Mejores tips para elaborar un plan de capacitación en tu empresa.

Las empresas desarrollan sus actividades en torno a un propósito o misión, visualizando los objetivos que buscan alcanzar mediante planes estratégicos. Para accionar estos planes se sirven de su activo más importante: el capital humano. En ese sentido, requieren de diversos perfiles en lo que a trabajadores se refiere, cada uno de ellos con una función determinada. Para que una empresa consiga avanzar, es fundamental que cada colaborador tenga la capacidad de cumplir con las tareas específicas de su cargo.

La Ley Federal del Trabajo estipula la capacitación como un derecho del trabajador. Los directivos deben ver el adiestramiento del personal como una oportunidad para fortalecer las competencias que les permitan incrementar la productividad. Sin embargo, para que la inversión en capacitación realmente rinda frutos, es necesario no caer en el error de ofrecer cursos estandarizados que poco tienen que ver con la situación real de la compañía y sus necesidades. Por el contrario: se debe realizar un análisis previo que brinde las pautas de lo que la empresa realmente necesita.

Plan DNC (Diagnóstico de Necesidades de Capacitación)

Generalmente, un rendimiento deficiente es producto de la falta de conocimientos y habilidades de un empleado con respecto a su puesto, o bien, porque no cuenta con los recursos necesarios para desempeñar su trabajo.

Para desarrollar un plan de capacitación adecuado, es necesario realizar un diagnóstico o detección previa de necesidades que permita ajustar la propuesta a la realidad de la empresa en cuanto a recursos y personal, determinando las diferencias entre las competencias establecidas para un puesto de trabajo y las habilidades de quien lo ocupa.

Es importante identificar las carencias que existen en todos los ámbitos de la institución, principalmente en el aspecto técnico, ya que estas impactan directamente en la productividad. De acuerdo al Diagnóstico de la OCDE sobre la estrategia de competencias destrezas y habilidades de México 2017, 31% de los trabajadores en el país no están suficientemente capacitados para el puesto que desempeñan. 

¿Cuándo realizar un DNC?

Siempre que se detecte un problema en la organización a nivel institucional, técnico, administrativo o de personal, como:

• Poca productividad.
• Errores en el desempeño de los trabajadores o en el manejo de equipo.
• Procedimientos de trabajo deficientes.
• Rechazo de productos o servicios por calidad deficiente.
• Ausentismo, rotación o bajas del personal constantes.
• Imposibilidad de cumplir con los tiempos de entrega del trabajo.

Analizar la situación ideal

Para identificar las necesidades de capacitación se requiere determinar cuál sería la situación ideal de cada puesto de trabajo y compararlo con la situación real.

Hay que identificar las competencias, perfil y habilidades que debería tener cada empleado de acuerdo con su función. Para ello, es necesario analizar documentación en cuanto a la descripción de puestos, manuales de procedimientos, misión y visión de la empresa.

Analizar la situación real

Determinar las competencias, perfil y habilidades reales que posee cada empleado y de qué forma coincide o difiere de la situación ideal anteriormente planteada. Para obtener esta información se utilizan diversos métodos, entre ellos:

Cuestionarios o entrevistas

Los cuestionarios escritos o entrevistas directas son herramientas valiosas que permiten obtener información de primera mano sobre las carencias e inquietudes que los mismos trabajadores o superiores directos detectan.

Entre los puntos a desarrollar en los cuestionarios para empleados se pide que expliquen brevemente en qué consiste su puesto y tres funciones que debe realizar, cuáles se le dificultan y por qué, su relación con sus superiores y compañeros de trabajo, así como las áreas en las que le interesaría capacitarse y con qué frecuencia. 

Observación

Nada resulta tan eficiente para detectar necesidades como la observación detallada de las conductas y el desempeño de los trabajadores para, posteriormente, compararlo con la situación ideal de desempeño.

Un buen jefe directo tendrá identificados los principales problemas del equipo de trabajo en general y con cada empleado en particular.

