciberataques y la pérdida de datos son un riesgo constante. 

5. Auditoría de recursos humanos

Se centran en evaluar la gestión del personal de una empresa, el cumplimiento de las leyes laborales y las políticas de contratación de empleados.

Así las organizaciones garantizan que cumplen con lo requerido y evitan malentendidos o problemas. 

Vamos a sintetizar la información en la siguiente tabla:

¿Cuáles son los beneficios de una auditoría interna?

La auditoría interna, además de ser un mecanismo de control, es una herramienta estratégica que aporta múltiples ventajas a las empresas. Entre las más importantes están:

1. Evaluación y optimización de controles internos

Permite identificar áreas de mejora en los procesos internos, ayudando a simplificar tareas, eliminar repeticiones o redundancias, mejorar la eficiencia y potenciar los resultados.

Gracias a esto, es posible aumentar la productividad y disminuir los costos operativos. 

2. Cumplimiento normativo

Garantizar que la empresa opere conforme a la ley y las regulaciones aplicables es uno de los grandes beneficios de la auditoría interna.

Esto no solo evita sanciones legales, sino que ayuda a mejorar la percepción que se tiene de una organización.

3. Protección de los activos

Mediante la revisión e implementación de mejoras dentro de los controles internos, es posible proteger los recursos financieros, materiales e intangibles, de la organización, minimizando los riesgos como pérdidas por fraude o una mala gestión.

4. Gestión de riesgo

Al evaluar los riesgos y su gestión, la auditoría interna fomenta una cultura de responsabilidad y prevención en los diferentes niveles de la organización.

Gracias a esto, se promueve una mejor participación de los colaboradores para identificar y mitigar riesgos.

5. Mejora la transparencia y confianza

Implementar las auditorías internas de manera periódica ayuda a tener reportes actualizados y detallados, lo que incrementa la transparencia dentro de las operaciones.

Esto ayuda a reforzar la confianza con accionistas, socios y clientes de la empresa.

¿En qué áreas tiene un impacto más significativo la auditoría interna?

De acuerdo con un estudio realizado por la Fundación de Auditoría Interna, este proceso tiene un impacto aún más importante en las siguientes áreas:

¿Cuáles son las 5 etapas de una auditoría interna?

La auditoría interna va a depender siempre de la empresa que quiera realizarla, pero hay pasos que son comunes en todas ellas:

1. Planificación

En este etapa, el auditor interno tiene que determinar los siguientes aspectos:

• Cronograma: armar el calendario de acción, que incluya las fechas de inicio, la estructura, la secuencia y los plazos límite para realizar las tareas, así como las fechas de terminación y presentación.

• Alcance: se refiere al área específica que se auditará.

• Responsables: cada líder de departamento tiene que designar a una persona de su área que colabore con el auditor interno.

• Información necesaria: es todo lo que se necesita en cuanto a datos para realizar una auditoría efectiva.

• Objetivo: definir qué se quiere conseguir y cómo se emplearán los resultados para realizar cambios. 

2. Notificación

En esta fase, se debe notificar a los departamentos sobre toda la información que sea relevante para facilitar la recopilación de documentos y materiales para que el proceso sea exitoso.

Mantener al tanto a todos los colaboradores, sin importar si están involucrados o no, ayuda a comprender el valor que tienen las auditorías y los beneficios que brindan a toda la empresa.

3. Ejecución

Se trata de la fase operativa, es decir, donde se llevan a cabo las tareas establecidas en la etapa de planificación.

Aquí se suelen realizar entrevistas, solicitar documentos, revisar reportes y observar procesos en acción que ayuden a validar si lo que se documentó corresponde con la realidad.

En esta etapa se tienen que detectar hallazgos, es decir, situaciones que podrían ocasionar desviaciones o áreas de mejora, por lo que es importante mantener un enfoque objetivo y constructivo, cuyo objetivo sea mejorar los procesos y no castigar los errores. 

4. Registro y análisis

Cuando se ha finalizado la fase de ejecución, se debe optar por registrar y analizar los datos obtenidos.

Este paso es muy importante para darle solidez al proceso de la auditoría interna, ya que cada hallazgo tiene que estar sustentado por evidencia, como documentos, entrevistas, datos duros, capturas, etc.

El análisis posterior se debe centrar en evaluar esa información en función de los criterios establecidos previamente. Aquí se determina si los procesos están funcionando adecuadamente, si los riesgos están controlados y si los hallazgos realmente representan un impacto para la organización.

