Es sumamente importante que cualquier compañía cuente con un reglamento interno de trabajo, no solo porque así lo marca la ley para algunas empresas, sino también porque es vital que todos los colaboradores tengan claras las reglas desde el principio.
Si tienes dudas sobre qué es o desconoces la importancia que tiene, en este artículo te explicaremos a detalle de qué se trata, qué beneficios trae y cómo puedes crear uno para tu empresa.
¿Qué es un reglamento interno de trabajo?
El reglamento interno de trabajo hace referencia a un conjunto de normas que deben ser cumplidas tanto por los colaboradores como por los patrones; es decir, se trata de un acuerdo bilateral que señala las obligaciones o estatutos que deben cumplirse dentro de una empresa.
Al respecto, la Ley Federal del Trabajo, en el capítulo V de los artículos 422 al 425, señala que cada reglamento es único de acuerdo con la organización o el sector al que pertenezca la misma.
El reglamento interior de trabajo, básicamente, está conformado por reglas que tendrán que seguir todos los que formen parte de una empresa mientras trabajen en la misma.
¿Qué debe contener el reglamento interno de trabajo?
Incluye todas disposiciones relacionadas con el uso del inmobiliario, los horarios y las medidas disciplinarias que se aplicarán en caso de que se incumpla con alguna o varias pautas establecidas por la compañía.
Asimismo, de manera obligatoria, debe contener 10 normas establecidas por la Ley Federal del Trabajo en el artículo 423, las cuales son:
- Horario de entrada y salida de los colaboradores, horarios de comida y periodos de reposo durante la jornada de trabajo
- Lugar y horario de inicio y fin de la jornada laboral
- Fechas y horarios de limpieza de los lugares de trabajo, maquinaria, aparato y demás artículos utilizados para el trabajo
- Fecha y lugar o método de pago al personal
- Normas para el uso de los asientos o sillas a que se refiere el artículo 132, fracción V
- Medidas para prevenir los riesgos de trabajo e instrucciones para prestar primeros auxilios
- Labores insalubres y peligrosas que no tienen que desempeñar los menores y la protección que deben tener las mujeres embarazadas
- Tiempo y forma en que los colaboradores deben someterse a los exámenes médicos, previos o periódicos, y a las medidas profilácticas que dicten las autoridades. Por ejemplo, en atletas de alto rendimiento, los test de antidoping
- Permisos y licencias
- Disposiciones disciplinarias y su aplicación. Por ejemplo, en cuanto a la suspensión laboral, como medida disciplinaria, esta no podrá ser de más de ocho días y antes de aplicarse, el personal tiene derecho a ser escuchado.
Estas son las normas que debe incluir obligatoriamente, pero cada empresa puede agregar más en función de la naturaleza de la misma, con el fin de lograr una mayor seguridad y un mejor desempeño de los diferentes equipos.
Por ejemplo, reglas en cuanto a la reposición de tiempo, en caso de que algún colaborador pida permiso para llegar tarde o retirarse con anticipación; si se descontarán los días que no se laboren (aquellos que no corresponden a vacaciones o que no son justificados), entre muchas otras cosas.
Algo que no se incluye en el reglamento interno de trabajo son las normas técnicas o administrativas relacionadas con las actividades o el modo en que debe desempeñar sus funciones cada uno de los colaboradores.
Todas las normas establecidas en el reglamento interno de trabajo deben ser de común acuerdo y es recomendable que este sea firmado por cada uno de los integrantes para evitar futuros problemas.
De esta forma, se tendrá un respaldo de que los términos fueron aceptados de manera voluntaria por los colaboradores y se podrá poner en marcha una vez que este paso esté cumplido.
Es muy importante que el reglamento interno de trabajo sea depositado en la Junta de Conciliación y Arbitraje (artículo 424 bis) para garantizar la protección de los derechos tanto de los colaboradores como de los patrones.
El reglamento interno de trabajo es muy importante
La creación de un reglamento interno de trabajo permite llevar una relación laboral organizada, disciplinada y cordial entre los colaboradores y el jefe, lo cual ayudará también a que haya una mayor productividad en la empresa.
Asimismo, este documento juega un papel fundamental al convertirse en una herramienta muy importante a la hora de resolver conflictos entre colaboradores que podrían llegar a presentarse dentro de una organización.
Sin un reglamento interno de trabajo establecido, sería imposible ejercer alguna sanción hacia un colaborador porque no existiría ningún sustento normativo o regulatorio que amparara dicha decisión y se podría estar violando sus derechos.
Básicamente, el objetivo de tener un reglamento interno de trabajo es lograr una mejor eficiencia laboral y evitar malentendidos dentro de la compañía o, en su caso, saber cómo resolverlos, de acuerdo con lo pactado en el mismo.
¿Qué empresas deben tener un reglamento interno?