Resultados que se obtienen con un plan DNC

Al concluir con un plan de detección de necesidades es posible definir los siguientes puntos:

• Competencias requeridas para cada colaborador.
• Establecer los objetivos del plan de capacitación y los resultados que se esperan obtener.
• Definir planes de capacitación especial para personal clave en la empresa.
• Directrices de un Plan General de capacitación de la empresa.
• Descubrir instructores potenciales. 
• Determinar el presupuesto, recursos técnicos y materiales requeridos.

Tras los resultados del plan DNC se puede identificar el tipo de cursos que deberán implementarse de manera inmediata:

• A nivel técnico u operativo. Cursos que aporten habilidades y conocimientos esenciales para cumplir cabalmente con las exigencias del puesto.
• A nivel institucional. Aquellos que se aplican a todos los colaboradores y que ayudan a alinearlos con los valores de la empresa y su cultura organizacional, como cursos de inducción, actitud de servicio, etc.

¿Cómo elaborar el programa de capacitación?

Una vez identificadas las necesidades y el tipo de capacitación a implementar, es momento de crear un plan de capacitación. Para ello, es necesario seguir cierta estructura:

1. Redacción de objetivos

Se definen los objetivos generales que deberán observarse al finalizar la capacitación, los objetivos particulares a dominarse después de cada tema y los objetivos específicos, que se refieren al comportamiento que se espera del trabajador después de la exposición de cada concepto. 

Los objetivos brindan una base sólida sobre la cual desarrollar el contenido y elegir el material de apoyo, además de orientar a los participantes sobre lo que podrán esperar del curso.

2. Estructuración de contenidos

Se organizan contenidos de acuerdo con los resultados del diagnóstico estructurados por bloques y sub temas, que aporten los conocimientos y habilidades que se deberán dominar al concluir la capacitación. Para definir los contenidos es necesario tomar en cuenta el nivel de conocimientos de los participantes para establecer el grado de profundidad y lenguaje que se utilizará, de manera que sea comprensible para todos.

Se puede organizar de diversas maneras, ya sea de lo particular a lo general, de lo simple a lo complejo, o colocando en primer plano lo más relevante para finalizar con información complementaria. 

3. Actividades

La guía de la STPS "Elaboración de Programas de Capacitación" menciona que, por lo regular, se utilizan alguna de las siguientes técnicas de instrucción para exponer los temas:

• Interrogativa: se presenta la información mediante preguntas y respuestas, lo que facilita la retención por parte de los participantes.
• Expositiva: se expone el contenido de manera oral, indicando el tema del que se hablará y posteriormente se desarrolla la información.
• Demostrativa: se muestra de manera teórica o práctica el funcionamiento de algún equipo o instrumento. Permite la práctica directa y una mejor comprensión.

4. Selección de recursos didácticos

Consiste en el material de apoyo visual o auditivo para facilitar la instrucción de los participantes. Se apoya en la premisa de que la estimulación de los sentidos es la base de cualquier aprendizaje. 

5. Estilos de aprendizaje

Existen muchos factores a tomar en cuenta al momento de diseñar un plan de capacitación, entre ellos, las tres maneras de adquirir conocimientos:

• Estilo visual: este grupo asimila el conocimiento observando. Relaciona imágenes con ideas y conceptos. 
• Estilo auditivo: adquieren conocimientos al escuchar y recuerdan los conceptos rememorando una explicación que recibió de forma oral.
• Estilo kinestésico: son personas que aprenden mejor a través de actividades motoras o el tacto.

Al momento de determinar contenidos, actividades y material de apoyo se debe pensar en abarcar estas tres formas de aprender.

La capacitación es indispensable para mantener la competitividad de una empresa en el tiempo. Si estás interesado en aprender a desarrollar programas de capacitación, en Cofide ofrecemos el curso Plan DNC (Detección de Necesidades y Capacitación), para identificar las carencias específicas de tu empresa y colaboradores. Así, sabrás elegir contenidos, actividades y material de apoyo adecuados, de manera que cada participante adquiera las competencias necesarias para desarrollar su trabajo correctamente.