Solicitar la e-firma o firma electrónica es muy importante para poder realizar trámites y solicitudes principalmente frente al Servicio de Administración Tributaria (SAT) dentro de México y así agilizar procesos de contabilidad.
Así que en este artículo te vamos a decir cuál es la importancia de la e-firma y cómo puedes obtenerla en línea para agilizar el proceso y optimizar los tiempos. ¡Toma nota!
¿Qué es la e-firma y para qué sirve?
La firma electrónica, mejor conocida como e.firma, es un conjunto de archivos digitales que da el SAT cuya finalidad es fungir como firma digital para diferentes trámites personales en los que se requiere confirmar la identidad.
Posee la misma validez jurídica que la firma manuscrita y puede funcionar para diferentes entidades gubernamentales, lo que representa beneficios, pues optimiza y agiliza cualquier trámite contractual, tributario o empresarial.
Para corroborar tu identidad, la e.firma contiene una foto tuya, un scan de tu iris, tus huellas dactilares y tu firma autógrafa. Así se vincula a ti y se generan dos archivos: un certificado con tu información personal y una llave privada, la cual protege el acceso a estos datos con contraseña.
Al firmar un documento digital, solo tienes que arrastrar el certificado y la llave hacia él, poner la contraseña y listo.
Algunos trámites para los que se necesita la e.firma son:
- Servicios de salud del Instituto Mexicano del Seguro Social.
- Cédula profesional electrónica.
- Validación del certificado de origen de artículos mexicanos.
- Facturación o declaración de impuestos en el SAT.
- Crear una Sociedad por Acciones Simplificadas (SAS).
Cómo obtener la e-firma
Para solicitar tu firma electrónica por primera vez, tienes que iniciar el trámite en línea y posteriormente, pedir una cita con el SAT para dar toda la documentación necesaria y que tomen tus datos biométricos.
Trámite en línea
- Entra a la página del SAT.
- Agenda una cita para tu e-firma, desde la pestaña Otros trámites y servicios y luego Agenda una cita.
- Elige la fecha y hora que mejor te convenga.
- Regresa a la pestaña Otros trámites y servicios y elige Identificación y firmado electrónico para que puedas descargar el archivo del programa Certifica.
- Guarda el archivo en una USB porque tendrás que llevarlo a tu cita con la información descargada.
- Genera la contraseña que debes generar y guardar para después.
- Recibirás la confirmación de tu cita con los datos. Imprime este email o anota el número de confirmación, ya que te lo pedirán cuando acudas.
Trámite presencial
En caso de tratarse de una persona física, tienes que llevar:
- Documento de identificación oficial.
- Comprobante de domicilio fiscal.
- Memoria USB con el archivo generado.
- Correo electrónico vigente.
- Clave Única de Registro de Población (CURP).
Si se trata de una empresa, debes llevar lo siguiente:
- Acta constitutiva de la compañía (original y copia certificada).
- Identificación oficial vigente (INE o pasaporte).
- Comprobante de domicilio fiscal.
- Poder general para actos de dominio o administración: si se otorga en el extranjero, debe estar apostillado y contar con traducción al español hecha por perito autorizado.
- Email de contacto vigente.
- E-firma del representante legal como persona física.
Cuando se tenga toda la documentación, lo siguiente es tomar los datos biométricos: registro de pupila, huellas dactilares y firma autógrafa. Así se garantiza tu identidad.
Finalmente, recibirás los documentos digitalizados que conforman tu e.firma en la memoria USB, los cuales son:
- Certificado de formato .req
- Clave privada con formato .key
Todo el proceso es gratuito.
Cómo renovar tu e-firma
En caso de que ya cuentes con e.firma, pero haya perdido su vigencia, tienes que realizar el trámite online desde SAT ID.
Selecciona la opción de Renovación de e.firma y llena los campos que se solicitan. Es importante que tengas a la mano alguna identificación oficial (INE, pasaporte o cédula profesional).
El proceso es muy sencillo:
- Llena los campos con tu RFC a 13 dígitos, tu email personal y tu número de celular.
- Proporciona tu identificación oficial.
- Confirma tu identidad por medio de un video, firma la solicitud y podrás descargar tu acuse en formato PDF.
Máximo 5 días hábiles después de tu solicitud, se hará la validación de la información que ingresaste y te enviarán un correo con el resultado.
Vigencia del certificado de e.firma del SAT
La e.firma tiene una vigencia de 4 años y puedes renovarla antes de que termine el periodo o después de que haya finalizado.
Si quieres revisar la vigencia de tu firma electrónica, solo tienes que entrar a esta página con tu RFC.
Luego entra a la sección de recuperación de certificados para ver los archivos que están activos y su fecha de vencimiento.
Beneficios de tener e-firma
A continuación, te decimos algunas de las ventajas principales al tramitar tu e.firma:
- Seguridad: los documentos con e-firma no pueden ser manipulados por los altos estándares de seguridad que poseen.
- Agilidad: facilita los procesos al ser más fácil acceder a la información importante.
- Ahorro de tiempo y dinero: no se emplean insumos de impresión, envío ni recolección y todo es online.
- Versatilidad: se puede usar para aplicaciones, páginas web, etc.
- Legalidad: en México es totalmente legal y válida y puede usarse como medio probatorio en juicio.
- Disponibilidad: puedes hacer uso de ella los 365 días del año, los 7 días de la semana, las 24 horas del día.
Recomendaciones de seguridad para tu firma electrónica
Cuando hayas tramitado y tengas tu e.firma, te recomendamos tomar en cuenta los siguientes consejos para evitar riesgos:
- No compartas tu e-firma con nadie.
- Sube el archivo generado a la nube o algún sitio de almacenamiento seguro para que no lo pierdas.
- Está atento a su vigencia para que puedas renovar a tiempo.
- Resguarda el USB con el archivo digital.
Ahora que sabes la importancia que posee tener tu e-firma y cómo puedes realizar el trámite, no esperes más y obtenla. Así podrás ahorrar tiempo en todos tus trámites y agilizarlos.
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