Con el fin de que los comerciantes tengan un registro de sus principales actividades fiscales y legales en materia de derecho corporativo, la legislación mexicana ha establecido para ellos la obligación de llevar los Libros corporativos.

Estos permiten consultar de una manera fácil, práctica y eficaz el estado de un comerciante en materia fiscal, legal y financiera.

A grandes rasgos, podemos identificar cuatro tipos.

En primer lugar, tenemos el Libro de Actas de Asambleas de accionistas, que deja constancia de todas las resoluciones que se toman en las asambleas de socios y en las sesiones del Consejo de Administración.

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Luego, está el Libro  de sesiones del Consejo de Administración. Este sólo aplica para aquellas sociedades regidas por un cuerpo colegiado, y recopila todas las resoluciones tomadas por su Consejo de manera cronológica.

En tercer lugar está el Libro de Acciones, que guarda toda la información relativa a los accionistas de una sociedad de capitales o de responsabilidad limitada.

Y por último, el Libro de Variaciones de Capital lleva el registro de aumentos y disminuciones de capital.

Entre esos libros, el de Actas de Asambleas y el de Registro de Accionistas, son los que mayor alcance y repercusión fiscal tienen.

Veamos por qué y la importancia que tiene cada uno: 

Libro de Actas de asambleas

De acuerdo con el artículo 178 de la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM), la Asamblea General de Accionistas es el órgano supremo de la sociedad.

Por lo tanto, la ley la faculta para acordar o ratificar mediante asambleas ordinarias o extraordinarias los actos y operaciones necesarios para alcanzar los objetivos de las empresas.

En consecuencia, y teniendo en cuenta que el artículo 194 de la LGSM dice que es obligatorio asentar todas las asambleas en el Libro de Actas de Asamblea.

En este documento de registro se encuentra todos y cada uno de los acuerdos tomados en las tanto en asambleas ordinarias como extraordinarias. 

Según el artículo 36 del Código de Comercio, la obligatoriedad de llevar este libro nace con el Acta Constitutiva de la sociedad, puesto que a partir de ese instante los socios ya pueden deliberar y hacer acuerdos relevantes.

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Libro de registro de accionistas

El artículo 128 de la LGSM establece la obligación para las sociedades anónimas de llevar un registro de acciones, que contendrá entre otras cosas el nombre, nacionalidad, domicilio y la indicación de los títulos que le pertenecen (números, series, clases, etc.), así como de las exhibiciones y transmisiones de acciones realizadas.

Dicho esto, podemos entender que la importancia del Libro de Registro de Accionistas radica en la necesidad de otorgar certeza jurídica tanto a la empresa como a sus miembros, pues es un registro que contiene la información de la participación accionaria de todos los socios.

De hecho, el artículo 129 de la Ley General de Sociedades Mercantiles señala que

 “la sociedad estimará como dueño de las acciones a quien aparezca inscrito como tal en el registro en comento, razón por la cual toda transmisión que acontezca deberá ser anotada en el mismo”.

De hecho, la Primera Sala de la Suprema Corte de Justicia de la Nación emitió una la Tesis 1a. LXXXVIII/2016, en la que establece que

los efectos creados con las transmisiones accionarias no se surten con el simple tránsito de las mismas de una persona a otra, sino que deben inscribirse en el libro de acciones”.

Es decir que si bien es cierto las acciones son títulos transmisibles mediante un simple endoso, en virtud de lo dispuesto jurídicamente es obligatorio realizar la respectiva anotación en dicho libro.

De lo contrario, el adquiriente no podrá ejercitar legítimamente sus derechos como accionista, ni la sociedad tendrá la facultad de exigirle que cumpla con las obligaciones derivadas de su nuevo rol.

Un alcance bastante amplio el de este libro, pues es un legitimador de toda la parte accionaria de la empresa.

Además, contribuye con la seguridad jurídica tanto de la compañía como de los socios, pues de cierta manera respalda la relación jurídica que los une.

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Alcance y repercusión fiscal de estos libros

Estos libros son instrumentos mercantiles que cuando son debidamente gestionados sirven como pruebas tanto para efectos legales internos como externos.

De hecho, el artículo 1299 del Código de Comercio, dice que en caso de que se lleve un juicio mercantil, el reconocimiento o inspección judicial, 

“hará prueba plena cuando se haya practicado en objetos que no requieran conocimientos especiales o científicos”

Como perfectamente puede serlo la revisión de la actualización de los libros en mención. 

De igual manera, las autoridades fiscales, basadas en el artículo 53 del Código Fiscal de la Federación, pueden pedir del contribuyente datos, informes o documentos que soporten sus declaraciones, cierres fiscales y comportamiento tributario en general.

Se trata de información que, además de hallarse en los libros contables de la compañía, puede encontrarse en los libros de Actas de Asambleas y de Registro de Accionistas, por ser el registro fiel de cada una de las decisiones que se toman y de las transmisiones accionarias que se ejecutan a lo largo del periodo. 

Adicionalmente, el artículo 30 del Código Fiscal Federal, establece que para efectos fiscales el contribuyente deberá conservar por todo el tiempo que subsista la sociedad o contrato los siguientes instrumentos: 

  • Actas constitutivas de las personas morales. 
  • Contratos de asociación en participación. 
  • Actas en que se haga constar el aumento o la disminución del capital social. 
  • Fusión o escisión de sociedades. 
  • Constancias que emitan o reciban las personas morales en los términos de la Ley del Impuesto Sobre la Renta al distribuir dividendos o utilidades. 
  • Información empleada para determinar los ajustes de la ganancia por enajenación de acciones y el costo comprobado de adquisición en enajenaciones subsecuentes. 
  • Declaraciones de pagos provisionales del ejercicio, de las contribuciones federales. 

Pero el alcance de aquellos libros no termina ahí.

Para la liquidación de una sociedad, el artículo 241 de la Ley General de Sociedades Mercantiles establece que, una vez se han nombrado los liquidadores, los administradores deben entregarles a estos libros, bienes y documentos gestionados por la sociedad durante su tiempo de operaciones. 

En síntesis, la debida gestión y actualización tanto del Libro de Actas de Asambleas como del Libro de Registro de Acciones, evita contingencias de carácter fiscal que pueden derivar en la aplicación de créditos fiscales presuntos y la imposición de sanciones.

Pero también son instrumentos probatorios en las revisiones que las autoridades, en ejercicio de sus facultades de comprobación, puedan practicarle a la sociedad. 

En el curso Alcance y repercusión fiscal del Libro de Actas de Asamblea y Registro de Accionistas de COFIDE y dictado por el licenciado  Miguel Ángel Díaz Pérez, se abordará en detalle este tema.

Se realizará el 19 de diciembre entre las 8:30 am y las 1:30 pm; tiempo en que se abarcará desde una introducción básica a los libros y sus componentes, hasta la repercusión en términos de sanciones: 

  • Multa por no tener el Libro de actas de asamblea.
  • Multa por no tener el libro de registro de accionistas.
  • Multa en materia del RFC.
  • Multa por no llevar contabilidad.

Este curso es una oportunidad que no se puede desaprovechar.

Por eso nos es grato extender la invitación a todos los empresarios contadores públicos involucrados en el ámbito corporativo, abogados y a todos aquellos profesionales que deseen profundizar en todo lo referente a esta obligación y las consecuencias que puede acarrear su no cumplimiento.

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