Este paso actúa como puente entre la observación directa y la elaboración del informe, asegurando que todo lo reportado tenga una base sólida y un enfoque profesional.

5. Seguimiento

El último paso, y quizás el más importante, es verificar que las recomendaciones se implementen y ejecuten adecuadamente.

En esta fase, es esencial medir la efectividad del plan de mejora propuesto y realizar las modificaciones correspondientes.

¿Cómo prepararte antes de una auditoría interna?

Antes de realizar una auditoría, la empresa se debe preparar adecuadamente para llevar a cabo un proceso eficiente y sin complicaciones.

Te compartimos algunas estrategias clave que te ayudarán:

1. Revisa los procesos internos

Días antes de la auditoría interna, es importante que se revisen todos los procesos internos en tu organización. Asegúrate de que cada área tenga sus procesos documentados y actualizados, por ejemplo, sobre políticas de operación, controles de calidad, etc. 

2. Asegúrate de que los colaboradores estén listos

La auditoría interna es responsabilidad de toda la empresa y todos los colaboradores. Cada uno sabe su papel durante el proceso, por lo que debe contribuir con lo correspondiente.

Para ello, organiza reuniones periódicas previas con cada equipo para explicar lo que esperas de ellos y cómo pueden prepararse para esta tarea tan importante. 

3. Reúne y organiza la documentación necesaria 

Uno de los puntos más críticos de la auditoría interna es contar con los documentos necesarios y organizados.

Aquí entran: informes financieros, manuales de políticas internas, registros de actividades, reportes, etc.

Tener todo ordenado y accesible reduce el tiempo que se dedica a la búsqueda y revisión, evitando retrasos. 

4. Realiza una evaluación de riesgos

Evaluar los posibles riesgos es clave dentro de una auditoría, porque es posible adelantarte a posibles observaciones del auditor y corregir lo debido dentro de los procesos.

Puedes reunir a los equipos para realizar un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas). Así puedes enfocar los esfuerzos en las áreas que podrían representar un mayor riesgo durante este proceso. 

¿Cuáles son las mejores prácticas durante una auditoría interna?

En el momento en que se realiza la auditoría interna, hay algunas prácticas que son esenciales y que pueden ayudar a las empresas a garantizar que todo ocurra de la mejor manera y obtener los resultados deseados.

1. Mantén una comunicación abierta con el auditor

La comunicación es fundamental durante la auditoría interna. 

Es muy importante que se mantenga un diálogo abierto y respetuoso para que, en caso de haber dudas o preguntas, se realicen y contesten de la mejor manera.

Esto, además de facilitar el proceso, ayudará a construir una relación de confianza.

2. Opta por una actitud colaborativa

La auditoría interna no es un momento para encontrar culpables o señalar errores, sino que es mejor adoptar una actitud positiva y colaborativa.

Lo mejor es estar abierto a las observaciones y comentarios del auditor para, en conjunto, buscar mejoras que beneficien a la organización.

3. Toma notas durante la auditoría

Las auditorías suelen ser pesadas en cuanto a información, por lo que puede ser difícil llevar un registro de todo solo en la memoria.

Lo recomendable es que tomes notas durante las reuniones  entrevistas para que, posteriormente, se puedan tomar en cuenta esas observaciones y se implementen cambios.

4. Establece un punto de contacto

Designa a alguien como punto de contacto principal para el auditor.

Esta persona tiene que ser responsable de coordinar la comunicación, facilitar el acceso a la documentación necesaria y responder cualquier duda o pregunta que surja.

Gracias a ello, habrá menos confusiones y se garantiza que se cuente con los documentos vitales para realizar la auditoría interna de manera fluida. 

5. Da seguimiento postauditoría

Cuando finalice la auditoría interna, es muy importante que se le dé seguimiento a las observaciones y recomendaciones obtenidas a partir de ella.

Una opción es llevar a cabo reuniones con los equipos para discutir los informes, trazar un plan de acción y ejecutarlo. Así será más fácil tomar medidas para implementar mejoras. 

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La auditoría interna no tiene por qué ser un proceso intimidante. Al contrario, cuando se lleva a cabo con una metodología clara y con el acompañamiento adecuado, se convierte en una poderosa herramienta de mejora continua, control y toma de decisiones estratégicas. 

Implementarla correctamente permite identificar riesgos antes de que se conviertan en problemas, fortalecer la operación diaria y generar confianza entre los distintos niveles de la organización.

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