¿Sabes cuáles son las competencias que requieren tus colaboradores?
¿Tus colaboradores saben cuáles son los objetivos que tienen que cumplir día con día?
En este artículo te explicamos qué es, para qué sirve y los pasos necesarios para implementar un Plan DNC, así como la importancia que tiene para tu organización.
DNC significa Detección de Necesidades de Capacitación e implementar este plan tiene dos objetivos:
- Saber cuáles son los conocimientos, habilidades y actitudes que requiere cada puesto dentro de las empresas y,
- Una vez detectado lo anterior, elaborar un programa de capacitación.
El programa de capacitación te permitirá entrenar a tus colaboradores en las competencias que su puesto le pide, con la finalidad de que cumpla con los objetivos que se le asignan día con día.
Aquí te vamos a explicar cómo implementar un Plan DNC y cómo elaborar el programa de capacitación que te permita mejorar esos conocimientos, habilidades y actitudes de tus colaboradores, porque no es tarea sencilla.
Así que, ¡empecemos!
¿Qué es el Plan DNC?
El Plan de Detección de Necesidades de Capacitación (DNC) es un proceso que lo lleva a cabo el área de Recursos Humanos, pero tu jefe lo puede dirigir.
Este proceso te permite estructurar y desarrollar los programas de capacitación de acuerdo a las necesidades y objetivos de tu empresa.
Debido a lo anterior, lo ideal es que el área de Capacitación sea quien implemente el plan, sin embargo, también lo puede llevar a cabo el área de Desarrollo Organizacional.
La información que buscamos obtener una vez que implementes el plan, es la siguiente:
- ¿A quiénes tengo que capacitar dentro de mi empresa?
- ¿En qué temas debo capacitar a los colaboradores?
- ¿Cuántos recursos voy a destinar al programa de capacitación?
- ¿Cuándo comienza y termina el programa de capacitación?
¿Tus colaboradores están cumpliendo sus metas?
El Plan DNC sirve para encontrar las diferencias entre:
- Lo que se debería de hacer en un puesto de trabajo y lo que realmente se está haciendo.
- Los niveles de desempeño que debe lograr cada colaborador y el desempeño real de cada uno de ellos.
Conocer estas diferencias te ayudará a desarrollar el programa de capacitación más competitivo del mercado.
Mientras que tus colaboradores, estarán muy satisfechos de que les proporciones capacitaciones a su medida.
Pero te estarás preguntando, ¿qué tengo que hacer para encontrar esas diferencias?
¿Qué hacer para desarrollar el programa de capacitación adecuado?
No te preocupes, a continuación te explico los pasos a seguir.
El Plan DNC tiene cuatro etapas.
- Etapa 1: Determinar la situación ideal
- Etapa 2: Determinar la situación real
- Etapa 3: Comparar ambas situaciones
- Etapa 4: Determinar las necesidades de capacitación
Primero, en la etapa 1 puedes empezar preguntándote:
- ¿Qué conocimientos, habilidades y actitudes requiere cada puesto y persona que ocupa el puesto dentro de la empresa?
- ¿Qué objetivos debe cumplir el puesto y la persona?
La respuesta a estas preguntas, te permitirá conocer qué deseas que tus puestos de trabajo y las personas que los ocupan aprendan para que ayuden a que tu empresa cumpla sus objetivos principales.
En la etapa 2 puedes hacerte las siguientes preguntas:
- ¿Qué habilidades, conocimientos y actitudes tienen actualmente los puestos y las personas que ocupan esos puestos?
- ¿Qué objetivos están cumpliendo actualmente tanto el puesto como la persona?
La respuesta a estas preguntas te permitirá saber qué es lo que actualmente hacen con lo que saben, tanto tus puestos de trabajo como las personas que los ocupan y, qué debes hacer para llegar a la situación ideal.
¿Y ahora qué hago con esa información?
En la etapa 3 compararás el resultado de la información que obtuviste en las dos etapas anteriores y, de esa manera, tomar la decisión de qué acciones vas a implementar para alcanzar lo planteado en la situación ideal.
Finalmente, en la etapa 4 vas a definir las capacitaciones que tus puestos y personas que ocupan esos puestos necesitan para llegar a la situación ideal.
Por lo tanto, en este punto deberás elaborar tu programa de capacitación y dependiendo del número de puestos y/o personas a capacitar, deberás decidir si el programa lo haces trimestral, semestral o anualmente.
¿Pero con qué herramientas obtengo esa información?
La información que obtengas tanto en la etapa 1 como en la etapa 2 te permitirán responder a las preguntas y desarrollar las etapas 3 y 4.
En este sentido, deberás hacer uso de las siguientes técnicas para la recolección de la información:
- Entrevista
- Observación
- Grupo focal
En la entrevista te puedes apoyar de una guía de preguntas donde los colaboradores pueden responder con “Si” o “No” (entrevista cerrada), o dar respuestas más amplias y con mayor detalle de explicación (entrevista abierta).
Mientras que en la observación, puedes observar de dos maneras:
- “De lejos”, es decir, sin hacer o participar en las actividades que hace el colaborador (observación no participante).
- “De cerca”, es decir, hacer todas las actividades que el colaborador realiza en un día normal de trabajo (observación participante).
En cualquiera de los dos casos, necesitarás un guía de observación, donde anotarás los puntos más importantes que te permitan conocer si la situación actual del puesto o persona que lo ocupa se acerca a la situación ideal que deseas.
Por su parte, el grupo focal te permitirá reunir a aquellas personas que han ocupado los puestos a los cuales estás estudiando y conocer, desde su experiencia, su necesidades de capacitación.
Es importante mencionar que estas técnicas se pueden combinar, pero va a depender del tiempo que tengas para la implementación del Plan DNC, así como los recursos materiales, humanos y monetarios destinados para ello.
¿Aún no te convences?
Hacer un Plan DNC, elaborar un programa de capacitación y ponerlo en marcha hará que tu organización tenga
- Una ventaja competitiva, y además,
- Una reputación corporativa al preocuparse por sus colaboradores, por su desarrollo humano y profesional.
Las empresas que llevan a cabo el Plan DNC y lo convierten en un programa de capacitación, le han dado la oportunidad a sus empleados de escalar hacia puestos clave con una mejor preparación.
En este sentido, piensa en los puestos y personas que dependen de ti, pregúntate si estás consciente de sus necesidades de capacitación y de hacia dónde deseas que crezcan a la par que crece la organización.
¿Las personas que dependen de ti están conscientes de sus necesidades de capacitación?
¿Saben en qué deben mejorar para crecer a la par de la organización?
Si respondiste negativamente al menos a una de estas dos preguntas, entonces necesitas implementar un Plan DNC.
Así que, ahora que ya sabes qué es el Plan DNC, para qué te sirve, los pasos para implementarlo, las técnicas de recolección de la información y su importancia, te invito a implementarlo dentro de tu empresa.
No importa si tienes 3 o 3,000 colaboradores, todos necesitan desarrollar sus conocimientos, habilidades y actitudes a través de la capacitación para el logro de sus objetivos.
Si deseas asesoría en la implementación de este proceso, puedes acercarte con nosotros y te ayudaremos como mejor se adapte a tus necesidades, tenemos desde cursos hasta programas de consultoría.
Finalmente, te invito a que hagas un rápido diagnóstico de la situación ideal de tu área de trabajo comparándola con la situación real en la que se encuentran, contestando el siguiente test haciendo click.
https://forms.gle/N6v3oCF2hRH93duV6