Siempre es recomendable contar con un reglamento interno de trabajo, pero no todas las empresas están obligadas a elaborarlo, solo en los siguientes casos:
- Cuando sean una compañía del sector comercial con más de cinco colaboradores contratados
- Cuando una organización industrial esté conformada por al menos diez integrantes
- Cuando empresas del sector agrícola cuenten con una nómina de más de 20 personas
Si tu empresa forma parte de esta lista o si te interesa elaborar uno porque reconociste su importancia y deseas comenzar a aplicarlo en tu compañía. A continuación, te explicamos cómo puedes hacerlo.
Pasos para elaborar un reglamento interno de trabajo
Crear un reglamento interno de trabajo no se trata de copiar formatos de otras empresas, sino que debe ser hecho exclusivamente para tu compañía.
Para tener mejores resultados es necesario que no lo elabores tú solo. Debes tener reuniones con los diferentes colaboradores para realizar un trabajo en conjunto.
1. Diagnóstico de la compañía
Lo primero que tienes que hacer es llevar a cabo un análisis y diagnóstico que permita detectar los problemas más comunes que se presentan en la organización o malentendidos entre colaboradores.
Lo anterior, con el fin de que esos factores estén presentes en el reglamento interno de trabajo y se les comience a dar solución.
Algunas de las herramientas mas útiles en este punto son las encuestas de recursos humanos o la aplicación de evaluaciones para tener información sustentada y no solo hacer hipótesis o basarnos en lo que recordamos.
2. Marco legal
Cualquier reglamento interno de trabajo debe estar supeditado a las normas laborales vigentes; por ello, es vital conocer las leyes que rigen la relación laboral para nunca atentar o vulnerar un derecho fundamental de los colaboradores.
3. Reunión con gerencia
Debe haber reuniones con gerencia para debatir la propuesta para el reglamento interno del trabajo, intercambiar opiniones, afinar detalles y llegar a un acuerdo final para poder dar el siguiente paso.
4. Reunión con los responsables de los equipos
Los responsables de los diferentes equipos conocen mucho mejor a la gente que está a su cargo, saben cuáles son sus principales problemas, sus malos hábitos y pueden proponer posibles soluciones.
Es importante entablar comunicación con ellos porque solo de esta forma se podrá elaborar un reglamento interno de trabajo enfocado en los colaboradores y sus necesidades, con el cual se sentirán identificados y tomados en cuenta.
5. Reunión con todos los colaboradores
Este punto es muy importante porque, si no lo llevas a cabo, el reglamento no funcionará. Los colaboradores podrían verlo como una medida de control sobre ellos y no como algo que beneficiará a todos; por ello, es vital que se haga esta reunión.
Debes dejar claro el objetivo del mismo, cómo se elaboró, quiénes participaron y poner en la mesa los puntos más importantes para saber qué opinan respecto a las medidas que se tomarán en cada caso.
Se trata de que todos se sientan protegidos con el reglamento interno de trabajo, pero también dejar claro qué sucederá en caso de existir una sanción para que no haya sorpresas.
6. Proceso de aprobación
Teniendo ya la opinión de todos los integrantes de la compañía y un borrador del reglamento, se debe presentar ante la gerencia para que sea aprobado y enviado al Ministerio del Trabajo para que lo avale y pueda ser puesto en funcionamiento.
7. Publicación
Teniendo todos los pasos realizados, la empresa tiene que publicar el reglamento interno de trabajo y hacer del conocimiento de todos por medio de una circular interna, misma que debe incluir el contenido del mismo y la fecha en que entrará en vigor.
Una vez que todos los integrantes tengan toda la información pertinente, tendrán 15 días para presentar sugerencias de cambios que consideren necesarios, en caso de que sientan que alguno de sus derechos está siendo vulnerado.
Si una de esas sugerencias procede, el patrón contará con 15 días para darle solución a la petición; de lo contrario, podría hacerse acreedor a una multa equivalente a 5 veces el salario mínimo.
8. Actualizaciones
La elaboración de un reglamento interno de trabajo no es una actividad que se dé por concluida, sino que debe irse actualizando cada determinado tiempo: lo recomendable es que sea cada dos años.
Es importante supervisar los resultados que está dando para saber qué tan eficaz está siendo; por ejemplo, puedes darte cuenta a partir del desempeño de los colaboradores y su crecimiento a partir de la implementación del reglamento interno de trabajo.
Con base en lo anterior, sabrás en qué momento será indicado realizar ajustes al reglamento interno de trabajo para mantener los buenos resultados y lograr un óptimo funcionamiento de la compañía.
Como has podido leer, contar con un reglamento interno de trabajo trae múltiples beneficios tanto para los patrones como para los colaboradores, por lo que, aunque tu empresa no esté obligada a tener uno, sería ideal trabajar en él.
Ya sabes cómo elaborar uno, así que no dejes pasar la oportunidad de tener una mejor organización y lograr buenos resultados en conjunto con todos los equipos de trabajo.
Los integrantes se sentirán más motivados y considerados si saben que un documento oficial los respalda ante las diferentes circunstancias o situaciones que pudieran presentarse en el espacio laboral.
